Prowadząc szkolenia i zajęcia z zakresu organizacji czasu zadaję kursantom pytanie:
jak oceniasz w skali od 1 do 10 swoje umiejętności zarządzania sobą i swoimi zadaniami w czasie?
Zdecydowana większość plasuje się gdzieś około 5, pozostałe osoby albo wyżej albo nieco poniżej. I jak to w krzywej rozkładu normalnego, nieliczne jednostki oceniają się skrajnie źle (1-2) lub skrajnie dobrze (9-10). Osoby, które oceniły swoje umiejętności powyżej 5 pytam dalej:
jak organizujesz swój czas i zadania?
jakie narzędzia lub metody wykorzystujesz?
Bardzo często pada odpowiedź, że mają kartki, kalendarz lub aplikacje w telefonie, w których zapisują wszystko co mają do zrobienia, aby o niczym nie zapomnieć. Tworzą listy TO DO. Może nie byłoby w tym nic zaskakującego, gdyby nie to, że w trakcie dalszej pracy okazuje się, że osoby planujące w taki sposób wcale nie zarządzają swoimi zadaniami dobrze. One po prostu robią pierwszy krok i na nim się zatrzymują.
Czym jest lista TO DO?
Lista powszechnie określana jako TO DO, to nic innego jak wypisanie wszystkich zadań, rzeczy i umówionych spotkań w jednym miejscu. Zadania można zapisywać w kalendarzu, na kartce, w notesie, w telefonie lub w aplikacji do zarządzania zadaniami. Właściwie miejsce zapisania nie ma znaczenia.
Jeśli tworzysz takie listy to zdajesz sobie sprawę z tego jak one wyglądają. Jest to ciąg niekończących się zadań, pomysłów, idei i dat. Wszystko przypadkowe, nie powiązane ze sobą.
Jeśli nie tworzysz list i wszystko masz w pamięci, ale czujesz, że ten system nie działa – zapisz się na darmowe szkolenie on-line. Wystarczy kliknąć w zdjęcie i zostawić swój adres e-mail, a ja już w kwietniu przeprowadzę Cię przez proces planowania, dzięki któremu nauczysz się, jak skutecznie organizować swoje zadania i realizować priorytety, nie zaniedbując swoich pasji i czasu wolnego.
Praca z listą TO DO nie działa?
Działanie z przygotowaną listą TO DO jest bezproduktywne i bezsensowne. Jeśli choć raz próbowałeś organizować się w ten sposób rozumiesz dlaczego. Jeśli natomiast nie tworzysz takiego narzędzia, spróbuję Ci wyjaśnić dlaczego to nie działa.
Wyobraź następującą sytuację. Przychodzisz rano do pracy, na biurku wita Cię sporządzona przez Ciebie lista zadań TO DO. Ochoczo przystępujesz do działania, bo masz cel, aby wykreślić wszystko co się na niej znajduje.
Punkt 1 Telefon do klienta. Miało być szybko i bezproblemowo, ale klient ma dodatkowe wymagania i do swojej listy dopisujesz
+ poprawienie wcześniej wysłanej oferty,
+ kolejny telefon do klienta.
Ok może z drugim zadaniem pójdzie szybciej.
Punkt 2 Odpowiedzieć na wiadomości, które zostały w skrzynce oznaczone jako ważne. Mail pierwszy, dotyczy potwierdzenia wyjazdu służbowego.
✔ Chwila skupienia i załatwione.
Druga wiadomość – raport dla szefowej, z tym się nieco czasu zejdzie, to może mail trzeci itd.
Punkt 3 Na liście jest też ✔ kawa i pączek, to chyba najlepszy czas na realizację tego zadania.
Po całym dniu pracy ze swojej organizacyjnej listy wykreślasz 7 zadań, ale w międzyczasie dopisujesz 5 kolejnych. Czy takie zadania mają szansę kiedykolwiek się skończyć? Czy nastanie taki dzień, że przyjdziesz do pracy, usiądziesz przy biurku i zaczniesz robić to co ważne?
Z listą TO DO raczej Ci się nie uda, no chyba, że będzie to pierwszy dzień w nowej pracy:)
Dlaczego lista TO DO nie działa?
Lista zadań i wszystkiego co wyrzucamy z głowy na przenośne źródło pamięci nie działa, nie pozwala Ci się zorganizować i realizować tego co ważne, bo to nie jest jej funkcja. Listę taką tworzysz właśnie po to, aby widzieć obraz wszystkiego co masz do zrealizowania, do zrobienia, co w najbliższej przyszłości będzie miało miejsce. Nie jest to jednak narzędzie, które umożliwia zarządzanie czasem pracy. Nie doprowadzi Cię do zakładanego celu.
