Planowanie czasu to podstawa produktywności. Mogłabym podać kilkadziesiąt powodów, dlaczego warto planować i organizować swój czas. Wiem jednak, że zanim zacznie się coś robić fajnie jest się zainspirować. Poznać różne sposoby planowania czasu, by wybrać ten najbardziej dopasowany do indywidualnych preferencji. Jeśli więc chcesz zobaczyć w jaki sposób można planować swój czas, jakich narzędzi używać, a do tego poczytać o zaletach i wadach każdej metody, to zapraszam do lektury.
Planowanie tygodnia
Jestem ogromną zwolenniczką planowania tygodniowego. Planowanie tygodniowe daje szansę rozłożenia swoich działań w czasie. Tydzień to na tyle krótki odcinek czasu, aby bez problemu dokładnie określić co i kiedy jest do zrobienia, a do tego na tyle długi, by pod koniec tygodnia zobaczyć efekty działań.
Planując tydzień ułatwia się sobie realizację celów i daje możliwość zadbania o wszystkie obszary życia. W zależności od tego co jest dla Ciebie istotne możesz zaplanować czas na hobby, na aktywność fizyczną czy też na wspólny czas spędzony z rodziną.
Dokładnie uczę jak planować i realizować swoje plany przy wykorzystaniu metody planowania tygodniowego w kursie online Planuj Realizuj, Osiągaj (szczegóły znajdziesz —> TUTAJ).
❓Jak planować tydzień?
Pomyśl o nadchodzącym tygodniu.
Zastanów się jakie projekty, ważne zadania chcesz w tym okresie czasu popchnąć do przodu?
Z jakim efektem chcesz zakończyć tydzień?
Na jakie ważne obszary swojego życia chcesz mieć czas?
To są podstawowe pytania. Jeśli nie potrafisz powiedzieć jakie dokładnie są Twoje cele i jakie działania trzeba wykonać, aby je zrealizować, to trudno będzie Ci zaplanować efektywny tydzień.
W plan tygodnia, w określone dni wpisz ważne zadania, które w danym dniu chcesz/musisz wykonać – priorytety, zadania związane z Twoimi celami i obszarami, nad którymi aktualnie pracujesz. Może właśnie pracujesz nad poprawą sylwetki, albo przygotowujesz się do maratonu. Być może zostałeś rodzicem i chcesz spędzać wartościowy czas z dzieckiem i partnerem. Być może remontujesz mieszkanie i chcesz skupić się na wyborze płytek, farb itd. To są w danym okresie czasu Twoje ważne obszary, nad którymi chcesz pracować. I to właśnie na te obszary trzeba zarezerwować czas.
Wpisz zadania, które wydarzą się w danym tygodniu i które mają swój określony termin (spotkania, wizyty lekarskie, telefony, itd.).
Zapisz pozostałe zadania, którymi chcesz się zająć, a które nie są priorytetowe (sprawy, którymi zajmujesz się codziennie w pracy lub które musisz wykonać w określone dni). Takie zadania rutynowe, które wykonujesz.
Stwórz listę zadań na dany tydzień (dobrze, żeby Twój planner miał na to miejsce). Są to zadania, dla których nie określasz konkretnego dnia, a jedynie chcesz o nich pamiętać (np. zakupy, niezobowiązujące spotkania, kino, kosmetyczka). Są to zadania z listy „to do”, które nie muszą być wykonane w danym tygodniu, ale gdyby znalazł się na nie czas, to warto się nimi zająć (więcej o liście zadań przeczytasz w >>tym artykule<<) .
W ten sposób uzyskasz rozkład zadań na dany tydzień. Oczywiście nie planuj całego czasu, który masz dostępny. Skup się raczej na tym, by każdego dnia mieć wyznaczone przynajmniej jedno zadanie priorytetowe do zrealizowania.
?Zalety planowania tygodniowego:
✔️ Widzisz plan całego tygodnia na jednej powierzchni
✔️ Nie masz tendencji do zapełniania każdego dnia mnóstwem zadań
✔️ Jeśli czegoś nie zrealizujesz możesz to łatwo przenieść na następny dzień
✔️ Masz możliwość kontrolowania zarówno planu jak i listy zadań do zrealizowania
✔️ Ułatwia i przyspiesza realizowanie celów
✔️ Daje możliwość znalezienia czasu na wszystkie ważne życiowe obszary i różne cele, projekty
⚫️Wady planowania tygodniowego:
➖ W wielu dostępnych plannerach jest ograniczona ilość miejsca na zaplanowanie każdego dnia od rana do wieczora. Jeśli więc chcesz wpisać wiele aktywności na dany dzień, plan może stać się nieczytelny
➖ Zwykle w plannerze nie ma przestrzeni na dokładne określenie godzin realizacji danego zadania (niektórym osobom to bardzo przeszkadza)
➖ Aby planować w ten sposób trzeba dokładnie wiedzieć czego się chce i co należy zrobić, aby to osiągnąć. (To wada, ale też zaleta).
