7 kroków do panowania nad czasem

by Agnieszka Jarzębowska
jak-planowac

Czas to pieniądz. Czyżby???

Czas to życie – Twoje życie.

Dlaczego są ludzie, którzy mają wystarczająco czasu na uprawianie sportu, hobby, podróże i prowadzenie biznesu, a inni wciąż są zapracowani, dokądś gonią, i nie mają czasu na chwilę odpoczynku?

Zarządzanie czasem polega na decydowaniu na co chcesz mieć w swoim życiu miejsce, a na co się w nim go nie znajdzie.

Świat stwarza wiele możliwości, rozrywek, przyjemności i zadań, na które mógłbyś przeznaczyć swój czas. Twój czas ogranicza się jednak do 24 godzin każdego dnia. To właśnie sprawia, że mimo największych chęci nie jesteś w stanie korzystać ze wszystkiego co jest możliwe. Dobra informacja jest jednak taka, że to Ty decydujesz na jakie czynności wykorzystasz ten czas, a z których zrezygnujesz. Musisz jedynie uświadomić to sobie i wziąć odpowiedzialność za swoje życie i swój czas.

Nawet jeśli teraz nie radzisz sobie z organizacją czasu lub próbujesz, ale Ci się to nie udaje to nic straconego. Możesz to zmienić. Możesz stać się świadomym użytkownikiem swojego czasu i zacząć podejmować lepsze decyzje. Same zasady zarządzania czasem są łatwe, ale już ich stosowanie w codziennej praktyce przysparza dużo trudności.

Jeśli jesteś gotowy na zmiany i chcesz zarządzać swoim czasem zobacz jakie kroki doprowadzą Cię do upragnionej efektywności.

KROK 1

Określ co jest dla Ciebie ważne i na co chcesz mieć w życiu czas

Nie wszystkie możliwości, które stwarza życie będą ważne i atrakcyjne właśnie dla Ciebie. Każdy z nas ma określone przekonania i potrzeby wobec własnego życia.

To że Twój znajomy ma firmę i wkłada wysiłek w jej rozwój nie oznacza, że Ty także masz tak postępować, że to będzie ważne również dla Ciebie. Być może Ty wybierzesz stabilizację i pewność pracy, którą właśnie masz. Dla jednej osoby ważne może być założenie rodziny, a dla kogoś innego ważniejsze okaże się życie singla i niezależność, która się z tym wiąże. Każdy z nas ma inny system wartości i inne potrzeby z niego wynikające. Przyznaj sam przed sobą, kiedy ostatnio zadałeś sobie pytanie „co dla mnie jest ważne w życiu?”.

Jest duże prawdopodobieństwo, że nigdy.

Ludzie nie zadają sobie takich pytań, bo są za trudne, bo nie chce im się o tym myśleć i jeszcze z wielu innych powodów. Więcej czasu przeznaczają na wybieranie ciuchów, czy dań w restauracyjnym menu niż nad odpowiedzią na najważniejsze pytanie w życiu.

Nie wiedzą na co chcą mieć w życiu czas. Jak więc mają podejmować codzienne decyzje o tym na co przeznaczyć czas? Nie potrafią decydować. Pozwalają więc, aby ich czas zajmowały bzdury, które są zupełnie bezwartościowe z punktu widzenia ich życia.

Świadomość tego co w TWOIM ŻYCIU jest ważne pozwala tak planować czas, aby zrobić miejsce na te istotne sprawy.

Zarządzanie czasem polega na podejmowaniu decyzji, często trudnych – bo nie jest łatwo zrezygnować z niektórych opcji, ale jeśli uświadomisz sobie, że rezygnujesz z tego bo w danym okresie życia coś innego jest ważniejsze i chcesz mieć na to więcej czasu to pozbędziesz się wyrzutów sumienia.

KROK 2

Określ dokąd zmierzasz

Kiedy już wiesz co jest dla Ciebie ważne, czas aby to sprecyzować i określić stan docelowy do jakiego zmierzasz. Zasada ta sprowadza się do określenia celów.

Cele to coś o czym dużo się mówi, ale niewiele robi. Najczęściej cel jest czymś co ludzie mają w głowie. Nie jest to dokładnie sprecyzowane, nazwane, nie ma określonych kryteriów sukcesu.

Kiedy cel jest niesprecyzowany nie wiadomo jaki ma być efekt końcowy, co zrobić, aby go zrealizować i do kiedy ma być osiągnięty. Łatwo też zapomnieć o celu, którego nie określiłeś.

Jestem daleka od tworzenia całej „religii” związanej z określaniem celów, przy zastosowaniu różnych metod i trzymania się ich za wszelką cenę. Ale wiem, że jeśli sobie nie zapiszesz i nie uświadomisz do jakiego stanu dążysz to trudno będzie Ci tam dotrzeć. Cel jest niezbędny aby określić priorytety.

