Prokrastynacja – obco brzmiące słowo określające najczęściej bardzo niepożądane zachowanie. Prokrastynacja czyli odkładanie na później, na jutro, na za tydzień, na bliżej niesprecyzowaną przyszłość. To trochę jak rozdwojenie pomiędzy racjonalnością, która podpowiada i rozumie, że wykonanie zadania wcześniej daje poczucie satysfakcji i chroni przed negatywnymi konsekwencjami działania pod presją czasu. Z drugiej strony jest nieracjonalność, która nie pozwala czekać na nagrodę, każe wykonywać te zadania, które przynoszą natychmiastowy efekt, które zapewniają szybką przyjemność i zadowolenie z zakończenia zadania. To dlatego mając całą listę ważnych zadań do zrealizowania, których wykonanie przyczyni się do osiągnięcia celów, częściej wybieramy te bezwartościowe: rozwieszanie prania, przygotowanie obiadu, przejście kolejnego poziomu w grze komputerowej, odpisanie na zaległe maile…
Prokrastynacja jest jak karta kredytowa.
To świetna zabawa, dopóki nie dostaniesz rachunku.
– Christopher Parker
Może nie ma nic złego w odkładaniu na później? W końcu jeśli nie realizujesz swoich celów to tylko i wyłącznie Twoja sprawa. A jednak, prokrastynacja wywołuje poczucie winy i wyrzuty sumienia. Osoba odkładająca realizację zadań nie jest zadowolona z takiego postępowania, ma świadomość, że nie jest ono właściwe. Odwlekane zadania sprawiają, że prokrastynator odczuwa niepokój, stres, a w konsekwencji traci wiarę we własne możliwości i spada jego poziom pewności siebie. Jednak w dalszym ciągu postępuje według znanego sobie schematu.
Jeśli należysz do osób, które notorycznie albo okazjonalnie odkładają w czasie realizację zadań. Jeśli takie zachowanie wywołuje w Tobie wyrzuty sumienia, zobacz jakie metody możesz zastosować, aby przezwyciężyć chęć odkładania i zacząć wreszcie żyć w poczuciu spełnienia i sprawczości.
Na mojej subiektywnej liście znajduje się 10 najczęstszych przyczyn odkładania na później. Jeśli masz problem z prokrastynacją zobacz jak możesz sobie pomóc w jej pokonaniu.
1. Brak umiejętności i wiedzy umożliwiających realizację zadania.
Odkładanie na później może wynikać z braku umiejętności niezbędnych do realizacji zadania. Wiemy, że praca nad zadaniem wymaga określonej wiedzy czy też umiejętności, której nie posiadamy. Dla mózgu jest to sygnał, że aby rozpocząć pracę, w pierwszej kolejności należy poznać sposób jego realizacji. Uciekamy od tego. Pozyskiwanie wiedzy zajmie nieco czasu, a to oddala etap zakończenia zadania. Jest to często problem dotykający perfekcjonistów, którzy w nieskończoność potrafią zwlekać z realizacją zadań, argumentując to brakiem wystarczającej wiedzy, chęcią douczenia się wszystkiego co wiąże się z danym zadaniem.
Jak sobie z tym poradzić?
Mając przed sobą konkretne zadaniu, warto wypisać co trzeba wiedzieć lub umieć, aby je zrealizować. Z taką wiedzą można sporządzić plan działania, który uwzględnia pozyskiwanie wiedzy lub poszukiwanie kogoś, kto taką wiedzę już ma.
Można spróbować znaleźć kogoś, kto zrobił to zadanie wcześniej i dowiedzieć się w jaki sposób tego dokonał. Oczywiście nie chodzi o kopiowanie postępowania, ale o sprawdzenie jak to było zrobione, jaka wiedza była przydatna, a jaka okazała się zbędna.
Często ludzie chcą wszystkim zajmować się samodzielnie i uczą się wykonywania wielu zadań. Ileż szybciej i efektywniej jest skorzystać z pomocy specjalisty, który się na danej rzeczy zna, który zrobi to bezbłędnie w dużo krótszym czasie. A prokrastynatorowi zaoszczędzi wielu godzin samodzielnego poszukiwania rozwiązania.
2. Wyższość spraw pilnych nad ważnymi
Przystępując do działania spoglądamy na listę zadań do wykonania (listę „to do”) i zamiast rozpocząć pracę od zadań ważnych, priorytetowych skupiamy się na sprawach pilnych, zwykle nie wymagających dużego zaangażowania. Odpisywanie na maile, oddzwanianie do klientów, umówienie firmy serwisującej, wydrukowanie materiałów itd. Czas ucieka, a priorytety nadal czekają na swoją kolej. Może się okazać, że cały dzień był zajęty, ale to co dla nas najważniejsze nie zostało ruszone, bo wygrało ze sprawami pilnymi, ale niewiele znaczącymi w kontekście tego co uważamy za ważne.
