O produktywności i zarządzaniu czasem można pisać wiele. Półki w księgarniach uginają się od książek na ten temat i sama też dołożyłam swoją własną (jeśli jeszcze nie znasz mojej książki „Nawyk produktywności. Wszystko, czego potrzebujesz, aby osiągać w życiu maksymalne efekty” to zajrzyj tutaj).
Zasad, metod, technik, teorii i trików w obszarze zarządzania czasem jest mnóstwo. Łatwo się w tym zgubić, łatwo popaść w przesyt i uczucie, że im większy wybór tym trudniej zdecydować co akurat dla Ciebie będzie dobre.
Jasne można testować, sprawdzać, ale kto ma tyle determinacji i chęci, aby tak mocno zgłębiać ten temat?
Ja mam, ale tym zajmuję się zawodowo i za to mi płacą. Do tego jest jeszcze taki jeden pan Chris Bailey, który na sobie sprawdzał różne metody podnoszące produktywność, dzięki którym miał pracować lepiej, szybciej i osiągać większą efektywność. Napisał o tym książkę „Projekt: produktywność” (jeśli Cię interesuje to zajrzyj TUTAJ) . Jeśli chcesz się przekonać, które metody i techniki U NIEGO się sprawdziły, a które nie – sięgnij po tę pozycję. Specjalnie napisałam u niego WIELKIMI LITERAMI, żeby podkreślić, że to sprawdziło się w jego życiu, co absolutnie nie znaczy, że u Ciebie też zadziała tak samo. Ja z wieloma jego obserwacjami się nie zgadzam, bo u mnie te sposoby działają inaczej.
Jako trener zawodowo uczący technik zarządzania czasem i metod zwiększających produktywność mogę absolutnie nieskromnie powiedzieć, że znam je wszystkie. Ale to że je znam, nie oznacza, że ze wszystkich korzystam. Zresztą byłoby to niemożliwe, biorąc pod uwagę, że niektóre wykluczają się wzajemnie. Inne po prostu nie pasują do mojego stylu życia. A w przypadku teorii przeciwstawnych zdecydowałam się na niektóre, co automatycznie oznacz, że zrezygnowałam z innych.
I tak oto mam swoje przetestowane, wybrane sposoby na codzienną produktywność.
Zanim jednak przejdę do opisania moich sposobów, musisz coś o mnie wiedzieć.
Dla mnie produktywność i zarządzanie czasem to nie metody czy techniki – to mój sposób na satysfakcjonujące życie.
Ja mam wizję mojego życia, a metody, które stosuję mają mnie wspierać w realizacji tej wizji.
Pamiętaj, że Ty masz swoje życie i swoją własną wizję tego jak ma ono wyglądać. Dlatego nie przenoś moich sposobów bezpośrednio na swoją sytuację. Niech one Cię zainspirują. Jeśli któreś zechcesz przetestować – zrób to. Jednak nie traktuj ich jako wyroczni i najlepszego sposobu działania.
Po tym może nieco przydługim wstępie przechodzę do moich zasad.
ZASADA 1: Na 2 godziny przed snem wylogowuję się z sieci
Zasada, którą było mi trudno wprowadzić do swojego życia, za to która dała mi tyle satysfakcji i wewnętrznego spokoju co żadna inna.
Przyznaj się ile razy słyszałeś, że nie powinno się korzystać z tableta, komputera lub telefonu przed snem? Ja bardzo, bardzo dużo. I to nie tylko ze względu na produktywność. Powtarzają to lekarze, psycholodzy, osoby od zwalczania stresu i pewnie wiele innych.
A czy stosujesz tę zasadę w praktyce?
Ja pomimo tego, że rozumiem dlaczego przesiadywanie z telefonem czy tabletem w dłoni w godzinach wieczornych jest złe i jaki ma wpływ na człowieka często nie mogłam się od tego odciągnąć. Po całym dniu pracy, bycia z dziećmi, przebywania wśród ludzi miałam ochotę na odskocznię w postaci Youtube (wiadomo trochę rozrywki, trochę praktycznych informacji), Instagrama (nie specjalnie lubię, ale mam ulubione osoby, które lubiłam pooglądać), Facebook (tak z przyzwyczajenia). I tak mijał kwadrans za kwadransem. Godzina robiła się coraz późniejsza i okazywało się, że już powinnam spać, a ja nadal z tabletem w ręce klikam następne, następne, następne.