Planer tygodniowy widoczny na zdjęciu możesz pobrać za darmo —> TUTAJ.
Planowanie dnia
Planowanie dzienne to tworzenie planu na jeden dzień. Planować dzień można w plannerze z harmonogramem (czyli z rozpisanymi godzinami dnia, przy których jest miejsce na określenie zadań, którymi się w danym odcinku czasu zajmiesz).
❓Jak planować dzień?
Aby planować każdy dzień potrzebujesz mieć planner z harmonogramem. Planując kolejny lub bieżący dzień określ jakie ważne zadania powinieneś wykonać. Zapisz je jako zadania priorytetowe i najlepiej określ czas, w których się każdym z nich zajmiesz.
Następnie ustal czas wykonania innych zadań, które w danym dniu powinny być zrealizowane. Możesz także zapisać inne zadania, którymi chcesz się w danym dniu zająć. Brzmi prosto, ale w rzeczywistości ma wiele pułapek (o tym przeczytasz w wadach planowania).
? Zalety tworzenia planu dnia:
✔️ Daje możliwość szczegółowego rozplanowania zadań wykonywanych w ciągu dnia
✔️ Dzięki przypisaniu zadania do godziny plan dnia jest czytelny i dokładnie określa co i kiedy jest do zrobienia
✔️ Daje możliwość doprecyzowania ile czasu zajmą poszczególne zadania
✔️ Dobra metoda planowania dla osób, które narzekają na brak czasu. Kiedy widzisz ile faktycznie godzin masz do dyspozycji i zaczynasz wpisywać zadania może okazać się, że nie wiesz czym ten czas wypełnić. Okazuje się, że masz czas na ich wykonanie (pytanie tylko na co go przeznaczasz?). Oczywiście, możesz też mieć tendencję do planowania zbyt wielu zadań na dany dzień i w konsekwencji nie mieć czasu na ich realizację.
⚫️ Wady tworzenia planu dnia:
➖ Przez to, że dzień jest rozpisany na odcinki czasu pojawia się pokusa zapełnienia każdej linijki, a przez to plan może stać się nierealistyczny i niemożliwy do zrealizowania
➖ Jeśli jedno zadanie się przeciągnie może pojawić się frustracja i zniechęcenie, bo od razu widać, że nie da się zrealizować wszystkiego co zostało zaplanowane
➖ Wymaga wprawy w planowaniu, zwykle ludzie planują zbyt nierealistycznie i wciskają zbyt dużo zadań
➖ Wymaga samodyscypliny. Najczęściej osoby, które mają taki planner, kiedy sobie nieco odpuszczą korzystanie z niego, mają trudność z powrotem. Czują niechęć do planowania, bo widzą jak wiele mają w kalendarzu pustych stron
? Ciekawostka: plannery tego typu często kończą jako notes do robienia notatek, a nie narzędzie do planowania.
Lista zadań
To kolejny sposób na ogarnięcie zadań, które chcesz lub musisz wykonać w danym dniu.
*mija lista zadań jest ze strony Ogarniamsie.pl. Oryginalnie jest w pięknym kolorze, ale nie miałam kolorowej drukarki więc moja jest w szarości.
❓ Jak tworzyć listę zadań?
Lista zadań jest prosta i nie wymaga żadnych narzędzi. Można ją stworzyć na zwykłym kawałku kartki lub skorzystać z aplikacji telefonicznej.
Planowanie z listą zadań polega na wypisaniu zadań, które chce się wykonać w danym dniu i następnie odhaczaniu lub wykreślaniu każdego zrealizowanego zadania. Aby lista zadań była skuteczniejsze dobrze jest określić, które z wypisanych zadań są najważniejsze lub nadać im numery odzwierciedlające kolejność realizacji. Można także określić czas trwania każdego zadania.