Jak sobie z tym poradzić?
Przede wszystkim dobrze określić i uświadomić sobie co jest ważne. Ja lubię zadawać pytanie „Jakie to będzie miało znaczenie za 2-5 lat?” Jeśli coś nie będzie miało znaczenia, oznacza to, że nie jest ważne. Koniec kropka. Taka sprawa może poczekać. Takie działanie wymaga dużej świadomości tego do czego się dąży, determinacji, ale też trzeźwości umysłu. Nie można się rozpraszać i spuszczać celu z oczu. Zdaj sobie sprawę, że ludzie chcą zawładnąć naszym czasem, dzwonią do nas w błahych sprawach, chcą dostać odpowiedź na zadane pytanie natychmiast, szef chce mieć coś na wczoraj, chociaż informuje nas o tym dzisiaj. Sami musimy określić na co przeznaczamy nasz czas i nie pozwalać na zabieranie go przez innych. Odmawiając uczymy innych, że chcąc nas o coś poprosić muszą wziąć pod uwagę, że ich ważne sprawy są ważne dla nich, u nas trafią na listę zadań oczekujących. Tym sposobem stworzymy sobie przestrzeń na realizację ważnych dla nas zadań.
3. Obawa przed niepowodzeniem
Brak wiary w powodzenie i we własne kompetencje powoduje strach i niechęć do realizacji zadania. Każde działanie niesie za sobą ryzyko niepowodzenia, ale nie jest to uzasadnienie wystarczające do niepodejmowania działania. Często brak wiary we własne siły blokuje przed podjęciem działania, powoduje odpuszczanie albo nierozpoczynanie realizacji tego co ważne, bo przecież i tak się nie uda.
Jak sobie z tym poradzić?
Mam na to skuteczny sposób, który u mnie działa. Zadaję sobie pytania: Czy ktoś już przede mną tego dokonał? Czy ten ktoś miał nadzwyczajne umiejętności lub wiedzę tajemną, która umożliwiła mu wykonanie tego zadania? Co się stanie jeśli mi się nie uda? Czego się boję?
Swoje odpowiedzi zapisuję pod pytaniami i zawsze okazuje się, że nie ma czego się bać. Oczywiście zawsze dochodzę do wniosku, że jest to wykonalne i możliwe. Jeśli mi się nie uda mój świat będzie taki jak dotychczas, to co dla mnie najważniejsze nadal będzie ze mną. Najbardziej zaskakują mnie odpowiedzi na ostatnie pytanie. Zwykle pojawiają się tam odpowiedzi, które są tak absurdalne i tak nieistotne, że natychmiast zaczynam działać.
4. Próba zjedzenia arbuza w całości
Odkładanie dotyczy zadań, które są duże, na których efekt trzeba poczekać i włożyć wcześniej dużo pracy w jego wypracowanie. Ludzie są niecierpliwi, często oczekują natychmiastowych efektów. Przystępując do realizacji dużego zadania nie oczekuj spektakularnych efektów natychmiast. Nie ma sensu pracować cały dzień w nadziei, że szybko skończysz.
Jak sobie z tym poradzić?
Nie jedz arbuza w całości, podziel go na małe kawałki i zjadaj po cząstce. Znaczy to ni mniej ni więcej, że mając przed sobą realizację dużego projektu, najefektywniej jest podzielić go na małe odcinki, które łatwo zrealizować w jednym bloku czasowym np. 50 minutowym. Po wykonaniu kilku bloków zadań widać, że praca nad całym projektem posuwa się do przodu. Daje to dodatkową motywację do niezostawiania zadania. Mając przed sobą do wykonania małe zadania, które są proste nie masz pokusy odkładania ich w czasie.
5. Niechęć do realizacji zadań postrzeganych jako trudne, nieprzyjemne, czasochłonne
Myślenie o zadaniu w sposób negatywny powoduje niechęć do pracy nad nim i w dużo większym stopniu skłania do zajmowania się sprawami postrzeganymi jako przyjemniejsze. Osoby odkładające mają tendencję do przedkładania zadań przyjemnych nad nudnymi czy trudnymi. Natomiast osoby, które nie odwlekają wolą zrealizować zadanie trudne i zabierające dużo czasu i niejako na deser zostawiają sobie zadania łatwiejsze czy też przyjemniejsze.
Jak sobie z tym poradzić?
