codzienna efektywność

Pułapki pracy on-line

Twoja praca wymaga bycia on-line?

A może jedynie korzystasz z komputera jako narzędzia do wykonywania codziennych zadań?

Fakt jest taki, że coraz więcej zawodów wykorzystuje komputer w swojej codziennej pracy. Ułatwia on wykonywanie zadań, obliczeń, pomiarów i komunikowanie się z innymi członkami zespołu. Bycie on-line ma jednak swoje wady, a może lepiej brzmiałoby zagrożenia lub pułapki, w które w większym lub mniejszym stopniu wpadamy.

Nie wiem jak Ty, ale ja doceniam korzyści płynące z dostępu do sieci internetowej. Przede wszystkim daje mi możliwość rozwijania się, natychmiastowego pozyskiwania niezbędnej wiedzy i informacji. Znacznie ułatwia mi również oszczędzanie czasu poprzez możliwość robienia zakupów on-line, płacenia rachunków. Zastępuje mi telewizję. Uwielbiam, to że mogę decydować co i w jakim czasie mam ochotę obejrzeć, często z pominięciem bloków reklamowych. Właściwie można być cały dzień w internecie i wcale się tym nie nudzić.

I tu zaczyna się zagrożenie. Stanowczo zbyt łatwo wpaść w wir świata on-line i wyłączyć się z realnego życia. Może nie ma w tym nic złego, jeśli masz taką możliwość, choć w dłuższym okresie czasu i to jest niekorzystne. Co jednak, jeśli zagrożenie pojawia się od samego rana, od otwarcia oczu? Albo kiedy popadamy w odmęty sieci w czasie pracy, za którą ktoś nam w końcu płaci (zakładam, że nie za przeglądanie zdjęć na Instagramie)?

Nawet jeśli jesteś odporny na internet i tak dużo swojego czasu spędzasz on-line. Masz konto poczty elektronicznej, czytasz lub słuchasz ulubionych blogerów lub ekspertów w jakiejś dziedzinie, oglądasz filmy lub filmiki (a czasami też teledyski), poszukujesz informacji na interesujące Cię tematy, dokonujesz zakupów on-line, porównujesz ceny produktów, masz konta na portalach społecznościowych, czytasz gazety lub książki dostępne w sieci, sprawdzasz pogodę na nadchodzący dzień lub grasz w gry. Nie wierzę, że nie korzystasz z żadnej z tych form.

Świat on-line staje się coraz częściej światem, w którym spędzamy swoje życie. Wiem co mówię, bo obserwuję młodsze pokolenia, które nie rozstają się z monitorami telefonów komórkowych i na bieżąco wystukują coś w ekran, albo wrzucają/oglądają filmiki.

Świat on-line jest barwny i przyciągający, być może jest atrakcyjniejszy niż praca, którą wykonujesz, ale to za wykonanie konkretnych zadań otrzymujesz wynagrodzenie lub osiągasz cele, masz oczekiwana efekty.

Jak pracować on-line, aby zajmować się tym co ważne, a nie tylko tym co przyjemne?

Mam na to sposoby, które mogą się okazać przydatne również dla Ciebie.

Po pierwsze przeanalizuj co robisz w sieci, jak spędzasz czas on-line, co Cię wciąga?

Jakiś czas temu jadąc metrem wysiadłam dwie stacje dalej niż powinnam, właśnie przez to, że wpatrywałam się w monitor telefonu, na którym przewijały się niezwykle interesujące informacje z Facebooka. Od tego czasu nie loguję się podczas podróży.

Moje drugie zagrożenie dotyczy trzymania tableta na szafce nocnej. Jego bliskość powoduje, że po przebudzeniu mam łatwość sprawdzenia ulubionych serwisów. Trwa to tylko chwilę. A jednak mi to przeszkadza i kiedy świadomie pytam siebie „po co to robię?”, zawsze dochodzę do wniosku, że nic mnie tam nie interesuje. Tablet coraz częściej zostaje więc w salonie.

A kiedy i na jakie czynności w sieci Ty tracisz czas? Bądź szczery wobec siebie. Warto też zastanowić się ile zabiera Ci to czasu, kiedy jakiś czas temu zmierzyłam ilość czasu spędzanego na określonych czynnościach w sieci byłam potwornie przerażona.

