Jeśli interesujesz się zarządzaniem czasem to wiesz, że codzienne planowanie jest absolutną podstawą.
Być może masz już kalendarz, notes albo aplikację, w której tworzysz listy zadań. Dzisiaj chciałabym Ci pokazać jak planować skutecznie. Jak to zrobić, żeby nie było to uciążliwe, i by plan nie pozostał jedynie zapisanymi zdaniami w kalendarzu, których i tak nie wykonasz.
Po co planować?
Planowanie nie jest celem samym w sobie. Ono czemuś służy. W przypadku planowania czasu służy realizacji zadań. Planujesz po to, by zadania które muszą lub chcesz aby były wykonane – zostały wykonane. Tak rozkładasz zadania, aby w dostępnym czasie zająć się tym co ważniejsze od innych rzeczy.
Mało kto ma tak mało zadań, że wystarczy mu czasu na wszystko co by chciał zrobić. Zresztą taka osoba nie szuka wiedzy jak planować swój dzień, bo nie widzi potrzeby, aby to robić, z pewnością więc nie trafi na tę stronę.
Planowanie to proces indywidualny, ma ono służyć przede wszystkim Tobie – sam musisz więc wiedzieć co ma się znaleźć w Twoim planie dnia.
W czym planować?
Zanim zaczniesz szukać kalendarza idealnego lub aplikacji, która ma mnóstwo funkcji i możliwości odpowiedz sobie na pytanie – co chcesz w nich planować? Po co planujesz? Jakie zadania będziesz zapisywać w swoim kalendarzu?
Ja kiedyś, kiedy miałam fioła na punkcie codziennej organizacji potrzebowałam ogromnego kalendarza, w którym mogłam zapisać wszystko: zakupy, wydatki, nowe pomysły, listy zadań, przypomnienia o telefonach i codzienny harmonogram. I do planowania takich zadań prawdopodobnie najlepiej sprawdziłaby się wszechstronna aplikacja. Ja jej nie miałam – zresztą nie lubię planować w aplikacjach, wolę analogowe sposoby – korzystałam więc z dużego i ciężkiego kalendarza.
Teraz planuję czas pracy i aktywności po pracy. Wystarczy mi więc zwykły tygodniowy planner, w którym każdego dnia zapisuję zadania, spotkania i sprawy do załatwienia.
W tym roku zdecydowałam się na planowanie w zeszycie, bo nie mogłam znaleźć niczego odpowiedniego w sprzedaży. Nie jest to sposób idealny dla mnie szukam więc dalej. Myślę nad stworzeniem własnego kalendarza. Ale to póki co jest na liście zadań „pomysły, idee, może kiedyś”.
To w czym planować wbrew pozorom jest najmniej istotną sprawą. Ja wiem, że jest koniec roku i że sklepy, księgarnie i konta w mediach społecznościowych są zalane plannerami, które mają skusić nabywcę swoją piękną oprawą i tworzeniem poczucia, że z takim plannerem w torbie będziesz osobą zorganizowaną, efektywną i staniesz się mistrzem bądź mistrzynią realizacji zadań.
Bzdura!
Narzędzie nie jest tak ważne jak sam nawyk planowania i decyzja o tym co do swojego planu wpisujesz, a później determinacja i samodyscyplina w realizowaniu tych zadań.
Jakub B. Bączek na jednym ze swoich szkoleń mówi o wielkości kalendarza. Dzieli się refleksją, że kiedyś miał duży (formatu A4) kalendarz i miał bardzo mało czasu. A kiedy zmienił kalendarz na mały kieszonkowy miał znacznie więcej wolnego czasu.
Dlaczego tak się dzieje?
Mając dużo miejsca, zapisujesz dużo zadań. Nie wszystkie z nich są ważne, ba niektóre nawet są zupełnie zbędne, ale skoro masz tak dużo miejsca to trochę dziwnie czujesz się wpisując do niego zaledwie dwa zadania. Dążysz więc do zapełnienia powierzchni. Kiedy masz mniej miejsca do zapisania, skupiasz się na umieszczeniu w kalendarzu tego co najistotniejsze, tego o czym nie możesz zapomnieć. W ten sposób wykonujesz to co ważne, a o sprawach mniej istotnych nie pamiętasz, a przynajmniej nie wpisujesz ich do kalendarza, bo nie ma w nim miejsca na te sprawy 🙂
Coś w tym jest.
Jeśli więc masz w planie zakup kalendarza na nowy rok dobrze sobie przemyśl gdzie będziesz go ze sobą zabierać, co chcesz w nim zapisywać i do czego ma Ci służyć. Pamiętaj, że plan warto mieć przed oczami w ciągu dnia, mieć do niego stały dostęp.
