Produktywność wymaga wolnej głowy. Wolnej od terminów, od piętrzących się zadań, które czekają na realizację i wolnej od spraw, którymi trzeba się zająć w określonej przyszłości.
Pamiętanie o wielu sprawach jest nieefektywne i niepotrzebnie zaprząta pamięć operacyjną mózgu.
Nadal szukasz skutecznego sposobu na pamiętanie o wszystkich ważnych i nie ważnych sprawach, zadaniach i rzeczach, które chcesz lub musisz zrealizować, albo po prostu pamiętać, aby w przyszłości do nich wrócić. Pisałam już o sporządzaniu list TO DO. Dzisiaj pokażę inny sposób, który ma jedną zasadniczą zaletę – jest elastyczny i stale dostępny. Jeśli więc szukasz systemu zapisywania i pamiętania o różnych sprawach w swoim życiu koniecznie przeczytaj do końca i sprawdź, czy ta prosta metoda jest dla Ciebie.
Dlaczego kalendarz, nie jest skutecznym narzędziem zapisywania zadań?
Kalendarz ma to do siebie, że zadania zapisuje się w nim nadając im termin realizacji.
A co z zadaniami, które nie mają terminu realizacji?
Co z zadaniami, o których chcesz pamiętać, ale niekoniecznie decydować o terminie ich wykonania?
Do zapisania tego rodzaju zadań możesz wykorzystać notes (o tym sposobie pisałam tutaj). Możesz też zapisywać na kartkach papieru.
Tylko czy będziesz do nich regularnie zaglądać?
Mam skuteczniejszy sposób zapisywania zadań – tablicę z systemem karteczek samoprzylepnych. Podobna zasada planowania wykorzystywana jest w aplikacjach do zarządzania zadaniami np. w Trello. Tablica ma tę zaletę w stosunku do notesów i kartek, że widzisz cały obraz i masz stały dostęp do zapisanych zadań.
Jak stworzyć tablicę z zadaniami?
Przygotuj powierzchnię
Do stworzenia swojego systemu potrzebujesz wolnej przestrzeni, na której będą umieszczone karteczki z zadaniami. Ja wykorzystuję drzwi szafy przesuwnej dla planowania projektów (o tym jak planuje się projekty napiszę innym razem), a dla zadań „to do” powierzchnię dużej kartki papieru, przyklejonej do ściany w biurze. Możesz z powodzeniem wykorzystać też pustą ścianę, na którą będziesz przyklejać karteczki samoprzylepne lub elektrostatyczne (karteczki, które przyklejają się do każdej powierzchni bez kleju).
Stwórz 3 kolumny
Możesz to zrobić rysując kolumny flamastrem, oklejając taśmą czy tworząc nagłówki. Nagłówkom nadaj nazwy:
DO ZROBIENIA
W TOKU
ZROBIONE
Wypisz zadania
Zacznij proces od wpisywania zadań – jedna karteczka jedno zadanie. Daj sobie czas i wypisz wszystkie zadania, które Cię czekają w najbliższej przyszłości. Pomyśl o wizytach lekarskich, wydarzeniach, prezentach, zakupach, wyjazdach.
Na tym etapie nie zastanawiaj się czy to co zapisujesz jest zadaniem czy projektem (czyli jest złożone i wymaga szeregu różnych działań).
Przejrzyj swoje listy zadań, odnajdź kartki, na których dotychczas były zapisane Twoje zadania do wykonania. To etap, w którym oczyszczasz głowę i zwalniasz ją z konieczności pamiętania o czymkolwiek. Karteczki umieszczasz w kolumnie DO ZROBIENIA.
Stwórz klasyfikację
W kolumnie DO ZROBIENIA znajdą się wszystkie karteczki, ale żeby nie były one umieszczone w sposób chaotyczny i przypadkowy zastosuj klasyfikację podziału zadań. Jaką? Taką jaka Ci najbardziej odpowiada. Możesz zastosować kryterium czasu, w którym dane zadania mają być zrealizowane: np. tydzień, miesiąc, kwartał. Możesz zastosować podział ze względu na to jakich obszarów życia dotyczy: np. wyjazdy, zakupy, święta, hobby, obowiązki domowe.
Ja stosuję kryterium ważności i moje karteczki dzielę na cztery kategorie: WAŻNE RODZINNIE, WAŻNE ZAWODOWE, WARTO ZROBIĆ, W WOLNYM CZASIE. Ten podział daje mi największą przejrzystość.
Moje kategorie
WAŻNE RODZINNIE umieszczam zadania związane ze sprawami domowymi i rodzinnymi, które chcę aby miały miejsce: wizyty kontrolne u specjalistów, wyjazdy, zakupy dla rodziny, planowane uroczystości i to co z nimi związane, opłaty za różne sprawy domowe, naprawy, przeglądy.