Zrób sobie dzień świadomości i myśl o tym co robisz, zapisuj, badaj. Kiedy włączasz przeglądarkę zanotuj czego szukasz, zadaj sobie pytanie czy jest to niezbędne i potrzebne w danej chwili.

Jak spędzasz czas w mediach społecznościowych? Czy scrolujesz posty, czy tworzysz własne treści? Jak długo to trwa? Jeśli oglądasz coś to czy jest to dokładnie to co chciałeś obejrzeć czy raczej przeszukujesz zasoby i oglądasz filmik po filmiku?

Jeśli chcesz dokonać dokładnych pomiarów wykorzystaj RescuTime, aplikacja działa w tle i monitoruje liczbę minut spędzonych na odwiedzanych przez Ciebie witrynach, w aplikacjach i programach. Monitoring dotyczy zarówno komputera stacjonarnego jak i telefonów lub tabletów. Wszystko następnie poddane jest analizie i przedstawione w formie czytelnych wykresów. W wersji płatnej umożliwia także blokowanie stron.

Po drugie, po co Ci bycie on-line?

W zależności od tego, czym się zajmujesz możesz potrzebować różnego poziomu obecności w sieci. Ja do całkiem niedawna nie zaglądałam na Facebooka wcale, nie miałam konta na Instagramie. Moje działania on-line ograniczały się do zakupów, płacenia rachunków i poszukiwania informacji. I to mi wystarczało. Zupełnie nie rozumiałam po co ludzie spędzają swój czas na Facebooku, po co wrzucają swoje zdjęcia z rodzinnych i firmowych imprez czy z podróży (wielu zachowań nadal nie rozumiem). Teraz mam konto i uczę się nim zarządzać, jestem więc obecna częściej i jako nowicjusz widzę w jaki sposób to wciąga. Algorytmy Facebooka są bezlitosne, śledzą każdy nasz ruch (a właściwie kliknięcia myszką) i dbają, o to by dostarczać wartościowe dla nas treści – czytaj wyświetlają nam to co jest dla nas najbardziej na dany moment interesujące. Wszystkie portale społecznościowe działają na zasadzie nowości informacji. Trudno się z tego wylogować. Warto zadać sobie jednak pytanie, czy na pewno mnie to interesuje? Jeśli nie, daruj sobie oglądanie coraz częściej pojawiających się filmików, liveów i wszystkiego co wykrada Twój czas.

Dobrze sobie przemyśl do czego możesz wykorzystać internet. Co jest dla Ciebie w nim wartością, a co nie jest ważne. Po analizie swoich potrzeb i tego jak dotychczas spędzasz swój czas w sieci zastanów się co chcesz zmienić i poszukaj sposobów walki z zagrożeniem.

Jak nie poddawać się zagrożeniom świata on-line?

 

Zasada 1. Eliminuj zagrożenie

 

Już wiesz kiedy i na co poświęcasz swój czas w sieci, teraz czas na eliminację zagrożenia. Jeśli tak jak (jakiś czas temu) ja zaraz po przebudzeniu zaglądasz na Facebooka lub przeglądasz aktualności ze świata, albo sprawdzasz skrzynkę mailową, zastanów się jak wyeliminować to zagrożenie? Możesz kupić zwykły budzik, nakręcany, który spełni funkcje obudzenia Cię i tylko tyle. Telefon zostaw na stole kuchennym lub spakuj go wieczór wcześniej do torby, którą zabierzesz do pracy.

Jeśli rano sprawdzasz coś na komputerze stacjonarnym wyłączaj go na noc, tak by nie był w uśpieniu. Takie działania utrudnią Ci kontynuowanie nawykowego zachowania i po jakimś czasie staną się Twoją normalnością.

Może się okazać, że sprawdzanie czegoś on-line jest Twoim nawykiem. W pracy, możesz pić kawę i przeglądać portale społecznościowe, tylko zamiast 15 minut poświęcasz na to 45 min. Zastanów się co zrobić, aby nie trwało to tak długo? Możesz nastawić minutnik, który po 15 minutach zadzwoni, a Ty wylogujesz się i wrócisz do swojego planu.