Znaleźć w zadaniu to co sprawia przyjemność. Pisząc rozprawę doktorską wielokrotnie łapałam się na tym, że myślę o niej w sposób negatywny, traktuję tę pracę jako nudną, chociaż lubiłam mój temat. Odkryłam, że niektóre elementy pracy rzeczywiście mnie nudziły. Przystępując więc do pisania zaczynałam od rozdziałów, które były ciekawe, a jak je kończyłam, z dużo większą ochotę i z rozpędem pisałam te, które wcześniej uważałam za mniej pasjonujące czy trudne.
Mając nieprzyjemne lub nudne zadania warto poszukać innego sposobu na ich realizację. Chcąc uprawiać aktywność fizyczną można wybrać taki rodzaj zajęć, który będzie dla nas ciekawy, albo połączyć go z czymś ciekawym np. słuchaniem podcastów czy audiobooków podczas biegania albo ćwiczeń na siłowni. Pracę można przenieść do kawiarni i tworzyć coś w nowym, innym otoczeniu. Polecam pracę na tarasie w ciepłe dni u mnie sprawdza się genialnie. W ciepłych promieniach słońca nawet najtrudniejsze zadanie wykonuję szybciej i z uśmiechem na ustach.
Warto tak sobie ustawić zadania, aby po wykonaniu tego co mniej lubimy znalazło się coś na co czekamy. Po osiągnięciu jakiegoś małego celu można zaplanować małą przyjemność, wybrać się na wycieczkę albo do SPA. Można ustalić, że po wykonaniu czegoś ważnego w danym dniu zrobisz sobie 25 minut relaksu na hamaku czy zadzwonisz do kogoś ważnego dla Ciebie (w sprawie prywatnej).
6. Zła organizacja pracy
Osoby nie organizujące sobie pracy, niedziałające z planem i listami realizowanych zadań, częściej pracują w chaosie. Dużo łatwiej im żonglować swoimi zadaniami, bo jedyne co muszą zrobić, to przekonać siebie, że wcale tego na dzisiaj nie planowały. Ponadto co z tego, że miały coś zrobić, skoro nic nie jest przygotowane, dokumenty są porozkładane w przypadkowych miejscach i samo zebranie ich zajmuje kilka kwadransów. Miałeś się zdrowo odżywiać, ale idąc na zakupy nie masz listy posiłków nie wiesz co wrzucić do koszyka, a później przygotowując posiłek na kolejny dzień brakuje Ci najważniejszych składników.
Jak sobie z tym poradzić?
Zapoznać się z zasadami planowania i realizowania celów, a następnie wdrożyć te zasady w życie. Nie ma jednego sposobu planowania, zapisywania zadań, każdy może mieć swój ulubiony system. Każdy sposób jest lepszy niż pamiętanie w głowie co jest do zrobienia, załatwienia, kupienia. Dobrze zorganizowani ludzie przystępują do pracy z listą zadań (najlepiej zapisaną odręcznie), korzystają z aplikacji, które przypominają co jest do zrobienia i skutecznie blokują wszelkie rozpraszacze. Mając listę masz możliwość wcześniejszego przygotowania się do realizacji zadania. W moim przypadku po zakończeniu pracy tworzę listę zadań na kolejny dzień. Jeśli wystarcza mi czasu przygotowuję niezbędne dokumenty, artykuły i materiały. Nowy dzień zaczynam od priorytetu, nie tracę czasu na poszukiwanie materiałów, które są mi niezbędne aby wykonać zadanie.
Skutecznego planowania i efektywnej organizacji pracy możesz nauczyć się zapisując się na darmowy kurs 5 dni do skutecznego planowania. Kliknij na zdjęcie i zgłoś chęć udziału w kursie.
7. Nierozwinięta umiejętność podejmowania decyzji
Tkwienie w procesie decyzyjnym w nieskończoność powoduje, że działanie nie jest możliwe. Długie zastanawianie się i rozważanie wszystkich „za” i „przeciw” dążenia do celu powoduje narastanie wątpliwości i bardzo mocno żywi „wewnętrznego krytyka”. Pojawia się coraz więcej argumentów przemawiających za tym, że decyzja jest błędna. Ponadto nawet pozytywna decyzja u takich osób spotyka się z wewnętrznym oporem, czyli nie została ona do końca zaakceptowana, a to samoistnie rodzi niechęć do realizacji zadań.
Jak sobie z tym poradzić?
Bardzo precyzyjnie określ co jest do zrobienia, im precyzyjniej tym lepiej. Nie będziesz tracić zbędnego czasu na poszukiwanie odpowiedzi co dalej, zabezpieczy Cię to również przed pokusą zaglądania do przeglądarki i szukania nowych możliwości na wykonanie zadania. Dobrze też zaplanować działania na określoną jednostkę czasu. Ja jestem zwolenniczką pracy w blokach 50 minutowych, ale można również rozłożyć zadania na kwadranse. Możesz też tak rozpisać zadania, aby ich realizacja nie zajmowała więcej niż 15 minut. Tak małe zadanie można wykonać niemal bezproblemowo.