Planowanie krok po kroku
Planowanie czasu to decydowanie o tym co chcesz lub co należy zrobić w dostępnym czasie.
Dobrze sobie tę definicję zapamiętaj bo ona jest kluczowa dla całego procesu planowania.
Nie planujesz po to, żeby wpisać do kalendarza wszystko co możesz zrobić, tylko planując wybierasz i decydujesz co zrobisz w dostępnym czasie. I właśnie ten dostępny czas jest kluczowy. Uświadom sobie, że inaczej będzie planować mama na urlopie wychowawczym, inaczej osoba prowadząca własną działalność, inaczej ktoś wykonujący wolny zawód a inaczej pracownik etatowy.
To Ty musisz wiedzieć jakie masz cele i jakie zadania w związku z realizacją celów masz wykonać. Nikt za Ciebie tego nie ustali i nie podejmie takiej decyzji.
Kiedy już to wiesz pozostaje rozdysponowanie zadań w dostępnym czasie.
Określ swój dostępny czas
Może masz 8 godzin pracy w biurze, z których 3 godziny to spotkania, a jedynie 5 godzin to Twoja praca. Być może pracujesz fizycznie i wszystko co chcesz zrobić jest możliwe dopiero po pracy (albo przed). Może Twój dzień podporządkowany jest czasom drzemek dzieci (tak drodzy rodzice ja to rozumiem, też przez to przechodziłam). W tej sytuacji masz od 30 minut do 4 godzin w zależności od tego ile Twoje dziecko śpi w ciągu dnia.
Jakim czasem dysponujesz? Kiedy to określisz przejdź do planowania.
Zacznij od listy zadań do wykonania
Zacznij od spisania na kartce wszystkich zadań, które przychodzą Ci do głowy, które chcesz wykonać. Przypomnij sobie co odkładasz od dawana, co chcesz zrobić w przyszłości, co trzeba kupić, wyremontować, naprawić, oddać, sprzątnąć itd. Wyrzuć wszystko co do tej pory nosisz w głowie i wydaje Ci się, że o tym pamiętasz. Nie przejmuj się, że niektóre zadania będą błahe a inne będą dużymi projektami (jak np. schudnąć 5 kg, zmienić pracę). Chodzi o to, aby opróżnić głowę i zobaczyć na kartce papieru co tak naprawdę masz do zrobienia.
Wyszło Ci dużo zadań?
A może patrzysz na listę i myślisz, że w sumie wydawało Ci się, że masz dużo więcej do zrobienia?
Obie sytuacje są równie prawdopodobne.
UWAGA! Nie przystępuj do realizacji tych zadań. Lista zadań nie jest planem!!! (Więcej o liście zadań przeczytasz w — > artykule)
Teraz czas na określenie co na Twojej liście jest ważne, a co mało istotne. Co jest już przedawnione albo zbliża się termin realizacji, a co może jeszcze poczekać. Możesz zaznaczyć zadania naprawdę ważne czerwonym kolorem. Wśród tych zadań znajdź takie, które mają bliski termin realizacji i zaznacz je. To są te sprawy, którymi należy zająć się w pierwszej kolejności.
Pozostałe zadania wymagają decyzji – kiedy chcesz i czy w ogóle chcesz je realizować?
Tak. To, że masz te zadania w głowie i że wydaje Ci się że należy je wykonać wcale nie oznacza, że musisz to robić. Pogódź się z tym, że nie wszystkie zadania, które fajnie byłoby zrealizować muszą zostać zrealizowane. Planujesz i zarządzasz swoim czasem po to, żeby mieć czas na wykonanie zadań dla ciebie najważniejszych, a nie wszystkich. Zauważ, że jeśli swój czas przeznaczysz na wykonywanie zadań mało znaczących, błahych nie wystarczy Ci go na wykonanie tego co ważniejsze dla Ciebie, co przyniesie Ci największy efekt.
Teraz kiedy wiesz czym powinieneś się zająć czas na stworzenie planu działania.
Rozbij zadania na małe kroki
Swoje ważne zadania rozbij na małe, drobne kroczki do wykonania.
Zapisz zadanie i zadaj pytanie „co muszę zrobić, aby to zadanie zrealizować?” I wypisuj wszystko co jest do zrobienia. Im drobniejsze będą te kroki tym lepiej.
Po co to robisz?
By wiedzieć, jakie zadania są do wykonania.
By każdego dnia móc wpisać do kalendarza i zrealizować jakiekolwiek zadanie, które przybliży Cię do realizacji Twojego ważnego celu.
By widzieć postęp pracy.
By móc monitorować postęp prac nad projektem.
By pozbyć się uczucia przytłoczenia wielkością celu.
By skupiać się tylko na najbliższym kroku, a nie na celu końcowym, który może być przytłaczający i w danej chwili wydawać się nieosiągalny.
