Od czego zacząć zarządzanie czasem?
Co zrobić, aby lepiej organizować swój czas?
Te pytania często zadają moi czytelnicy i uczestnicy szkoleń. Być może Ty również chciałbyś wiedzieć od czego zacząć.
Być może już czytałeś o organizacji czasu, a być może zupełnie nie wiesz o co chodzi. Tak naprawdę to bez znaczenia. W każdym momencie swojego życia możesz nabyć nową wiedzę i spojrzeć na dane zagadnienie w nowy sposób.
W tym artykule przedstawię krok po kroku od czego zacząć, jak ugryźć temat zarządzania czasem, aby było ono czymś praktycznym dla Ciebie, a nie jedynie sloganem, o którym wszyscy mówią, ale nie wiesz po co Ci to.
Po pierwsze chcę żebyś wiedział, że zarządzanie czasem ma czemuś służyć.
Nie da się zarządzać czasem dla samego zarządzania. Musisz wiedzieć po co Ci to w życiu jest potrzebne i dokąd ma Cię doprowadzić.
Zarządzanie czasem nie jest po to by chwalić się innym, że jesteś taki zorganizowany i zawsze można na Tobie polegać.
I wreszcie w zarządzaniu czasem nie chodzi o to, żeby upchnąć wszystkie zadania do swojego kalendarza, a później resztką sił je realizować kosztem swojego zdrowia, życia rodzinnego i dobrego samopoczucia.
To są mity i przekonania, które niewiele mają wspólnego z prawdziwą produktywnością.
Poniżej znajdziesz początkowe kroki, które powinieneś przejść, zanim zaczniesz się organizować i szukać skutecznych sposobów na codzienne planowanie i realizowanie swoich celów.
To co zaczynamy?
Jak chcesz, aby wyglądało Twoje życie?
Jeśli chcesz być lepiej zorganizowaną osobą poświeć chwilę na określenie do czego jest Ci to potrzebne, co Ci to ma dać. To absolutna podstawa.
A czego możesz oczekiwać?
Możesz mieć więcej czasu dla dzieci, dla swojego partnera/partnerki.
Możesz zyskać czas dla siebie i realizowanie swojego hobby.
Możesz skupiać się na osiąganiu sukcesów zawodowych.
Możesz przeznaczać czas na pracę, która doprowadzi Cię do awansu.
Wizja życia każdego człowieka jest inna. To Ty wiesz najlepiej czego chcesz od swojego życia, co jest w nim dla Ciebie ważne, a co nieistotne.
Dla mnie ważna jest niezależność. To jest moja ogromna wartość, którą rozumiem jako samodzielne decydowanie o sobie, swoim życiu i czasie. Jestem niezależna w myśleniu i nie poddaję się trendom, opiniom ekspertów. Sama zadaję sobie pytania czego chcę i kreuję swoje życie.
Nie ulegam opiniom ogółu, że coś jest dla mnie dobre a coś niewłaściwe. Nie wierzę w badania amerykańskich naukowców i chwilowe trendy. Bardzo mocno wykształciłam w sobie umiejętność pytania siebie „czego chcę”, „czego potrzebuję”, „co dla mnie w tej sytuacji jest dobre”. Czasami jestem na przekór wszystkim trendom, ale dla mnie najważniejsze jest to jak ja się czuję sama ze sobą, a nie to co ludzie sobie pomyślą.
Ważna jest też dla mnie relacja z dziećmi, co oznacza, że chcę spędzać z nimi dużo wartościowego czasu, chcę mieć czas na wygłupy, na wspólne wyjazdy czy wspieranie ich w rozwoju. To wymaga czasu i ja ten czas na to znajduję. Oczywiście pociąga to za sobą rezygnację z innych rzeczy, które mogłabym w tym czasie wykonywać. To jest mój wybór i w pełni akceptuję konsekwencje tego wyboru.
Jeśli więc chcesz, aby czas był na Twoich usługach musisz sprecyzować jakie zadania, aktywności w tym czasie chcesz realizować. A to jednoznacznie oznacza, że z czegoś musisz zrezygnować, albo coś ograniczyć. Czas nie jest z gumy jeśli decydujesz się spędzać 3 godziny dziennie (wartościowego czasu) ze swoimi dziećmi, to nie możesz w tym samym czasie pracować, ćwiczyć albo oglądać telewizji. Z czegoś trzeba zrezygnować. Im szybciej zaakceptujesz ten fakt tym szybciej Twoje życie stanie się bardziej zorganizowane, a Ty przestaniesz się frustrować, że coś nie idzie tak jak zakładałeś.