8. Nie wiem od czego zacząć
Duże zadania mają to do siebie, że są złożone i wymagają wielu działań. Prokrastynatorzy mają więc kolejny powód do odkładania, mówiąc, że nie wiedzą od czego zacząć. Nie mając sprecyzowanego początku działania nie podejmują się jego realizacji, bo albo robią coś łatwego i pilnego, albo myślą od czego by zacząć.
Jak sobie z tym poradzić?
Najskuteczniej jest rozpisać zadanie na małe kroki i wykonać pierwszy, a zaraz potem następny. Wystarczy rozpocząć działanie, aby praca nad nim zaczęła posuwać się do przodu. Otwórz więc program, w którym będziesz pracować, albo przeczytaj pierwszego maila od klienta, albo umów spotkanie z kimś, kto dostarczy Ci informacji niezbędnych do realizacji zadań. Pierwszy krok uruchomi lawinę działań. Samo rozpoczęcie powoduje, że z większą lub mniejszą ochotą realizujesz to co zaplanowane.
9. Zadanie nie jest dla Ciebie ważne lub nie jest Twoje
Popadasz w dysonans, pomiędzy tym czego Ty chcesz, a tym czego chce ktoś inny. Trudno nam realizować cele, które nie są nasze, z którymi się nie utożsamiamy albo, które pozostają w sprzeczności co do naszych dążeń.
Jak sobie z tym poradzić?
Zadaj sobie pytanie „dlaczego odkładam realizację tego zadania?” Naprawdę szczera odpowiedź wiele może powiedzieć o powodach odkładania. Możesz dojść do wniosku, że nie chcesz realizować tego celu, bo on nie jest Twój tylko został Ci narzucony. Albo znalazł się na Twojej liście bo takie są trendy i oczekiwania zewnętrznego otoczenia a nie Twoje. Jeśli masz możliwość decydowania o sobie i dojdziesz do takich wniosków, zrezygnuj z realizacji celu. Jeśli natomiast jest to cel zawodowy narzucony przez przełożonego zastanów się, czy jest on w zakresie Twoich obowiązków i czy jest ważny z punktu widzenia Twojego stanowiska. Nie musisz przyjmować każdego polecenia służbowego. Masz możliwość negocjowania i rozmawiania z przełożonym o swoich zadaniach w pracy. Mnie wielokrotnie zdarzało się nie zgadzać z wyznaczonymi zadaniami i na rozmowie udawało mi się znaleźć argumenty dlaczego nie powinnam realizować tych zadań. Musisz mieć przygotowane argumenty, które będą przekonujące. Warto pamiętać, że bycie pracownikiem nie oznacza godzenie się na wszystko co zostaje nam zlecone.
10. Od zawsze odkładam – taki już jestem, tak już mam!
Masz świadomość, że odkładanie na później nie pojawiło się u Ciebie wczoraj. Wiesz, że żyjesz z tą przypadłością od wielu lat i uważasz, że tak musi być. Tłumaczysz sobie, że tak już masz. Mając nowe zadanie zakładasz od razu, że i tak zaczniesz je realizować, jak termin będzie się zbliżać do końca.
Jak sobie z tym poradzić?
Nic nie jest nam dane raz na zawsze. Jeśli myślisz o sobie, że odkładanie to Twoja cecha wrodzona – czas to zmienić. Przestaw myślenie na takie, które zakłada, że zrobisz zadanie od razu. Zdecyduj świadomie, że kolejne ważne zadanie wykonasz bez odwlekania. Udowodnij sobie, że to potrafisz. Mając przed sobą zadanie powiedz „zrobię to teraz, nie odłożę tego na później”. Takie świadome podejście pozwala dużo skuteczniej decydować się na działanie. Po jakimś czasie świadomej organizacji odczujesz korzyści z natychmiastowego działania, a nawyk zostanie z Tobą na dłużej.
Kolekcjonuj sukcesy, zapamiętuj jakie samopoczucie wywołuje u Ciebie zrealizowanie Twoich ważnych zadań. Za każdym razem kiedy pojawi się myśl o odłożeniu czegoś w czasie pomyśl przez chwilę jak będziesz się czuć z wiszącym nad głową wiadrem z zimną wodą, a jak zakończy się Twój dzień kiedy odhaczysz zrealizowane zadanie.
Strach przed wykonaniem danej czynności jest dla nas bardziej męczący, stresujący i wykańczający psychicznie, niż samo jej wykonanie.
– Rita Emmet
„The Procrastinatorś Handbook”