By uświadomić swoją głowę co konkretnie należy zrobić.
Oczywiście jeśli Twoje zadanie to wynieść śmieci, odkurzyć mieszkanie lub wysłać maila do Gosi – nie rozpisuj tego na małe kroki.
Ale jeśli masz zadanie stworzyć stronę internetową, zmienić pracę, napisać pracę magisterską to bez rozpisania na małe kroki będzie Ci trudno realizować te projekty.
I co dalej?
Teraz wykreśl te zadania, które są najmniej ważne, czyli których wykonanie nie jest konieczne.
W myśl zasady Pareto 20% działań przynosi 80% rezultatów co również oznacza, że 80% działań przynosi zaledwie 20% rezultatów.
Musisz więc wybrać te zadania, które szybko przełożą się na oczekiwane wyniki. Zrób to po to, aby nie tracić czasu na zajmowanie się sprawami mało istotnymi. Nimi zajmiesz się później. A uwierz mi, że głowa lubi wybierać to co mało znaczące, bo też zwykle są to zadania łatwiejsze, przyjemniejsze i mniej wymagające.
Przykład: jeśli Twoim celem jest napisanie pracy magisterskiej to wśród zadań ważnych są: przeprowadzenie badań, zebranie literatury, napisanie rozdziałów merytorycznych, przygotowanie opracowania wyników badań. (Piszę to na podstawie doświadczenia – jestem doktorem zarządzania i mam już na koncie kilkunastu inżynierów i magistrów.) To są zadania, których realizacja pozwoli Ci skończyć pracę. Tymczasem studenci zaczynają od formatowania pliku, szukania najlepszego sposobu tworzenia spisu literatury czy od w koło poprawiania wstępu pracy. To są właśnie zadania mało ważne.
Wpisz zadania do kalendarza
Kiedy już wiesz co masz zrobić weź swój kalendarza albo otwórz aplikację i zacznij wpisywać zadania do swojego planu dnia, tygodnia, miesiąca.
Pamiętaj jednak, że nie planujesz w próżni. Teraz masz jakieś obowiązki i zadania, które wypełniają Twój dzień. Może zajmujesz się dziećmi, może sprzątasz, gotujesz, oglądasz seriale albo grasz na konsoli. Zakładam, że nie leżysz wgapiając się w sufit i myśląc „czym by zająć swój czas?”.
Tworząc plan działania dopasuj zadania do kontekstu. Uwzględnij swoje dotychczasowe aktywności.
Jeśli okaże się, że nie masz wolnych przestrzeni czasu na realizację swojego celu i zadań z niego wynikających, musisz zdecydować z czego zrezygnujesz.
I to jest ten etap, z którym ludzie często nie są w stanie sobie poradzić. Nagle okazuje się, że wszystko jest tak bardzo ważne, że nie da się wyrwać czasu na wykonywanie dodatkowych zadań. Ale niestety wszystko co robisz w życiu ma jakąś cenę. Być może więc na jakiś czas będzie trzeba zrezygnować z długiego wylegiwania się w łóżku, z oglądania ulubionego serialu, z pracy nad jakimś projektem albo z czasu wolnego. Życie to wybór i musisz decydować co jest w danym momencie dla Ciebie ważniejsze.
Przypomnij sobie jak spędzasz swój dzień i określ w jakim czasie, w jakiej godzinie zajmiesz się realizacja zadań, które doprowadzą cię do celu. Jeśli zostawisz to „jak będę mieć czas” to możesz go nigdy nie znaleźć.
Weź więc kalendarz i zapisz w danym dniu kiedy zajmiesz się zadaniem. W kalendarzu zapisz też inne zadania, które danego dnia masz wykonać.
Są tutaj dwa podejścia
Podejście 1
Planujesz zadania na konkretną godzinę, czyli tworzysz harmonogram dnia. Wygląda to tak, że wpisujesz od 8:00 do 11:30 robisz zadanie 1, potem przerwa na II śniadanie i 11:50-13:00 robisz zadanie 2 itd.
Podejście 2
Zapisujesz zadania, które w danym dniu masz zrobić, bez określania godziny zajęcia się nimi. Na konkretne godziny wpisujesz tylko te zadania, które mają swój ustalony czas np. spotkania z innymi ludźmi, wizyty u lekarza, zajęcia zorganizowane. Wszystko to co bez względu na to czy dotrzesz czy nie, odbędzie się w ustalonym czasie.
Wybór podejścia zależy od Ciebie i twojej preferencji. Ja dawniej stosowałam podejście 1, bo pozwalało mi się zdyscyplinować i nie pozwalało zboczyć z ustalonego przeze mnie planu.