KROK 3

Ustalaj i definiuj priorytety

Z celu wynikają priorytety – czyli konkretne zadania, którymi masz się zająć w określonej jednostce czasu.

Potrzebujesz priorytetów, aby każdego dnia planując swoje działania wiedzieć co konkretnie możesz, chcesz lub powinieneś zrobić. Co w danym czasie jest ważne. Bez określenia priorytetów łatwo tworzyć plan dnia lub tygodnia, który jest zapełniony różnymi aktywnościami prowadzącymi donikąd.

Kiedy nie masz sprecyzowanych priorytetów nie jesteś asertywny i zastanawiasz się nad przyjęciem każdej propozycji, która się pojawia. Kiedy ktoś Cię prosi o zrobienie czegoś – nie masz pojęcia czy możesz to zrobić czy nie. I dlatego zbyt często mówisz „tak”.  A później zastanawiasz się, dlaczego zgodziłeś się przyjąć tę propozycję?

KROK 4

Planuj swoje działania

Planowanie nie jest celem – planowanie jest narzędziem umożliwiającym realizację celu. Nie tworzysz planu po to, aby w pięknym kalendarzu zapisać sprawy, o których nie chcesz zapomnieć. Planowanie to nie koncert życzeń, to zdecydowanie na jakie zadania w danym dniu przeznaczysz swój czas.

Na szkoleniach pytam ludzi o to czy i jak planują. Okazuje się, że wielu z nich dostaje albo kupuje kalendarze na początku roku, a później pozostają one nie zapełnione. Czasami planowanie ogranicza się do stworzenia listy zadań. A lista zadań nie jest planem!

Drugorzędne znaczenie ma to w czym planujesz. Dużo ważniejsze jest czy potrafisz to robić i jakie efekty dzięki temu uzyskujesz. Jeśli więc jeszcze nie planujesz naucz się najpierw to robić, a dopiero później znajdź idealne narzędzie do planowania.

Planowanie jest proste. To bardzo techniczne zadanie, które nie powinno przysparzać żadnych trudności. Jednak planowanie jest nawykiem i jak każdy nawyk musisz go w sobie wykształcić.

Czym jest planowanie?

  • Umieszczeniem w dostępnym czasie określonych zadań, które w danym dniu mają być wykonane. Dzięki temu określasz na co wykorzystasz swój dostępny czas. To taki budżet tylko w odniesieniu do czasu.

  • Planowanie to Twoja mapa, dzięki której nie musisz się zastanawiać co zrobisz jako następne. Nie tracisz energii na decydowanie za jakie zadanie się wziąć. Nie musisz wiele razy w ciągu dnia się zastanawiać co zrobisz później, po skończonym zadaniu. Sięgasz do planu i wiesz, co jest następną czynnością którą wykonasz.

  • Plan daje Ci możliwość wykonania większej ilości zadań w krótszym czasie. Planując określasz czas, który masz na zrealizowanie każdego zadania, dzięki temu wykonując zadanie nie pozwalasz sobie na rozpraszanie się. Do tego jeśli określisz termin wykonania zadania skłaniasz się do dotrzymania go dużo bardziej niż kiedy wydaj Ci się, że czas na zrealizowanie zadnia jest nieograniczony. Czując presję czasu starasz się wykonywać zadania szybciej, aby wyrobić się w dostępnym terminie.

  • Planowanie pomaga w szybkim podejmowaniu decyzji. Kiedy w ciągu dnia, ktoś przychodzi do Ciebie z propozycją spotkania, albo z prośbą, żebyś coś wykonał za niego nie masz rozterki w postaci „czy będę miał na to czas?”. Zaglądasz do panu i wiesz, że realizujesz inne ważne zadania. Stajesz się asertywny i potrafisz odmówić.

KROK 5

Nie myl tego co ważne z tym co pilne

Ważne to nie to samo co pilne. Im szybciej zrozumiesz tę różnicę tym szybciej uporasz się z nadmiarem zadań.

Kiedy działasz bez planu i nie zastanawiasz się nad tym jakie masz priorytety, a w Twoich działaniach panuje chaos, nie wiesz co powinieneś robić a czego nie. Łatwo wtedy wpaść w pułapkę robienia tego co pilne i co przynosi natychmiastowy efekt. Tak już jest, że to co ważne w życiu nie jest pilne. I przez to pojawia się tendencja do odwlekania czasu zajęcia się tymi sprawami, na rzecz zadań które są pilne. Pilne zadania krzyczą i ciążą każdego dnia co sprawia, że bez refleksji przechodzisz do ich realizacji.