Rano wstawałam niewyspana. A do tego w głowie miałam mnóstwo informacji z którymi nic nie robiłam. Tak, obejrzałam kolejny wspaniały przepis na omlet, na wegetariańską carbonnarę, zobaczyłam jak wyczyścić piekarnik ekologicznymi metodami, itd. Tylko, że żadnej z tych informacji nie potrzebowałam w tej chwili i nie zrobiłam z nich użytku w kolejnych tygodniach. A później, kiedy chciałam wykorzystać przepis, albo zapominałam o nim zupełnie, albo też nie mogłam sobie przypomnieć gdzie go widziałam. Była to więc strata czasu.
Dlatego też postanowiłam powrócić do starych dobrych praktyk i na 2 godziny przed snem wylogowuję się z portali społecznościowych. Czasami czytam artykuły na interesujący mnie (i użyteczny) w danej chwili temat, szukam tanich lotów albo hoteli, ale nie wchodzę na Facebooki i tym podobne.
Jeśli próbowałeś wprowadzić to u siebie (pod warunkiem, że miałeś nawyk ciągłego zerkania do telefonu, sprawdzania powiadomienia itd.) to wiesz, że odcinając sobie dostęp możesz czuć się jak nałogowiec na odwyku (tzn. tak to sobie wyobrażam). Myśli i ręce samoistnie chcą sięgnąć po telefon i sprawdzić coś (w sumie nie wiadomo co i po co, ale chcą). Nie było prosto. Oczywiście ja nie mam silnej woli, dlatego też żeby nie narażać siebie na pokusę zaczęłam zostawiać tablet i telefon w salonie albo wyłączać internet. Po prostu nie miałam do nich dostępu.
Bardzo polecam Ci takie podejście. Teraz mam czas na książki, na rozmowy z mężem, na zapisywanie swoich pomysłów, podsumowania dnia, afirmacje itd.
Ma to też jeszcze jeden bardzo ważny dla mnie aspekt – przestałam podglądać innych, słuchać co mają do przekazania. Nie chodzi o to, że to co uważały osoby, które obserwowałam było złe. Nie. Ale po takiej dawce przemyśleń od kilku osób zaczynałam gubić się w tym co jest moje, a co zapożyczone od kogoś. Nagle miałam kilka pomysłów na własne życie, tylko że nie miałam czasu przefiltrować ich przez własne myśli i zastanowić się czy te wspaniałe idee przystają do mojego życia.
ZASADA 2: Nie mam Netflixa
Czy ktoś oprócz naszej rodziny nie ma dostępu do Netflixa? Czy mam się czuć jak z innej planety?
Dobra przyznam się do tego publicznie – jestem uzależniona od seriali. Kiedy się wciągnę w jakąś akcję nie potrafię przestać oglądać. Pamiętam, jak w czasie studiów pojawił się serial Prison Break (oglądałeś?). Kiedy zaczęłam go oglądać z moim wówczas chłopakiem (dziś mężem) to włączaliśmy odcinek za odcinkiem. Aż mnie oczy bolały od oglądania, ale nie miałam silnej woli by się oderwać. I nie, z wiekiem wcale mi to nie przeszło.
Niedawno zaczęłam oglądać serial „Chyłka, zaginięcie” (widziałeś?). Lubię takie klimaty, lubię też Magdalenę Cielecką i innych aktorów, którzy grali w tym serialu. I nie mogłam skończyć po jednym odcinku. Obejrzałam wszystkie, które były dostępne czyli jakieś sześć odcinków pod rząd. Tak, wiem, to nie jest normalne. Ale właśnie dlatego, że wiem jak na mnie działają wciągające seriale nie mamy dostępu do Netflixa.
Od tak wielu osób słyszę jakie tam są dostępne świetne produkcje i to jest tylko argument za tym, aby nie mieć do nich dostępu.
Już dawno temu uznałam, że jeśli masz do czegoś słabość nie warto wystawiać się na próbę i ćwiczyć silnej woli. W moim życiu i tak mam wiele pokus, którym muszę / chcę się przeciwstawić. To co mogę odgórnie zablokować – blokuję.