Co możesz zrobić?
Przyjrzyj się swemu życiu i temu co się w nim dzieje.
Zapytaj siebie co w Twoim życiu jest takie jak chcesz żeby było? A co mogłoby wyglądać inaczej?
Skup się na rzeczach, na które masz wpływ. Zamiast mówić „rząd mógłby być inny”, pomyśl o tym co Ty możesz zrobić, aby żyło Ci się lepiej w danym kraju czy społeczności.
Jeśli nie jesteś zadowolony z relacji ze swoim partnerem nie myśl, że z nim/nią jest coś nie tak i że to jego/ją trzeba zmienić. Pomyśl co Ty możesz zrobić, aby ta relacja wyglądała bliżej Twojego wyobrażenia.
Pomyśl o tym gdzie jesteś zawodowo, rodzinnie, finansowo, zdrowotnie, o tym gdzie i w jakich warunkach mieszkasz, jaki jest poziom Twojego rozwoju i duchowości. Dla każdego z tych obszarów możesz wypisać powody do dumy, sukcesy, ale też elementy, które chcesz poprawić, nad którymi chcesz pracować.
Z czego zrezygnujesz?
Ja wiem, że to wbrew wszystkim teoriom produktywności, które zakładają, że masz robić maksymalnie dużo i że możesz wszystko. Niech mi tylko taki ktoś udowodni, że mając każdego dnia 24 godziny możesz wszystko.
Nie wierz w to!
Każdego dnia możesz zrobić to co najważniejsze dla Ciebie ale tylko wtedy kiedy zrezygnujesz i pogodzisz się, że czegoś w tym czasie nie robisz.
Jeśli masz do przygotowania ważny raport, na którego dokończenie potrzebujesz 5 godzin pracy w skupieniu, to wykonasz go w tym czasie tylko wtedy, kiedy zrezygnujesz na ten czas z Facebooka, sprawdzania maili i odbierania telefonów.
Widzisz z czegoś musisz zrezygnować.
Jeśli tego nie zrobisz to 5 godzin zamieni się w 6, 7 lub dużo więcej godzin. Zamiast skupiać się na tym co ważne (raport) będziesz się rozpraszać na rozmowy, odbieranie telefonów, odpowiadanie na maile itd. A to wydłuży czas ukończenia projektu.
Rezygnowanie z aktywności jest dla wielu ludzi dużo trudniejsze, niż określanie co ważnego mają do zrobienia. Zaakceptuj więc fakt, że musisz z czegoś zrezygnować, aby zrobić czas i przestrzeń mentalną na wykonanie tego co absolutnie najważniejsze.
Nie zawsze musi to oznaczać rezygnację na zawsze. Czasami jest to odłożenie w czasie realizacji danego pomysłu.
Jak i kiedy będziesz realizować swoje najważniejsze zadania?
To kolejny krok do panowania nad czasem. Musisz sprecyzować jakie zadania masz wykonywać i jak często/w jakim czasie, aby Twoje życie było spełnione.
Ludzie mają skłonność do mówienia będę ćwiczyć, otworzę firmę, nauczę się języka obcego, przeczytam 10 książek, ale nie określają jak i kiedy będą to robić. A to sprawia, że takie zadania od lat są na liście zadań i nigdy ich nie zaczynają realizować.
Jeśli chcesz zacząć ćwiczyć od razu określ co dokładnie będziesz robić i kiedy. Np. będę biegać przez 30 minut w pn, śr i pt od 19:00 do 19:30.
Jeśli chcesz spędzać wartościowy czas z dziećmi to także sprecyzuj co to ma być. Np. od 20:00 do 21:00 każdego dnia bawię się z dziećmi w wybrane przez nich zabawy, czytamy wspólnie książki, opowiadamy sobie historie i wygłupiamy się.
To są konkrety. Zacznij od jakiegokolwiek działania. W miarę upływu czasu będziesz to modyfikować, zmieniać, wydłużać i uzupełniać.
