szkoła planowania

Czy planowanie ma sens?

Czy należysz do osób, które działają bez planu?

Czy wydaje Ci się, że planowanie jest nudne i nigdy się nie sprawdza?

A może nie wiesz, w jaki sposób planować, aby realizować to co ważne?

Jeśli na którekolwiek z pytań udzieliłeś twierdzącej odpowiedzi, dzisiejszy artykuł jest dla Ciebie. Spróbuję Cię przekonać, że planowanie jest rozwiązaniem Twoich problemów z odwlekaniem, odkładaniem, wyrzutami sumienia, brakiem efektów i pozostawaniem w sferze marzeń Twoich celów.

Ludzie uważają, że planowanie to strata czasu. W końcu w jakim celu poświęcać 10-20 minut (a czasami ponad 60 minut) na robienie planu, skoro w tym czasie można usiąść i działać. Mają doświadczenia, które pokazują, że planowali, a i tak nic z tych planów nie wyszło. A to nie zajrzeli do kalendarza. To znowu wszystko się wywróciło do góry nogami i plan był do niczego nieprzydatny. Czasami czują frustrację. Coś zaplanowali i okazało się, że potrzebują więcej czasu albo pojawiły się inne okoliczności, które uniemożliwiły im zrealizowanie tego, co sobie zaplanowali. Tak to są sytuacje, które czegoś uczą.

Nie, nie uczą tego, że planowanie jest do niczego niepotrzebne, a uczą tego, że kompletnie nie potrafisz tego robić.

Zacznijmy od początku. Jak wygląda działanie bez planu?

Załóżmy, że Twoim celem jest przygotowanie prezentacji pokazującej nowy projekt, nad którym chcesz pracować. (Jeśli jeszcze nie wiesz, jak wyznaczać cele zajrzyj do artykułu, w którym wyjaśniam jak to zrobić.)

Zamiast zaplanować przebieg pracy nad prezentacją, ale też pomyśleć nad układem treści i slajdów przystępujesz do działania – po co tracić czas?

Otwierasz więc program do robienia prezentacji i zaczynasz tworzyć. Oczywiście w pierwszej kolejności trzeba wybrać grafikę i czcionkę. Po 45 minutach masz piękne slajdy. Czas na treści. Brak Ci weny, bo jak to napisać, aby wszyscy zakochali się w Twoim pomyśle?

Co robisz? Szukasz inspiracji.

Karolina z działu HR miała w zeszłym roku super prezentację, może ją odszukam i się zainspiruję. Po 50 minutach masz to! Jednak nie usuwanie maili na coś się przydało.

To już tak późna godzina? Czas na obiad.

Po godzinnej przerwie wracasz do biurka, zapał Cię nie opuszcza. W skrzynce mailowej czekają pilne wiadomości, którymi musisz się natychmiast zająć. Trzeba na nie odpowiedzieć. Zaraz to już 15:00? Muszę lecieć na spotkanie.

Dzisiaj nie udało się zrobić prezentacji, ale jutro znajdę na to czas.

Kolejny dzień zapowiada się ciężko: spotkania, telefony, maile i zadania od szefa. A prezentacja ma być gotowa na pojutrze. O 14:00 znajdujesz chwilę i wracasz do swojej prezentacji. Myślisz sobie: zacznę pisać, żeby mieć cokolwiek, a później będę poprawiać. Mam 3 slajdy samych konkretów… ale ta grafika jednak nie pasuje – poszukam czegoś odpowiedniejszego. Jest! Teraz już wszystko pasuje. Tylko, że jest godzina 16:00 zbliża się koniec pracy, a prezentacji nie mam. Ok, zostanę po godzinach.

Po przygotowaniu dwóch kolejnych slajdów stwierdzasz, że jest na nich za dużo tekstu, wyrzucasz więc tekst i decydujesz, że pozostałe konkrety dopowiesz. Godzina 21:00 wyczerpany kończysz prezentację. Sprawdzasz ostatni raz. No cóż nie o tym myślałeś wczoraj, ale nie masz już czasu na poprawki. A jeszcze dobrze byłoby przemyśleć, co powiesz przy każdym slajdzie.

Rozumiesz problem z brakiem planowania? Ja takich sytuacji spotykam mnóstwo. Zawsze albo było za mało czasu, albo za dużo poprawek, albo po skończonej pracy efekt był nie taki i trzeba było zacząć od początku, albo znów coś komuś „wypadło” w ostatniej chwili i nie przewidział tego wcześniej. Praca okazała się bardziej czasochłonna niż przewidziano, itd. Mnóstwo problemów wynika właśnie z braku planowania.

Plany są niczym; planowanie jest wszystkim.

Dwight D. Eisenhower

Co daje posiadanie planu działania?