Nie mam też w domu ulubionych słodyczy – z nimi jest tak samo. Kiedy ulubiona czekolada jest w szafce trudno mi się oprzeć by po nią nie sięgnąć, dlatego jej nie kupuję.
ZASADA 3: Jeden dzień w tygodniu bez internetu
Dokładnie tak. Robię sobie jeden dzień, w czasie którego nie zaglądam do mediów społecznościowych, nie sprawdzam poczty. Zwykle jest to niedziela. A jako że weekendy staram się spędzać poza domem, wyjeżdżając za miasto, odwiedzając muzea, wystawy, teatry to nie jest to takie trudne. W ten dzień wyłączam tablet (uwielbiam mój tablet, ale korzystnie z niego jest tak wygodne i praktyczne, że aż strach, muszę więc wyłączyć urządzenie, by jego włączenie za pomocą jednego przycisku nie było możliwe). Odkładam telefon na półkę, nie włączam laptopa.
I nawet kiedy decydujemy się pozostać w domu to okazuje się, że niedziela jest taka długa. Mamy czas na leniwe śniadanie, wspólną kawę, zabawę z dziećmi (nawet na ułożenie kilku konstrukcji z Lego). Lubię w ten dzień przygotować smaczny obiad, nawet jeśli wymaga on ode mnie kilku kwadransów przygotowań. Czasami oglądamy jakiś film albo robimy kino rodzinne z pełnometrażową bają. Mamy czas na spacer, ćwiczenia, książkę i całą masę innych rzeczy. Musisz mi uwierzyć, że taki dzień detoksu jest po prostu wspaniały. I bardzo, bardzo dobrze robi dla produktywności.
ZASADA 4: Weekend – czas odpoczynku
Ta zasada jest mocno związana z poprzednią. W weekend odpoczywamy. Dawniej, kiedy jeszcze nie byłam mamą, a w sumie jak już byłam to też, weekend był dla mnie dniem pracy. Nadrabiałam zaległości, kończyłam pracę. A jako, że zawód wykładowcy akademickiego wiąże się z pracą także w weekendy (odbywają się zajęcia dla studentów niestacjonarnych, podyplomowych), to także często był to mój normalny dzień, który spędzałam w pracy. I może to brzmi trochę jak narzekanie, ale taka praca przez cały tydzień po prostu jest nieefektywna. Po pracowitym weekendzie przychodził pracujący poniedziałek, w który najzwyczajniej w świecie nie chciało mi się robić tego co było do zrobienia i zamiast być efektywną, odwalałam co miałam do zrobienia. Bez energii, chęci, a przez to każde zadanie trwało dużo dłużej niż by mogło i nie było dobrej jakości.
Jasne czasami nadal pracuję w weekend, bo np. mam zajęcia na uczelni albo prowadzę szkolenie. Ale jest to tylko czasami i mimo pracy weekend różni się od pozostałych dni tygodnia.
Mocno dbamy, aby weekend był czasem odpoczynku. Planujemy aktywności, wspólnie określamy na co chcemy mieć czas, także ten indywidualny. Po weekendzie, w którym odpoczywam poniedziałek jest naprawdę efektywny i pozostałe dni tygodnia również.
ZASADA 5: Planuję tydzień z góry
To nawyk, który pozwala mi mocno koncentrować się na najważniejszych sprawach. Kiedyś zaplanowanie tygodnia wydawało mi się czymś trudnym. Pamiętam jak siadałam nad plannerem i zastanawiałam się co mam właściwie wpisać. Przychodziły mi na myśl jakieś drobne zadania i sprawy, którymi trzeb się zająć. Trudno było mi jednak określać zadania priorytetowe. I tak często zostawiałam mój plan tygodnia niewypełniony niczym ważnym z myślą, że będę go wypełniać na bieżąco. A to sprawiało, że zamiast zajmować się tym co ważne, priorytetowe, realizować cele – zajmowałam się sprawami pilnymi, wrzutkami, zadaniami z listy „to do”. Po całym tygodniu podsumowując dokonania okazywało się, że nie zrobiłam żadnych ważnych dla mnie rzeczy, sama drobnica.