? Zalety listy zadań:
✔️ Łatwość tworzenia, czytelność listy
✔️ Jeśli lubisz widzieć postęp, to daje możliwość wykreślenia tego co już zostało zrobione, a to motywuje i napędza do dalszego działania
✔️ Możesz zacząć kiedy chcesz, możesz tworzyć tylko w dni wytężonej pracy
✔️ Łatwość dostosowania do pracy metodą Pomodoro (praca w pełnym skupieniu w odcinkach 25 minutowych)
⚫️Wady listy zadań:
➖ Największa wada tego rozwiązania to to, że metoda ta nie jest planowaniem, jest bardziej zapisywaniem listy życzeń (zadań) do wykonania
➖ Można wpaść w pułapkę poczucia „tak dużo dziś zrobiłem/-am”, ale w rzeczywistości były to zadania mało istotne lub takie, których w ogóle nie trzeba było wykonywać
➖ Wpisywanie zbyt dużej ilości zadań do wykonania, które kończy się frustracją, przytłoczeniem
➖ Przez to, że w liście zadań nie określa się kiedy zajmiesz się poszczególnymi zadaniami, można ulec pokusie zostawiania zadań najtrudniejszych / najważniejszych / najbardziej wymagających na później i w rezultacie wcale ich nie wykonać
Planowanie na linii czasu
To bardzo proste, graficzne przedstawienie linii czasu dnia, na której zaznacza się odcinki czasu przeznaczone na określone zadania.
❓Jak planować tą metodą?
Narysuj poziomą linię i zaznacz w miarę równe odcinki jednogodzinne, od godziny pobudki do godziny, o której chcesz położyć się spać. W określonych odcinkach czasu zapisz zadania, którymi będziesz się w nich zajmować.
? Zalety planowania na linii czasu:
✔️ Jest to wizualne narzędzie
✔️ Pozwala niejako zaprojektować swój dzień
✔️ Dobrze oddaje upływ czasu
⚫️ Wady planowania na linii czasu:
➖ Może pojawić się pokusa wypełnienia całej osi czasu zadaniami, bez uwzględnienia warunków otoczenia i zadań, które wykonujesz rutynowo (czas posiłków, dojazdów, przerw)
➖ Jest to taki harmonogram działań i aby właściwie zaplanować dzień (zaplanować to co powinno być zaplanowane) trzeba być świadomym celów i priorytetów.
Ja testowałam ten sposób do zaplanowania (może bardziej zorganizowania) dnia moich dzieci i bardzo dobrze się sprawdzał. W przedszkolu moich dzieci też jest stworzony taki plan dnia, oczywiście obrazkowy, na którym dzieci bez problemu mogą określić co jest po czym i jaki odcinek czasu dane zajęcie zajmuje.
Planowanie na Macierzy Eisenhowera
Bardzo rzadko widzę, aby ktoś w ten sposób planował. Czasami jednak, szczególnie kiedy zaczyna się dojrzewać do większej dbałości o czas i to w jaki sposób się go wykorzystuje może okazać się bardzo pomocna. Z pewnością metoda ta uczy dobrego nawyku skupiania się na tym co ważne, a ignorowania czy też przykładania mniejszej wagi do tego co nieważne.
❓Jak planować?
Możesz skorzystać z gotowych kartek z macierzą Eisenhowera do wydruku albo samodzielnie stworzyć matrycę poprzez narysowanie dwóch linii i opisanie powstałych wymiarów.
Pomyśl o tym jakie zadania masz do wykonania w danym dniu, a następnie każde z nich zapisuj przyporządkowując do określonej części macierzy. Skup się na tym, aby danego dnia w pierwszej kolejności zrealizować zadania z I i II ćwiartki – to są Twoje priorytety.
? Zalety planowania w Macierzy Eisenhowera:
✔️ Bardzo proste narzędzie pozwalające oddzielić priorytety od całej masy innych zadań
✔️ Uczy uważnego wybierania zadań do wykonania
✔️ Wystarczy jedno spojrzenie, aby stwierdzić czym faktycznie w danym dniu należy się zająć, a co może poczekać, albo czego nie należy robić.
⚫️ Wady planowania w Macierzy Eisenhowera:
➖ Trudno określić czas na wykonanie zadań priorytetowych
➖ Pojawia się pokusa wpisania zbyt wielu zadań w ćwiartce I (zadania ważne i pilne) i II (zadania ważne i niepilne), co skutkuje ich niezrealizowaniem
➖ Początkowa trudność w odróżnieniu zadań ważnych i nieważnych
➖ Konieczność nauczenia się jak reagować w stosunku do zadań z III ćwiartki (zadania nieważne i pilne)
Bullet Journal
To sposób planowania w (nie)zwykłym zeszycie w kropki w sposób dowolny, najbardziej dopasowany do potrzeb danej osoby.
Bullet Journal cieszy się dużym zainteresowaniem i czasami jest traktowany jak rodzaj hobby, sztuki. Wystarczy, że wpiszesz w wyszukiwarkę albo na Instagramie hasło „bullet journal” i zobaczysz o czym mówię. (Poniżej zdjęcie @bujowithagnes.)