Jeśli masz zwyczaj pracy przy otwartej skrzynce mailowej lub innym programie, który co jakiś czas wysyła Ci powiadomienia albo wymaga odświeżenia strony, albo co jakiś czas otwierasz zakładkę z Allegro i sprawdzasz aukcje lub masz inne zachowania, które przerywają Twoją pracę tylko po to, aby na chwilkę zerknąć. Wyłącz to! Czy stanie się coś strasznego jeśli na wiadomość odpowiesz za 1,5 godziny? Zwykle zupełnie nic. A wyłączona skrzynka pozwoli Ci skupić się na zadaniach bez rozpraszania się.

 

Zasada 2 Wyłącz wszystkie powiadomienia

 

Każda aplikacja ma możliwość wyłączenia powiadomień. Wyłącz zarówno dźwięk jak i wyskakujące okienka. W ten sposób nic Cię nie będzie rozpraszać i odrywać (choćby tylko na chwilę i tylko myślami) od tego, co właśnie realizujesz. A wiadomości sprawdzisz wtedy, kiedy Ty chcesz, a nie kiedy bezduszny program Cię wzywa.

Wyłącz także powiadomienia na telefonie. Czy naprawdę potrzebujesz wiedzieć, że masz nowe wiadomości na Facebooku? Czy w czasie prowadzenia samochodu musisz widzieć, że ktoś się do Ciebie dobija mailowo? Daj sobie luz i nie bądź niewolnikiem innych ludzi, którzy chcą zawłaszczyć Twój czas.

 

Zasada 3 Planuj swoje działania on-line

 

Wiem, że może to dla Ciebie brzmieć nieco dziwnie, ale właśnie tak zrób. Przed włączeniem komputera albo przeglądarki w telefonie zapisz sobie na kartce co masz zrobić, po co włączasz to urządzenie. Jeśli robisz to bez celu, dla relaksu wyznacz limit czasu, np.25 min scrolluję walla, albo oglądam filmiki na YT.

Jeśli chcesz coś znaleźć, np. jakieś informacje dokładnie zapisz czego poszukujesz (ja preferuję też zapisanie gdzie będę tego szukać).

Jeśli masz odpowiedzieć na wiadomości e-mail to napisz, że po to uruchamiasz pocztę i natychmiast zajmij się korespondencją. Najlepiej dać sobie ograniczenie czasowe na udzielenie odpowiedzi – to automatycznie zmusza do odpowiedzi na te najważniejsze wiadomości i do tego skupiasz się, by odpowiedź była rzeczowa i krótka (wiesz, bez tych wszystkich wstępów, które Tobie zabierają czas i komuś kto czyta Twoje wiadomości).

Jakkolwiek nie brzmiałoby to dziwnie, ta metoda jest skuteczna. Oczywiście planowanie w tym przypadku nie oznacza, że tworzysz rozpisane listy zadań. Możesz to zrobić na małej kartce, na której zapiszesz co masz do zrobienia w sieci i ile masz na to czasu. Jeśli uda Ci się skończyć zadania szybciej niż zakładałeś masz chwilę na dla siebie w sieci.

 

Zasada 4 Planowanie dla biznesu on-line

 

Być może wykorzystujesz internet i media społecznościowe w celach biznesowych, w tym przypadku również, a może tym bardziej planuj swoje działania.

Bycie na Facebooku, każdego dnia i wrzucanie wciąż aktualnych treści jest bardzo obciążające i czasochłonne, ale co zrobić skoro nasi fani chcą mieć ciągle nowe wiadomości od nas? Możesz zrobić listę wpisów z tematami na dłuższy okres (np. na miesiąc lub tydzień). Przygotuj grafiki lub zdjęcia i teksty (w zwykłym Word), które znajdą się w postach. Najlepiej dodaj też emotikony (jeśli używasz) i sformatuj tekst. Wchodząc na Facebooka zaplanuj posty (wykorzystując np. Post Planner) poprzez wrzucenie zdjęć i dodanie tekstów, a następnie ustawienie daty i godziny publikacji. Jedno działanie umożliwia Ci wrzucenie kilkunastu postów, nie tracisz czasu na codzienne wchodzenie i wymyślanie treści, robienie zdjęć lub szukanie grafik.