Wiedziałam, że nie chcę aby tak to wyglądało, dlatego coraz bardziej angażowałam się w planowanie całego tygodnia. I teraz w piątek planuję cały swój kolejny tydzień. Koncentruję się na celach, myślę o ważnych obszarach nad którymi chcę pracować i określam co będę realizować. Dbam o to, by w tygodniu znalazło się miejsce na moje cele. Oczywiście nie będę udawać, że zawsze jest idealnie i że jak zaplanuję to wszystko robię. Tak nie jest. Czasami moje dzieci chorują, czasami ja czuję się gorzej. Innym razem coś nagłego się wydarzy co sprawia, że zmieniam moje plany. Ale i tak jest dużo, dużo lepiej niż wtedy gdy w ogóle nie planowałam w ten sposób.
ZASADA 6: Ustalam cele na miesiąc
Na początku każdego miesiąca określam sobie cele w ważnych dla mnie obszarach. Jeśli chcesz możesz skorzystać z mojego plannera celów (pobierzesz go TUTAJ). Określam sobie to na czym chcę się w każdym obszarze mojego życia skoncentrować. Dzięki temu tworząc plan tygodnia nie mam problemu z określeniem priorytetów. A dodatkowo mając cele miesięczne jestem w stanie po każdym miesiącu podsumować jak mi poszła realizacje, tego co było zaplanowane.
Cele miesiąca to mój drogowskaz wskazujący czemu mam poświęcić czas, a z czego zrezygnuję.
ZASADA 7: Stosuję dietę informacyjną
Lubię to określenie. Generalnie chodzi o to, że mocno ograniczam informacje, które do mnie docierają. Kiedyś, dawno temu w naszym domu często był włączony telewizor. Bez względu na to czy było coś wartościowego czy też nie, zawsze lubiłam jak coś hałasuje. Jak nie telewizor to radio. Pamiętam, że potrafiłam oglądać 4 programy informacyjne w ciągu jednego wieczora. A w programach tych nie usłyszysz o niczym dobrym (no może sporadycznie). Większość informacji to tragedie, wypadki, wpadki, obrzucanie się błotem. Wtedy mi to nie przeszkadzało. Ale jako że lubię nad sobą pracować, postanowiłam mocno ograniczyć ilość oglądanej telewizji. (Jeśli chcesz wiedzieć w jaki sposób to zrobiłam, daj znać, to opiszę moje metody na zmianę nawyków.)
Szybko zupełnie zaprzestałam oglądania czegokolwiek, poza niektórymi serialami i czasami filmem, ale wcześniej wypatrzonym. Teraz nie jestem w stanie słuchać jakichkolwiek informacji. Kiedy słyszę jakie wiadomości się w nich podaje, jak bardzo ten przekaz jest agresywny i negatywny, to mocno dziękuję sobie, że kiedyś podjęłam taką decyzję.
Nie wiem czy oglądasz telewizję czy też nie, ale mogę Cię zapewnić, że odłączenie się dobrze robi. I po jakimś czasie jesteś w stanie dostrzec jak bardzo przekaz telewizyjny Ci szkodzi i jak mocno wpływa na sposób w jaki patrzysz na otaczający Cię świat.
To samo dotyczy mediów społecznościowych. Bardzo mocno selekcjonuję informacje, które do mnie docierają. Nie chcę słyszeć o dramatach, tragediach, bestialskich zachowaniach i ich skutkach. I nie chodzi o to, że chcę udawać, że ich nie ma. Ja po prostu nie chcę i nie potrzebuję obciążać siebie takimi informacjami. Dlatego też, jeśli ktoś z moich znajomych publikuje treści polityczne i obraża którąkolwiek z osób czy partii – blokuję te treści. To samo dotyczy treści, które są dalekie od moich poglądów i po prostu agresywne.
Nie wdaję się dyskusje światopoglądowe, bo uważam, że każdy człowiek ma prawo do własnych poglądów, własnego zdania i jego obrony. To, że ktoś ma inny pogląd od mojego nie oznacza, że muszę go przekonywać do własnego. Co to, to nie. Nie chcę jednak napychać sobie do głowy informacji, których nie potrzebuję i które wywołują u mnie negatywne emocje. Dlatego też wybieram opcję na Facebooku „nie pokazuj mi więcej podobnych treści”.