Przystępując do pracy z listą TO DO nie wiesz co w danym dniu jest ważne i ma pierwszeństwo (czyli jest priorytetem, więcej o priorytetach możesz przeczytać tutaj). Nie wiesz od czego zacząć, z czego zrezygnować w ogóle, co oddelegować, a na co zarezerwować czas w przyszłości. Lista TO DO daje poczucie, że zarządzasz sobą w czasie, daje poczucie, że jesteś zorganizowany. W rzeczywistości jesteś tylko zajęty. Czujesz, że przez cały dzień tyle udało się zrobić, widzisz wykreślone z listy zadania, tylko że te zadania nie były ważne, ich realizacja nie doprowadzi Cię do Twoich celów.
Po co tworzyć listę TO DO?
Nie zniechęcam do tworzenia listy zadań TO DO. Taka lista jest dobrym miejscem do zapisania wszystkiego co przychodzi do głowy w czasie dnia. Super się sprawdza przy planowaniu dużych projektów. Wyrzucasz z głowy wszystkie pomysły i zapisujesz je w jednym miejscu. Opróżniasz swoją pamięć operacyjną i dajesz przestrzeń na pracę w skupieniu. Jednak nie jest to narzędzie do planowania samo w sobie. Zadania zapisane na liście mają się nie zagubić, lista ma Ci przypominać o konieczności wysłania czegoś, wypełnienia dokumentów, zamówienia tortu, dokonania zakupu prezentu, umycia podłogi. Nie znaczy to jednak, że musisz się tym zająć natychmiast. Musisz jedynie zarezerwować sobie w odpowiednim okresie czas, na zrealizowanie zadań z listy.
Jak pracować z listą TO DO?
1. Po pierwsze znajdź sobie jedno miejsce, w którym będziesz tworzyć swoje listy, może to być plik w Excel, Word, aplikacja lub tradycyjny notatnik.
Ja jestem zwolennikiem pisania w notatnikach, będąc na zakupach nie potrafię przejść obojętnie obok ciekawych graficznie i formatowo notesów. Dla każdego zakupionego zeszytu znajduję zastosowanie.
2. Stwórz swoje kategorie, czyli wszystkie obszary, które dotyczą Twojego życia i są dla Ciebie ważne.
W moim notesie tworzę kilka kategorii, które następnie oznaczam znacznikami, aby łatwo było mi je odnaleźć na stronach. Kategorie to np: zdrowie, pielęgnacja, dzieci, zakupy duże (odzież, dodatki, sprzęt), zakupy małe (do kupienia w czasie zakupów spożywczych), podróże w Polsce, podróże zagraniczne, związek i relacje, praca zawodowa (z podziałem na różne obszary i realizowane projekty), pasja, spotkania.
3. Miej notes zawsze przy sobie, nigdy nie wiesz, kiedy wpadniesz na genialny pomysł, hasło, projekt lub zakup. W czasie podróży lub w środku nocy możesz mieć przebłysk, coś Ci się przypomni. Warto mieć pod ręką miejsce, w którym można natychmiast zapisać swoje myśli. Otwórz zeszyt i pisz. Nie zastanawiaj się czy to ma sens, czy jest poprawne gramatycznie czy to mądre czy głupie, czy ważne czy błahe. Po prostu to zapisz. To Twój magazyn.
4. Tworząc plan działań na miesiąc lub tydzień otwórz swój notes i przeczytaj wszystko co masz w nim zapisane. Oznacz zadania i pomysły, które musisz lub chcesz zacząć realizować (lub zrealizować) w nadchodzącym tygodniu. Patrząc na swoje zasoby dostępnego czasu wybierz te zadania, które masz gdzie umiejscowić, te dla których wiesz, że znajdziesz przestrzeń. Wpisz je w konkretnym dniu w plenerze. To będzie czas kiedy się nimi zajmiesz.
5. Grupuj zadania. Planując wizytę w galerii handlowej, sprawdź w notesie co możesz zrealizować będąc na miejscu. Zrób listę i w czasie jednorazowej wizyty spróbuj załatwić więcej spraw.
Będąc na umówionym spotkaniu zapisz wszystkie sprawy, które masz do omówienia z zaproszonymi osobami. Może da się wykorzystać spotkanie do uzgodnienia więcej niż jednej sprawy. Grupowanie zadań umożliwia dużo szybsze posuwanie się do przodu z ich realizacją.
6. W czasie przeglądu zadań może się okazać, że coś z pomysłów już Cię nie interesuje, już nie jest ważne. Wykreśl to. Nie ma sensu trzymać się wszystkich swoich pomysłów i planów, tylko dlatego, że kiedyś na to wpadłeś. Wykreślaj również wszystko co zostało wpisane do planera, bo najprawdopodobniej będzie wykonane.
Jestem absolutną zwolenniczką planowania dostosowanego do potrzeb indywidualnych, zawsze zachęcam do poszukiwania własnych sposobów i własnych metod, które działają u Was i motywują Was do pracy. Co do listy zadań TO DO wykorzystywanej w taki sposób, z jakim spotykam się na szkoleniach, stanowczo odradzam jej stosowania. Przede wszystkim nie jest to narzędzie organizowania pracy. Lista jest jedynie bankiem, przechowującym Twoje pomysły, zwalniającym z tego obowiązku głowę.
Jakie kategorie zadań znajdują się na Twojej
liście TO DO?
