Kiedy na sali szkoleniowej pytam uczestników, czym według nich jest zarządzanie czasem, co o nim słyszeli i czego się spodziewają słyszę wiele błędnych przekonań, powtarzanych mitów i kłamstw. Dlatego w tym artykule napisze o największych i najczęstszych kłamstwach i mitach.
#1 Czas to pieniądz
Musiałam od tego zacząć. Często słyszę to zdanie, ale absolutnie się z nim nie zgadzam! Dla mnie czas to życie. Idąc na cmentarz widzimy tabliczki „Jan Kowalski, żył lat 87”. Nigdzie nie widziałam na nagrobku napisu „Jan Kowalski, żył – 345 000 zł” czy „Jan Kowalski, żył 1 276 982 zł”. Także jeśli jeszcze kiedyś usłyszysz, że czas to pieniądz zastanów się czy faktycznie tak jest.
Czas jest zasobem innym od wszystkich. On po prostu jest bez względu na to czy 5 godzin oglądasz paradokumentalne seriale w TV czy uczysz się jak inwestować swoje pieniądze, czy też spędzasz szczęśliwe chwile ze swoimi najbliższymi. Czas płynie i mamy go na ziemi określoną ilość.
Teraz będą truizmy, ale czasem warto przypomnieć sobie rzeczy oczywiste:
czasu nie da się cofnąć,
czasu nie da się pomnożyć,
czasu nie da się przekazać innym czy też darować w spadku
nie odrobisz straconego czasu
wszyscy mamy 24 godzinną dobę.
I tak są to oczywistości, warto jednak o nich pamiętać.
Zapisz się na bezpłatny webinar PLANOWANIE CZASU – OD CZEGO ZACZĄĆ I JAK ROBIĆ TO DOBRZE, który odbędzie się już 13 czerwca 2019 roku. Zapisz się —>TUTAJ.
#2 Zarządzanie czasem to robienie coraz więcej w krótszym czasie
To nie do końca prawda. Zarządzanie czasem to osiąganie większego efektu. Ale też robienie tego co mamy wykonać w krótszym niż dotychczas czasie. Z jednej więc strony chodzi o to, by z wszystkich zadań jakie są do wykonania wybierać te najważniejsze i właśnie na nie rezerwować czas. A z drugiej strony dąży się do tego by pracować w taki sposób, aby powierzone zadania wykonywać szybciej. I nie chodzi o to, by zamienić się w maszynę, która tylko zwiększa swoją wydajność. Bardziej chodzi o to by pozbyć się rozpraszaczy i pracować mądrzej.
#3 Z umiejętnością zarządzania czasem trzeba się urodzić
Tak, albo się z tym urodziłeś albo do końca życia będziesz rozlazły i nieporadny. To kłamstwo.
Umiejętność zarządzania czasem to tak naprawdę umiejętność zarządzania sobą, swoimi zadaniami. I jak każda umiejętność jest ona do opanowania i nauczenia się. Jasne jednym przychodzi ona łatwiej, bo np. mieli dobre wzorce w domu, a innym trudniej. Ale jeśli myślisz sobie, że nigdy nie nauczysz się jak pracować efektywniej, to najprawdopodobniej jest to dla Ciebie świetną wymówką.
#4 Osoba produktywna robi wszystko
Otóż zupełnie NIE!
Osoba produktywna jest mocno skoncentrowana na efekcie jaki ma uzyskać i często dużo aktywności i zadań eliminuje ze swojego życia. To tak jak dobry piłkarz czy każdy inny sportowiec. Jest dobry bo mocno koncentruje się na byciu świetnym w jednej dziedzinie. A gdyby próbował być dobry w piłce nożnej, biegach długodystansowych i pływaniu najprawdopodobniej byłby w każdej z tych dyscyplin przeciętny.
Ludzie produktywni często rezygnują z bycia idealnym we wszystkim, za to mocno kładą nacisk na byciu konsekwentnym w kilku obszarach życia.
#5 Jeszcze tylko skończę ten projekt i będę mieć czas na … (tu wstaw to, na co ciągle brak Ci czasu)
Być może znasz to z własnego życia. Zabieganie i ciągły brak czasu na jakieś sprawy. I ta myśl w głowie, „jak tylko skończę TO (tu wstaw projekt nad którym aktualnie pracujesz), to będę mieć czas na TO (tu wstaw to, na co brakuje Ci czasu)”. To zdanie dotyczy zarówno pracy zawodowej jak i życia prywatnego.
Prawda jest taka, że czas sam Ci się nie zrobi, on nie przyjdzie i nie zapuka do drzwi. Jeśli teraz na coś brakuje Ci czasu to w przyszłości też tak będzie. Czas czymś się zapełni.
Jeśli właśnie tak wgląda Twoja rzeczywistość to albo ją zaakceptuj, albo zacznij coś z tym robić. Po pierwsze określ swoje najważniejsze obszary w życiu. I nie mów, że wszystko jest ważne, bo tak nie jest. Jest w Twoim życiu coś bardzo istotnego i coś z czego chwilowo możesz zrezygnować. Kiedy już to określisz zastanów się w jaki sposób możesz dbać o ten obszar swojego życia, a później zwyczajnie planuj czas na te aktywności. Być może brzmi prosto, ale w rzeczywistości sprawia to wielu ludziom ogromny problem.