Aby nie być nadmiernie atakowaną przez informacje w ogóle mam na laptopie zablokowany feed na tablicy Facebooka. Kiedy wchodzę na moje konto nie widzę żadnych postów. I to bardzo ułatwia mi pracę, bo wiem, że nie mam po co sprawdzać Facebooka w ciągu dnia. Wystarczy mi, że mogę się zalogować na FB na moim tablecie albo w telefonie.
Nie rozmawiam o polityce, odmiennych światopoglądowo teoriach z ludźmi także w realu. Kiedy zaczyna się rozmowa na temat, na który nie chcę być przekonywana do czyichś racji, a sama też nie chcę kogoś przekonywać do swoich, to po prostu odchodzę (np. od stołu), albo nie wchodzę w dyskusję. To także pozwala mi zachować bardzo lekkostrawna dietę informacyjną.
ZASADA 8: Kiedy pracuję wyłączam rozpraszacze
Jedna z podstawowych zasad wysokiej produktywności mówi właśnie o tym, aby zidentyfikować swoje rozpraszacze i wyeliminować je. Brzmi prosto, ale trudniej wychodzi to w realizacji.
Ja bardzo świadomie przyglądam się sobie, swojej pracy, myślom i emocjom. Dzięki temu wiem co na mnie wpływa negatywnie, co obniża motywację do pracy. I jedną po drugiej taką rzecz wyłapuję i eliminuję.
Jak już pisałam wcześniej, mam zablokowaną widoczność postów na Facebooku. Kiedy pracuję mam wyłączoną skrzynkę mailową (jestem wylogowana i nie zaglądam do niej co chwilę). Podczas pracy indywidualnej z klientami często widzę jak włączona skrzynka email i przychodzące powiadomienia dźwiękowe o nadejściu nowej wiadomości wpływają na pracę i samopoczucie. Kiedy mówię o tym klientom i oni faktycznie wyłączają na czas pracy program do odbierania maili mówią, że dopiero teraz dostrzegają jak bardzo to było irytujące, a do tego jak mocno wydłużało czas pracy nad zadaniami.
Mój telefon nie dzwoni zbyt często, ale jednak się zdarza. To także potrafi zdekoncentrować. Dlatego też włączam opcję „nie przeszkadzać” w czasie pracy. Dzięki temu dostaję wiadomości, widzę przychodzące połączenia, ale nie odrywają mnie one od zadań, nad którymi pracuję.
Nauczyłam się nie rozpraszać bałaganem. Kiedyś wydawało mi się, że nie mogę pracować, kiedy w pokoju jest bałagan. Moje domowe biuro jest jednocześnie trochę składzikiem różnych przedmiotów i suszarnią prania. Dawniej mnie to dekoncentrowało, musiałam nieco uporządkować chaos, aby zabrać się do pracy. Dziś wiem, że to jedynie wymówka od zajmowania się tym co naprawdę ważne. Odwracam się, patrzę co mam w planie i robię swoje. A sprzątaniem zajmuję się po pracy.
ZASADA 9: Wykorzystuję metodę Pomodoro
Do wykonywania zadań stosuję metodę Pomodoro. Jest to metoda polegająca na podzieleniu pracy na małe odcinki i wykonywania jej w maksymalnym skupieniu przez określony czas – oryginalnie 25 minut. Ja jednak określam czas na zadania indywidualnie i ustawiam czasomierz za każdym razem na tyle czasu ile potrzebuję na wykonanie określonego zadania. Po czasie pracy w skupieniu robię krótką przerwę.
To co najważniejsze w tej metodzie i co warto podkreślić, to fakt, że by była ona skuteczna czas pracy musi być w maksymalnym skupieniu nad wykonywanym zadaniem.
Wygląda prosto, może niepozornie, ale gwarantuję, że dopiero kiedy zastosujesz tę metodę w praktyce poczujesz jak bardzo jest ona skuteczna.
ZASADA 10: Eliminuję, rezygnuję, dzielę się odpowiedzialnością
I coś co wielu osobom, w tym także mnie przychodzi trudno – eliminowanie.