❓Jak planować?
Zacząć od znalezienia odpowiedniego zeszytu (wbrew temu co mogłoby się wydawać, ma to duże znaczenie dla osób planujących właśnie w ten sposób).
Zacząć planować, tak jak jest Ci wygodnie. Można tworzyć dowolne strony, zapisywać wszystko co potrzebujesz i planować jak w brudnopisie, albo rysować tabelki, przyklejać rubryki z drukowanych plannerów i list.
? Zalety bullet journal:
✔️ Planujesz naprawdę tak jak chcesz i co chcesz, nie ma żadnych ograniczeń miejsca i tego co możesz wpisywać, a czego nie
✔️ Kiedy nie planujesz (np. na urlopie) nie marnujesz stron, wracasz do planowania kiedy chcesz
✔️ Masz miejsce na zapisanie wszystkiego, czego tylko potrzebujesz do dobrej organizacji czasu i życia
⚫️ Wady bullet journal:
➖ Dla mnie największa wada to brak dat. Ja często planuję dużo do przodu, zapisuję terminy szkoleń, spotkań i brak dat w kalendarzu jest dużym utrudnieniem
➖ Można zbyt długo się inspirować i zajmować artystyczną stroną bullet journal a zbyt mało realizować
➖ Dla niektórych osób brak „instrukcji” – co zapisać, gdzie zapisać może być utrudnieniem
➖ Może być zbyt wymagający – trzeba wymyślać, projektować strony, układy, rysować itd.
➖ Może powodować przerost formy nad użytecznością (czasami ulegam wrażeniu, że dla niektórych jest to rodzaj hobby, relaksu i rozwijania swoich umiejętności plastycznych, a nie po prostu narzędzie do planowania. I jeśli taka osoba jest świadoma, że to hobby to ok, ale jeśli 1,5 godziny tworzy piękne rysunki kwiatków, zamiast zająć się tym co w danym czasie powinno być zrobione, to już nieco gorzej.)
Jeśli chcesz zobaczyć na czym polega bullet journal i jak zacząć planować przy jego wykorzystaniu to możesz zajrzeć do tych artykułów:
* blog worQshop, na którym znajdziesz artykuły o tym jak tworzyć i planować w bullet journal
* artykuł na blogu się rysuje, o bullet journal dla początkujących
* polecam też przeszukać Pinterest i Instagam – mnóstwo pomysłów, inspiracji.
Planowanie w aplikacji
Dla osób, które potrzebują czegoś bardziej zaawansowanego, które realizują kilka projektów jednocześnie, albo też współpracują z innymi osobami i muszą wspólnie realizować zadania polecam korzystnie z aplikacji do zarządzania czasem.
Oczywiście jeśli jesteś wielbicielem dostępu do całej bazy swoich zadań poprzez każde urządzenie elektroniczne to, to rozwiązanie może być dobre dla Ciebie.
Na rynku jest dostępne całe mnóstwo aplikacji do zarządzania zadaniami. Mają różne funkcje, funkcjonalności i zastosowania. Znajdziesz aplikacje darmowe jak i płatne. Ja mogę polecić Nozbe (polska aplikacja wykorzystująca metodę GTD – Getting Things Done), Asana, Trello, Google calendar. Najlepiej wejdź do sklepu z aplikacjami i sprawdź co możesz znaleźć.
*(Zdjęcia ze strony Nozbe i Asana.)
❓ Jak planować w aplikacji?
Najpierw zacznij od określania czego oczekujesz od aplikacji, jakie funkcje są Ci potrzebna, a jakie będą jedynie Cię rozpraszać. Przeznacz czas na znalezienie aplikacji, która sprosta Twoim oczekiwaniom. Kiedy bowiem przeniesiesz swoje zadania i projekty do aplikacji, przeklikasz i poznasz funkcje, nie będzie Ci się chciało robić tego samego w kolejnej aplikacji.
Następnie przenieś swoje zadania, projekty do wybranej przez siebie aplikacji i zacznij zarządzać zadaniami, planować swój czas, rozpisywać projekty.