Możesz też wykorzystać aplikacje ułatwiające planowanie postów, np. Later (umożliwia wrzucanie treści jednocześnie na różne media społecznościowe).

 

Zasada 5 Zamykaj zakładki, zapisuj wartościowe strony

 

Kto z Was pracuje na komputerze z wieloma otwartymi zakładkami? Znalazłeś coś na Fejsie co Cię zainteresowało – otwierasz stronę w nowej zakładce, to znów wyskoczyła Ci jakaś promocja – otwierasz nowe okno i tak w nieskończoność. W końcu masz tych zakładek i okien bardzo dużo, tylko jakoś czasu Ci zabrakło na przeczytanie wszystkiego co wartościowe. Znajdziesz na to jeszcze czas. Nie wyłączasz więc komputera, aby nie stracić interesujących Cię treści. Dzień rozpoczynasz z otwartymi zakładkami wśród których trudno znaleźć to nad czym właśnie pracujesz. Nie ma nic złego w przechowywaniu interesujących treści pytanie jest tylko takie, kiedy znajdziesz czas aby do nich zajrzeć? Zamiast otwierać wciąż nowe okienka w przeglądarce wykorzystaj aplikacje do zapisywania interesujących Cie treści. Możesz użyć Evernote. Tym sposobem zachowasz interesujące artykuły i przeczytasz je wtedy, kiedy przyjdzie na nie czas.

 

Zasad 6 Wyłączaj komputer po skończonej pracy

 

Szczególnie rada przydatna dla osób pracujących w domu. Zawsze po skończonej pracy jest pokusa aby zajrzeć i jeszcze coś dokończyć, albo sprawdzić pocztę lub zajrzeć na Fejsa. Mając włączony komputer łatwo tylko na chwilkę usiąść do biurka i „wsiąknąć” zapominając o życiu, które się toczy wokół. Bez względu więc na to czy masz z tym problem czy nie, po zakończeniu dnia pracy wyłącz komputer. Twoje oczy, mózg i kręgosłup potrzebują relaksu i czasu spędzonego na innych aktywnościach, niż komputer. A wyłączony komputer (a nie tylko uśpiony) w znacznym stopniu utrudnia zaglądanie do niego, chociażby z tego względu, że nie jesteś w stanie działać „odruchowo”. Dodatkowo musisz zamknąć wszystkie zakładki i okna, a to oznacza, że kolejnego dnia zaczynasz pracę tylko z tym co masz w planie na dzisiaj.

 

Zasad 7 Nie próbuj robić wszystkiego naraz

 

To właściwie zasada uniwersalna, ale on-line jakby bardziej kusząca. Włączasz coś ciekawego do posłuchania na Youtube i w tym samym czasie odpisujesz na maile. To takie 2 w 1, oszczędność czasu. Fakt jest taki, że ani z tego co słuchasz nic nie wyniosłeś, anie to nad czym pracujesz nie jest robione tak szybko i/lub tak dobrze jak powinno. Dużo efektywniej jest podzielić czas na dwa zadania i zaplanować po uporaniu się z mailami czas na kawę i słuchanie nagrania. Nawet jeśli uważasz, że masz podzielność uwagi nie przeciążaj swojej głowy nadmiernymi aktywnościami, w końcu praca ze skrzynką mailową i słuchanie nagrania, nie jest jedyną rzeczą, którą masz dziś do zrobienia. Taki multitasking z pewnością wyczerpie nieco zasobów Twojej koncentracji i być może kolejne zadania będziesz wykonywać wolniej i popełniać przy nich więcej błędów.

Masz swoje zasady, które ułatwiają Ci pracę przy komputerze?

 

Nie zapomnij pobrać prezentu, który dla Ciebie przygotowałam.

Ebook, dzięki któremu sam wyznaczysz drogę realizacji każdego Twojego celu, znajdziesz czas i sposób na zrealizowanie wszystkiego, co do tej pory odkładałeś na później, bo nie wiedziałeś kiedy znaleźć czas na realizację, albo jak zacząć realizować swoje marzenia.

Krok po kroku przeprowadzę Cię przez proces formułowania celu i tworzenia planu jego realizacji. Tobie pozostanie jedynie działać.