Jestem pewna, że możesz tego rodzaju sytuacje przytoczyć z własnego życia. Rozwiązaniem na nie jest właśnie planowanie. Planowanie umożliwia wcześniejsze określenie efektu, który chcesz uzyskać w wyznaczonym czasie. To w procesie planowania określasz co zrobisz, a czego nie zrobisz, określasz co jest ważne, a co może zostać zbagatelizowane. Planowanie to proces przejścia w myślach całej drogi z punktu, w którym się znajdujesz do punktu końcowego, umożliwia Ci określenie tego co będzie trudne, co będzie łatwe, co wymaga dużo czasu, a co jedynie chwili. To dzięki procesowi planowania przewidujesz co może pójść nie tak i jak temu zaradzisz. I co dla mnie najważniejsze, planowanie daje Ci gotową drogę, którą wystarczy podążać. Nie zastanawiasz się czy to co w danej chwili zaczynasz robić jest potrzebne czy zbędne. Nie zastanawiasz się co teraz warto zrobić, za co masz się wziąć. Zerkasz do listy zadań lub do planu i wiesz, że ten krok musi zostać wykonany, jeśli zależy Ci na efekcie, który sobie założyłeś.

Dzięki planowaniu nie tracisz czasu na krzątanie się zastanawianie, co należy zrobić. Nie tracisz czasu na myślenie od czego zacząć dzisiejszy dzień. Nie masz problemu z płynnym przejściem od jednego zadania do następnego, bo wcześniej poświęciłeś czas na określenie tego, co należy zrobić. Nie jest dla Ciebie problemem to, że masz bałagan na biurku, czy że szafa wymaga sprzątania. Masz plan i się go trzymasz.

Dzięki planowaniu wiesz, że masz kontrolę nad procesem. Ponadto dobrze przeprowadzony proces planowania nie pozwala Ci zrezygnować, kiedy brak Ci wiary w powodzenie.

Dobre planowanie umożliwia śledzenie progresu. Widzisz ile już zostało zrobione i ile jeszcze przed Tobą. Nie wystarczy, że w głowie Ci się wydaje, że wiesz co przed Tobą, bo w takiej sytuacji bardzo często nie dostrzegasz wszystkiego. Mając plan możesz mierzyć postęp prac. To właśnie proces planowania pozwala Ci określić ile czasu potrzebujesz na zrobienie wszystkich zadań i zakończenie całego projektu.

Poświęcenie czasu na zaplanowanie działań jest kluczowe, jeśli chcesz mieć efekty. I owszem bez planu również możesz je mieć, z tym że musisz się liczyć z dużą ilością czasu poświęconego na realizację tego co nie było potrzebna, albo wręcz tego co było zbędne.

Planowanie to umiejętność, której można się nauczyć.

Z umiejętnością planowania nikt się nie rodzi. Oczywiście możesz mieć to szczęście, że ktoś kiedyś w Twoim życiu pokazał Ci na czym polega planowanie i nauczyłeś się to robić. Może miałeś rodziców, którzy tworzyli listy zadań i przejąłeś od nich tę umiejętność. Być może w pracy miałeś szkolenie, które przekonało Cię do tego, by nie rozpoczynać działania bez planu. Jest jednak duże prawdopodobieństwo, że skoro czytasz ten artykuł – planowanie nie jest czymś co stosujesz w codziennym życiu.

Spotykam się z argumentami, że planowanie zajmuje dużo czasu (zwykle tak twierdzą pracownicy dużych firm, w których proces planowania działań trwa przez długi czas i kojarzy się z nudnym wypełnianiem tabelek i prognozowaniem parametrów sprzedaży czy innych miar sukcesu). I owszem początkowo ten proces zajmuje dużo czasu. Musisz poznać zasady, wdrożyć się, wypracować swój własny mechanizm, który współgra z Tobą i jest dostosowany do Twoich oczekiwań. Po przejściu tego etapu planowanie stanie się dla Ciebie czymś naturalnym i nie będziesz w stanie się bez niego obejść. Stworzysz własny działający system planowania, który pokochasz.

 

Jeśli jesteś ciekaw w jak można opanować tę umiejętność, od czego zacząć i z jakich narzędzi korzystać zapraszam do śledzenia strony i nowego cyklu „szkoła planowania”, w której będę pokazywać jak nabywać umiejętność planowania, jakich narzędzi można używać i jak tworzyć plany, które będą wartościowe, a nie jedynie istniejące.

 

Nie zapomnij pobrać prezentu, który dla Ciebie przygotowałam.

Ebook, dzięki któremu sam wyznaczysz drogę realizacji każdego Twojego celu, znajdziesz czas i sposób na zrealizowanie wszystkiego, co do tej pory odkładałeś na później, bo nie wiedziałeś kiedy znaleźć czas na realizację, albo jak zacząć realizować swoje marzenia.

Krok po kroku przeprowadzę Cię przez proces formułowania celu i tworzenia planu jego realizacji. Tobie pozostanie jedynie działać.