Wielu autorów i ludzi sukcesu wyznaje zasadę ciśnięcia, co w wolnym tłumaczeniu oznacza, że masz dążyć do swoich celów szybko, masz wstawać rano i działać, koncentrować się i podnosić sobie poprzeczkę. Może to działa. Może właśnie dzięki temu osoby te są ludźmi sukcesu, ale to nie wpisuje się w moją wizję życia. Ja chcę osiągnąć sukces, ale też zrobię to po swojemu, w swoim tempie i na swoich warunkach. Tyle.
Dlatego też nauczyłam się niektóre rzeczy odpuszczać, eliminować. To nie jest proste. Szczególnie, że na wyciągnięcie ręki mamy kilka milionów sposobów na to jak powinniśmy żyć.
Zaglądasz na Instagram i słyszysz: bądź fit mamą; nie bądź fit mamą – bądź szczęśliwa z wałkami na brzuchu; jedz wege; stosuj dietę ktogeniczną; rzuć wszystko i podróżuj po świecie; zrezygnuj z etatu i zacznij biznes online; bądź zero waste; jesteś super tylko jeśli śledzisz najnowsze trendy i minimum raz na kwartał wymieniasz całą garderobę. Można tak mnożyć. I w zależności od tego kogo obserwujesz, czym się interesujesz, masz własne przykłady tego jak żyć, jak być, co mieć i kim być.
I jasne czasami chciałoby się więcej, chciałoby się tak jak ktoś z sieci, ale ja z tego się wypisuję. W tym roku miałam cele, które są do zrealizowania. Kiedy jednak okazało się, że mój syn potrzebuje większego wsparcia w rozwoju z łatwością byłam w stanie ocenić co jest dla mnie ważniejsze z punktu widzenia moich wartości życiowych. No cóż niektóre cele muszą poczekać.
To samo dotyczy delegowania różnych spraw, które można delegować. Wspomnę tu jedynie o jednym aspekcie, który jest bolączką w wielu polskich domach – podział obowiązków domowych. Już nie zliczę ile razy słyszałam od kobiet, że nie maja czasu na ogarnięcie domu, na wykonanie wszystkich obowiązków domowych, nie mają pomocy ze strony partnera. I ja wiem, że to jak wygląda podział obowiązków jest wyniesione z domu rodzinnego, ale to nie znaczy, że nie możesz się za to wziąć i tego zmienić.
Ja uważam, że to nie kobieta odpowiada za dom i nie jest ona odpowiedzialna za to jak on wygląda, czy jest w nim porządek i ugotowany obiad. To powinna być odpowiedzialność obojga ludzi. Jako studentka mieszkałam w akademiku w małym pokoju z 3 innymi koleżankami. Nie przypominam sobie, żeby za porządek była odpowiedzialna tylko jedna z nas. Dogadałyśmy się i każda robiła coś. Tak samo powinno być w domu. Oczywiście jeśli lubisz być perfekcyjną panią domu, lubisz gotować i serwować posiłki to nic mi do tego. Ale jeśli robisz to z przymusu, bo tak trzeba, bo kto jak nie Ty, to może czas zweryfikować swoje podejście. (Jeśli chcesz napiszę o tym artykuł. Mam na ten temat wiele do powiedzenia).
To są moje zasady zarządzania czasem, które pomagają mi być produktywną na co dzień. A jakie Ty masz zasady? A może dopiero chcesz jakieś wprowadzić? Koniecznie podziel się w komentarzu.
Dziękuję za wspólnie spędzony czas i zapraszam do odwiedzania. A żeby być na bieżąco kliknij LUBIĘ TO na Facebooku —> TUTAJ.
Chcesz zacząć lepiej zarządzać swoim czasem? Nie wiesz od czego zacząć? Skorzystaj z bezpłatnego mini kursu: Jak planować, by realizować i osiągać.
>>CHCĘ WZIĄĆ UDZIAŁ<<
Dołączając otrzymasz 3 lekcje email, w których oprócz wiedzy będą zadania praktyczne.
W kursie:
*stworzysz listę zadań
*określisz swoje priorytety i poznasz sposób rezerwowania na nie czasu
*stworzysz swój plan tygodnia, który pozwoli Ci każdego dnia mieć czas na priorytety, zadania z listy i inne ważne obszary życia (hobby, rodzina, czas wolny, aktywność fizyczna)
*dostaniesz dodatkowe wskazówki i wiedzę, która pozwoli Ci lepiej zarządzać czasem.