Potraktuj te zadania tak samo jakby to było wcześniej umówione spotkanie. Ma swój czas i nie ma możliwości nie pójścia na nie.
Jak wytrwać w realizacji wizji?
Wiesz pewnie, że łatwo wpisać postanowienie na listę zadań, ale już znacznie trudniej jest je konsekwentnie realizować. Problem w tym, że w czasie od 20:00 do 21:00 już coś w swoim życiu robisz. Może oglądasz ulubione seriale, może sprzątasz, grasz na konsoli, albo jesz kolację. I tutaj potrzebne jest zdecydowanie, że od teraz rezygnujesz z tych czynności, bo realizujesz to co jest dla Ciebie w życiu ważne.
Zacząć to jedno. Zwykle ludzie niesieni motywacją potrafią rozpocząć działanie. Trudności pojawiają się w miarę upływu czasu. Po kilku dniach nie masz już motywacji do kontynuowania ćwiczeń. Twój mózg chce rutyny – a Twoją rutyną nadal jest oglądanie telewizji czy sprzątanie, a nie zabawa z dziećmi.
Jak więc wytrwać w działaniu?
Ja tworzę sobie tablicę, którą umieszczam w widocznym miejscu. Na tablicy zaznaczam daty, w które mam podjąć nowe, pożądane przeze mnie działanie. Staram się aby na mojej tablicy było minimum 30 powtórzeń danej czynności.
Po każdym wykonanym działaniu skreślam datę i doceniam sukces.
Bo jest to sukces!
W końcu zamiast biegać mogłeś siedzieć na kanapie i żreć chipsy. Ja mam rytuał codziennego zapisywania swoich sukcesów w zwykłym zeszycie do tego przeznaczonym.
Po co doceniać sukcesy?
Mózg potrzebuje nagród za każdym razem, kiedy podejmiesz dobrą decyzję i robisz pożądane działanie. Kiedy robisz coś niewygodnego, coś co chcesz by stało się Twoim nowym nawykiem nagradzaj się. Doceń to jak się czujesz, zauważ wzrost endorfin po wykonanym treningu.
Oprócz zauważenia i docenienia sukcesu przygotuj sobie inne nagrody za poszczególne etapy albo określoną ilość powtórzeń.
Ja ustalam sobie nagrody w postaci czegoś większego po osiągnięciu określonego poziomu (np. wagi, ilości opanowanych słów) lub wykonaniu danej czynności określoną ilość razy.
Nie jestem zwolennikiem materialnych rzeczy bardziej cenię sobie przeżycia, ale Ty możesz sprawiać sobie prezenty materialne. Sam wiesz najlepiej co będzie dla Ciebie nagrodą.
Dla mnie nagrodą jest: masaż, wyjście do teatru, kina, zabiegi kosmetyczne czy aromatyczna kąpiel.
A po skreśleniu wszystkich dat na tablicy i osiągnięciu celu robię sobie większe przyjemności, np. weekend w spa, wyjazd z rodziną w jakieś ciekawe dla nas miejsce. Możesz uznać, że to żadna nagroda. Ok. Wybierz sobie to co będzie dla Ciebie odpowiednie i co sprawi, że poczujesz się doceniony za konsekwentne realizowanie planu. Masz poczuć, że zrobiłeś bardzo dobrą pracę.
Kiedy już osiągniesz sukces i przybliżysz się do życia jakiego naprawdę pragniesz, wybierz kolejny element do zmiany i pracuj nad nim w ten sam sposób. Po jakimś czasie znacznie przybliżysz się do wizji życia o jakim myślisz. A zarządzanie czasem nabierze zupełnie innego wymiaru. Będziesz wiedział po co masz stosować wszystkie metody i triki. Będziesz wiedział w jakim celu planujesz swoje działania.
———————————————————————————————————————————
Czy wiesz, że dobrze zaplanowany dzień pozwoli Ci zaoszczędzić od 1 do nawet 3 godzin czasu? Przyznasz, że to całkiem sporo?
Pobierz bezpłatnie PDF, w którym zawarłam najważniejsze zasady planowania produktywnego dnia. Dzięki zastosowaniu tych zasad będziesz robić więcej i zaczniesz szybciej osiągać swoje cele.