? Zalety planowania w aplikacji:
✔️ Daje możliwość zapanowania nad bardzo wieloma projektami, zadaniami, sprawami
✔️ Często umożliwia stworzenie planów długoterminowych, ustawienie przypomnień wydarzeń bardzo odległych w czasie
✔️ Większość aplikacji jest przejrzysta i pozwala na tworzenie różnorodnych widoków (dzienny, tygodniowy, miesięczny)
✔️ Daje możliwość określania zadań kolorami, dodawania notatek
✔️ Daje możliwość planowania zespołowego – przydatne jeśli chcesz planować z kimś np. z partnerem czy współpracownikiem
✔️ Masz stale przy sobie, kalendarza papierowego możesz gdzieś nie zabrać, a telefon zwykle masz przy sobie cały czas
⚫️ Wady planowania w aplikacji:
➖ Jedną z moich subiektywnych wad takiego systemu jest to, że nie widzę na jednej powierzchni wszystkiego co mam zrobić, muszę przesuwać, przeskakiwać. Ja tego nie lubię.
➖ Aby działać zgodnie z planem trzeba ciągle zerkać do telefonu lub otwierać program na monitorze, a to może być źródłem rozproszeń (zajrzę do planu, ale najpierw sprawdzę co na Facebooku)
➖ Aplikacja ma funkcje powiadamiania o nadchodzących terminach, z jednej strony przypomina o czymś, a z drugiej zbyt duża ilość przychodzących powiadomień może być irytująca i rozpraszająca
➖ Wymaga ciągłego aktualizowania, dopisywania, wykreślania, przenoszenia
Planowanie w głowie
Trochę z przymrużeniem oka. Bo musisz wiedzieć, że planowanie w głowie jest jedną z najgorszych opcji. A właściwie nie jest żadną opcją.
❓Jak planować?
Wstać rano (albo i nie rano), podrapać się po głowie, zajrzeć na fejsa, sprawdzić insta – godzina (2 godziny?) z głowy.
Przy (a może lepiej po) śniadaniu zastanowić się czym by się dziś zająć?
A więc zaczynasz przypominać sobie, co by tu można było dziś zrobić:
? wynieść śmieci
? zadzwonić do Karoliny i zapytać jaką sukienkę zakłada na piątkową imprezę (mam nadzieję, że nie żółtą, bo już sobie zarezerwowałam ten kolor)
? sprawdzić maila, miała być promocja w sklepie online, trzeba się spieszyć zanim inni wykupią najlepsze ciuchy
? nadrobić odcinek serialu na Netflix
? dobrze byłoby też wysłać ofertę
… no tak, ale najpierw trzeba ją stworzyć …
… no tak, ale trzeba się zastanowić co w niej napisać …
… dobra to za dużo na dziś, zajmę się tym w piątek …
… a nie w piątek mam już zbyt dużo rzeczy do zrobienia, to w poniedziałek – tak, poniedziałek będzie idealny …
Będę pamiętać
? pamiętać o kupieniu karmy dla psa
? umówić kosmetyczkę
? napisać do Seby
Dobra wystarczy. I tak tego nie zapamiętam.
To od czego zacząć?
? Zacznę od serialu, jedno zadanie będzie odhaczone a potem zobaczy się co dalej.
? Zalety planowania w głowie:
✔️ ???
✔️ Zawsze znajdziesz czas na przyjemności (przecież jest to zaleta)
⚫️ Wady planowania w głowie:
➖ nie wiesz co masz zrobić
➖ nie wiesz kiedy masz zrobić
➖ nie wiesz czy to co robisz w ogóle powinno być zrobione
➖ nie wiesz ile masz rzeczy do zrobienia
➖ w głowie masz chaos i musisz mocno się wytężać, aby wciąż przypominać sobie zadania, którymi trzeba się zająć
Mam nadzieję, że ten przegląd sposobów planowania czasu nieco Cię zainspirował i zachęcił do wybrania jednej metody.
Koniecznie daj znać w komentarzu z jakiego sposobu Ty korzystasz i za co cenisz.
Dziękuję za wspólnie spędzony czas i zapraszam do odwiedzania. A żeby być na bieżąco kliknij LUBIĘ TO na Facebooku —> TUTAJ.
Chcesz zacząć lepiej zarządzać swoim czasem? Nie wiesz od czego zacząć? Skorzystaj z bezpłatnego mini kursu: Jak planować, by realizować i osiągać.
>>CHCĘ WZIĄĆ UDZIAŁ<<
Dołączając otrzymasz 3 lekcje email, w których oprócz wiedzy będą zadania praktyczne.
W kursie:
*stworzysz listę zadań
*określisz swoje priorytety i poznasz sposób rezerwowania na nie czasu
*stworzysz swój plan tygodnia, który pozwoli Ci każdego dnia mieć czas na priorytety, zadania z listy i inne ważne obszary życia (hobby, rodzina, czas wolny, aktywność fizyczna)
*dostaniesz dodatkowe wskazówki i wiedzę, która pozwoli Ci lepiej zarządzać czasem.