#6 Zarządzanie czasem zabija spontaniczność
Już nawet nie liczę ile razy to słyszałam. Rozumiem, że tworzenie budżetu finansowego pozbawia życie smaku, a planowanie zabija spontaniczność. Ale jak pytam takie spontaniczne osoby, kiedy ostatnio tak spontanicznie poszły na spacer, czy zabrały partnera na randkę to mają ogromne kłopoty z przypomnieniem sobie. Właśnie dlatego, że czas spontaniczny, nieplanowany po prostu rozłazi się na niczym.
Nie twierdzę, że masz planować w swoim życiu wszystko, ale to co dla Ciebie istotne w życiu powinno znaleźć odzwierciedlenie w przeznaczanym na to czasie. A jeśli nie znajduje to może pora, aby zwyczajnie te aktywności zaplanować?
#7 szkoda czasu na planowanie, skoro można od razu zacząć robić
Tak, skąd ja to znam. Ok. Wyobraź sobie, że remontujesz mieszkanie i Twój pracownik ekipy remontowej (nazwijmy go Pan Romek) przychodzi do mieszkania i zaczyna robotę. Wyciągnął płytki, smaruje klejem i zaczyna układać od prawego dolnego rogu.
Już widzę Twoje zdenerwowanie.
Tym bardziej, że te płytki miały być w kuchni.
Ja zdecydowanie wolałabym Pana Romka, który jednak planuje i określa co i jak będzie robić. Czy muszę coś jeszcze dodawać, aby udowodnić, że to kłamstwo?
#8 Istnieje jeden sprawdzony (i najlepszy) sposób zarządzania czasem
Tak i to najlepiej taki o jakim napisał jakiś międzynarodowy ekspert. Szkoda tylko, że sięgając po różne pozycje książkowe czy słuchając wypowiedzi różnych osób zajmujących się tym zagadnieniem okazuje się, że każdy robi to inaczej.
No właśnie, bo nie istnieje żaden jeden, uniwersalny sposób. Owszem są techniki, triki i zasady, ale możesz z nich wybrać to co jest odpowiednie dla Ciebie i co pozwala realizować Twoje cele.
To tak jak z odżywianiem. Są uniwersalne zasady i wiedza, ale rodzajów diet są setki i każda ma swoich zwolenników, przeciwników. Jednym coś pomaga innym nie. Nie ma sensu sztywno stosować jakiejkolwiek, nawet najbardziej popularnej metody, tym bardziej jeśli nie jest ona wygodna dla Ciebie, jeśli Cię frustruje. Wybierz z tego co jest to co u Ciebie się sprawdza i działaj.
#9 Do zarządzania czasem potrzebuję najlepszego kalendarza/aplikacji/programu/narzędzi
To tak samo prawdziwe jak to, że aby schudnąć potrzebuję mieć w domu orbitrek. No cóż jeszcze nie spotkałam osoby, która miałaby świetną sylwetkę tylko dlatego, że ma jakiekolwiek sprzęty w mieszkaniu.
Często pracuję z mężczyznami „gadżeciarzami”, którzy pokazują mi jakie mają świetne aplikacje, które robią to, przypominają o tym, liczą tamto. Tylko brakuje im jeszcze narzędzia, które zrobiłoby pracę za nich (swoją drogą jeśli znasz takie to daj znać, chętnie nabędę nawet za miliony monet). To co obserwuję to rozpraszanie swojej uwagi na mnóstwo narzędzi, które niby mają pomagać, ale w rzeczywistości tylko zaburzają stan faktyczny tego co jest do zrobienia i niepotrzebnie rozpraszają.
To samo dotyczy osób kochających papier i planowanie w organizerach (ja też zaliczam się do tej grupy). Często osoby takie szukają najlepszego planera, zapominając że sam planer nie załatwi spraw. Dobre zarządzanie czasem wymaga wypracowania nawyków, pozbycia się destrukcyjnych zachowań i wymaga poukładania sobie wielu spraw, od określenia wartości, celów po codzienną samodyscyplinę. Bez tego nawet najlepsze narzędzie nie spełni swojej funkcji.
# 10 Zarządzanie czasem wymaga work-life-balance
Wiele osób nie lubi tego określenia tłumacząc, że nie da się dzielić życia na pracę i życie poza pracą, bo wszystkie te aktywności są częścią życia jednego człowieka. I owszem coś w tym jest. Chociaż wydaje mi się to szukaniem dziury w całym. Dla mnie work-life-balance jest po prostu life-balance. Czyli takim kreowaniem życia, w którym jest czas i miejsce na wykonywanie aktywności zawodowych i czas na sprawy prywatne. Szczególnie jest to istotne dla osób mocno skoncentrowanych tylko na jednym obszarze. Po jakimś czasie prowadzenia takiego życia zaczynają one odczuwać brak tego drugiego obszaru. Czują się niespełnione.
Uważam więc, że człowiek potrzebuje life-balance, ale nie zawsze musi te sfery bardzo mocno oddzielać od siebie. To zależy od charakteru pracy i potrzeb indywidualnych. Da się żyć w taki sposób, by sfera prywatna i zawodowa się ze sobą przenikały i współgrały.
A jakie Ty słyszałeś, albo masz przekonania na temat czasu i zarządzania nim?