I tak oto kończysz dzień w poczuciu, że tyle zrobiłeś rzeczy – cały dzień zajmowałeś się różnymi zadaniami. Ich liczba była duża, ale wartość dla Twoich celów już być może żadna.

Nie daj się temu poczuciu realizacji spraw pilnych. Sprawy pilne, pojawiające się nagle naprawdę w dużej większości przypadków są zupełnie lub mało wartościowe dla Twojego życia. Owszem część z tych zadań musisz realizować bo są one częścią Twojej pracy albo życia, ale nie popadaj w zajmowanie się tym co pilne kosztem tego co ważne. Naucz się odróżniać te sprawy.

Ważne jest to co prowadzi Cię do realizacji Twoich celów, co jest Twoim priorytetem. Wszystkie zadania, których wykonanie przybliży Cię do realizacji celu są ważne.

Pilne zadania to te, które się pojawiają znikąd, które wynikają z oczekiwań innych ludzi wobec Ciebie. To są zadania, które mogą poczekać na swoją realizację. A czasami być może możesz ich wcale nie realizować, albo zlecić je innym ludziom.

KROK 6

Koncentruj się na tym co robisz, a wykonasz to szybciej

Jak zaczynasz swój dzień? Czy to co robisz rano daje Ci możliwość skoncentrowania się na tym co przed Tobą, czy też zaczynasz dzień od mediów społecznościowych, sprawdzenia poczty email, czytania gazet lub oglądania telewizji?

Żeby efektywnie (tzn. tak szybko i tak bezbłędnie, na ile pozwalają Ci Twoje umiejętności) wykonywać zadania z planu dnia potrzebujesz byś skoncentrowany. Nie możesz doprowadzać do rozpraszania się niepotrzebnymi sprawami. Kiedy Twój mózg dostanie poranną papkę bzdur szybko staje się przeciążony, zaczyna myśleć o zbyt wielu sprawach jednocześnie i nie pozwala Ci działać z pełną efektywnością.

Skupienie dotyczy także koncentrowania się na zrobieniu tego, co powinno być zrobione w danym dniu. W czasie pracy będzie wiele sytuacji, które mogą Cię zdekoncentrować. Musisz wykazać się determinacją, aby pozostać na torze i zakończyć to co rozpocząłeś. Jeśli każdego dnia będziesz rezygnować ze swoich ważnych spraw tylko dlatego, że pojawi się na drodze coś nagłego albo pilnego do wykonania, pomyśl kiedy i czy w ogóle zrealizujesz to co założyłeś?

Panowanie nad swoim czasem, a konkretnie mówiąc nad zadaniami, które możesz w tym czasie wykonać jest najważniejsza dla zachowania wewnętrznego spokoju i harmonii. Kiedy tracisz kontrolę nad czasem i masz zbyt dużo do wykonania narażasz się na stres, lęk i utratę wiary we własne możliwości.

KROK 7

Odpoczywaj

Odpoczynek to nie nagroda za ciężką pracę, to warunek niezbędny, aby ta ciężka praca mogła być przez Ciebie realizowana. Kiedy jesteś zmęczony praca przestaje być efektywna i zaczynasz się do niej zmuszać. A wszystko co robisz wbrew sobie powoduje, że coraz trudniej Cię przekonać do zrobienia tego i masz coraz większą chęć aby odpuścić. Poza tym jak możesz pracować efektywnie kiedy jesteś zmęczony, niewyspany i brakuje Ci czasu na bycie ze samym sobą albo na robienie tego co Cie odpręża? Po jakimś czasie może pojawić się refleksja „to po co ja to właściwie robię?”. Pamiętasz, że zaczęłam od tego, że czas to Twoje życie. Każda chwila ma znaczenie.

Nie twierdzę, że masz ciągle odpoczywać. Zdaję sobie sprawę, że są okresy w życiu, w których chcesz pójść z czymś do przodu i decydujesz się na wytężoną pracę i na jakiś czas jesteś gotowy zrezygnować z niektórych przyjemności. Ale jeśli to stanie się Twoim trybem życia, po jakimś czasie efektywność tego co robisz będzie spadać i zorientujesz się, że przeznaczasz na realizację określonych zadań dużo czasu, a nie masz zakładanych efektów.

Nie rezygnuj więc z odpoczynku i uwzględniaj go w planie swojego tygodnia. Jeśli masz czas w którym musisz przycisnąć  nie zapominaj chociaż o wysypianiu się.

 

Który krok jest dla Ciebie największym wyzwaniem? 

Zobacz inne wpisy

Ta strona korzysta z ciasteczek, aby świadczyć Ci usługi na jak najwyższym poziomie. Wyrażam zgodę Dowiedz się więcej