Dzisiaj stosuję podejście 2. Ale mam też dyscyplinę w realizowaniu zadań. Dodatkowo podejście to daje mi elastyczność, której jako mama dwójki małych dzieci i pracująca jako trener i wykładowca (a więc nieregularnie) osoba potrzebuję.
Przetestuj te podejścia i zobacz co u Ciebie będzie skuteczniejsze – bo przecież o efekty tutaj chodzi.
Do kalendarza wpisz to co w danym dniu masz do zrobienia, ale też bez przesady. Nie próbuj w jeden dzień wciskać zbyt dużo zadań. Pamiętaj, że Twoje normalne życie nie zatrzyma się tylko dlatego, że Ty zaczynasz się organizować i od teraz jesteś osobą efektywną. Dużo skuteczniej jest zaplanować trzy ważne zadania na dzień i je zrealizować, niż wyznaczyć sobie dużo zadań i później ich nie wykonać. Nie muszę pisać, że to powoduje frustrację i utratę zaufania do siebie. Daj sobie szansę na odniesienie sukcesu. Jeśli każdego dnia będziesz realizować swoje trzy najważniejsze zadania zobaczysz jak szybko posuniesz się do przodu w swoich działaniach.
A co z listą zadań?
Stworzoną na początku procesu listę zadań miej w widocznym miejscu. Ja przyklejam ją do ściany nad biurkiem, przy którym pracuję. Tworząc plan każdego dnia zerkaj na listę i decyduj, zadając pytanie „czy któreś z tych zadań mogę dzisiaj wykonać?”. Jeśli masz przestrzeń czasową na jakieś zadanie to wpisz je na swoją listę i zrealizuj. Oczywiście lista zadań nie jest zamkniętą listą. Możesz wykreślać z niej zadania wykonane albo te, które zdecydowałeś że jednak się nimi nigdy nie zajmiesz. Dopisuj też do listy zadania, które każdego dnia do Ciebie napłynęły i o których należy pamiętać.
Jak zwiększyć szansę na skuteczność planowania?
Wyznacz sobie blok czasu, w którym zajmiesz się zadaniem z planu dnia.
Niech to będzie nawet 20 czy 30 minut, ale określ że w danym czasie nie zajmujesz się niczym innym, tylko pracujesz nad tym określonym zadaniem.
Zostaw swoją listę w widocznym miejscu i miej ją cały czas przed oczami.
Niech zadania z listy Cię prześladują i nie dadzą o sobie zapomnieć do czasu, aż ich nie wykonasz.
Rób przerwy w czasie pracy.
To banał, ale wielu ludzi, którzy z energią i zapałem ruszają do działania zapominają o tym. I owszem w pierwszych dniach dają radę, „cisną” i mają efekty. Ale po kilku dniach przychodzi zmęczenie i zniechęcenie. Przerwy są Ci potrzebne do krótkiej regeneracji pomiędzy sesjami wytężonej pracy. Dobrze wykorzystaj ten czas. Nie wchodź na FB, YT czy Instagrama. Dużo lepiej będzie wyjrzeć przez okno, wywietrzyć pomieszczenie, napić się wody lub przekąsić coś.
Nie daj się rozproszyć.
Kiedy masz swój plan działania, zrób wszystko, żeby go realizować. Życie każdego z nas jest pełne rozpraszaczy – powiadomienia przychodzące na telefon, maile, media społecznościowe, telewizja, dzwoniący telefon. To wszystko powoduje, że odrywamy się od tego co ważne i to nie na chwilę. Wiesz dobrze, że rozpraszacze potrafią wciągnąć na wiele kwadransów. Zrób postanowienie, że do swojej ulubionej czynności rozpraszającej zajrzysz dopiero po skończeniu najważniejszych zadań na dany dzień. Kilka dni będziesz czuć się nieswojo, będziesz walczyć z odruchem włączenia rozpraszacza, a po jakimś czasie uznasz, że nie jest on wart spędzania w nim Twojego czasu.
Naucz się odmawiać i mówić „nie”.
To bardzo ważne. W codziennej pracy jest wiele osób i zdarzeń, które będą chciały ukraść Twój czas. Jeśli chcesz być skuteczną i zorganizowaną osobą musisz nauczyć się temu przeciwstawiać. To dotyczy również Twoich pomysłów i idei, które przychodzą Ci do głowy. Skup cię na celu i mocno się zastanawiaj czemu możesz powiedzieć „tak”, a czemu powinieneś powiedzieć zdecydowanie „nie”. Więcej o tym jak to zrobić przeczytasz w –> artykule).
——————————————————————————————–
A jeśli chcesz więcej, kliknij w obrazek i pobierz bezpłatnie pdf, w którym znajdziesz 10 zasad codziennego planowania.