WAŻNE ZAWODOWO wszystko co chcę i muszę zrobić i co jest związane z moją pracą zawodową: wysłanie oferty, potwierdzenie wykładów gościnnych, przypomnienie o artykułach, konferencjach, szkoleniach, sprawy ze stroną internetową, pomysły na zadania, szkolenia, zakupy literatury.
WARTO ZROBIĆ, to kategoria przeznaczona na sprawy mniej istotne, które chcę by się zrealizowały, ale jeśli ich nie wykonam to nic poważnego się nie stanie: zakupy do domu (np. kołdra dla dzieci), zakupy odzieży, naprawy, oddanie ubrań, uzupełnienie listy prezentów.
W WOLNYM CZASIE to dla mnie kategoria zadań, która mieści wszystko co nie jest ważne, ale co fajnie aby się znalazło w moim życiu. Aktualnie mam tutaj zadania związane z zakupem nowej zastawy stołowej, zwrot książek do biblioteki, sprzedaż nieużywanych już rzeczy, telefon do kogoś, do kogo dawno się nie odzywałam, zaniesienie zasłon do pralni. To wszystko są zadania, które nie mają swojego czasu i terminu i mogę ich nigdy nie wykonać. Określam je „W WOLNYM CZASIE” bo często robię je kiedy skończę szybciej wykonywać ważne zadanie i mam chwilę na przejrzenie czegoś, albo kiedy mam dzień, w którym nie chce mi się robić tego co ważne, wtedy hurtowo załatwiam sprawy z tej kategorii, bo mogę to robić np. słuchając muzyki lub ciekawych nagrań.
Jak korzystać z tablicy?
Kiedy już masz swoje miejsce z karteczkami wystarczy działać. Tworząc plan dnia patrzysz na tablicę i wybierasz zadania, którymi możesz się zająć. Wybraną kartkę umieszczasz w kolumnie W TOKU a zadanie wpisujesz na listę zadań. Być może część zadań wymaga dłuższego czasu działania, bo np. związana jest z realizacją kursu on-line, który trwa 7 dni, albo z wyszukaniem czegoś do zakupu, opłaceniem i czekaniem na przesyłkę. Do czasu, aż nie zakończysz działania kartka jest w kolumnie W TOKU. To pozwala planując kolejny dzień uwzględnić i zdecydować jakie działania podejmiesz, aby zadanie z kolumny W TOKU miało swoją realizację.
Dodatkowo zadania z kategorii W WOLNYM CZASIE są tak małe, że w dowolnej chwili możesz zdecydować o wykonaniu któregoś z nich, np. jeśli skończysz coś szybciej, albo musisz na coś poczekać np. jakąś odpowiedź czy akceptację. Sięgasz wzrokiem na tablicę i realizujesz zadanie.
Jak jeszcze możesz wykorzystać tablicę z zadaniami?
Posiadanie tablicy w widocznym miejscu sprawia, że możesz z łatwością wziąć kartkę z zadaniem, nad którym właśnie zdecydowałeś się pracować i przykleić ją obok klawiatury albo na obudowie monitora. To pozwoli Ci się skupić na danym zadaniu, które realizujesz. Po wykonanym zadaniu kartkę przyklejasz we właściwej kolumnie.
Ja swoją tablicę przeglądam każdego dnia po skończonej pracy, bo wtedy planuję kolejny dzień. Jeśli mam jakieś zadania W TOKU, które wymagają ode mnie aktywności w kolejnym dniu (np. wykonanie telefonu z przypomnieniem komuś o terminie, wysłaniem maila, sprawdzeniem czegoś) a nie pracuję w tym dniu w domu, tylko mam spotkania albo szkolenia, wklejam taką karteczkę do swojego kalendarza. Każdego dnia pracuję z listą zadań, dzięki czemu karteczki mam na widoku. Jeśli znajdę czas załatwiam sprawę, jeśli nie znajdę zawsze mogę karteczkę przenieść na następny dzień. Tym sposobem wiele łatwych i szybkich zadań załatwiam „w międzyczasie”, a karteczki przypominają mi o tym co mogę zrobić jak znajdę chwilę wolnego (np. w drodze do pracy, albo kiedy mam chwilę pomiędzy spotkaniami).
Tablica z zadaniami ma jedną niewątpliwą zaletę – jest zawsze na widoku.
Listy zadań, pomysłów czy planów są bardzo ważne w życiu. Pamiętają za Ciebie, pozwalają wyrzucić z głowy i nie obciążają jej, pozwalają nazwać zadania i weryfikować na ile są one nadal aktualne.
Jednak by ich tworzenie miało sens trzeba je przeglądać, sięgać do nich. Takiej listy nie tworzy się po to by ją mieć tylko by z niej korzystać.
Tablica z zadaniami ma tę wartość, że w każdym czasie możesz wracać do zapisanych zadań i weryfikować postęp prac, możesz z łatwością usuwać zadania, których nie będziesz realizować lub które ktoś zrealizował bez Twojego udziału.
