Jak często ludzie działają bez planu. Każdego dnia pędzą, wywierają na sobie samych presję, że maja tyle do zrobienia, że wciąż im brakuje czasu na jakieś sprawy. Cały dzień towarzyszy im pogoń i stres, a na deser mają frustrację i zawód – ten najgorszy, bo dotyczący siebie samego.
Pytanie tylko jak długo można żyć w pogoni za terminami, za niezałatwionymi sprawami i całą masą spraw, które wiszą nad głową i czekają na realizację?
Może też jesteś w takiej sytuacji. Może też masz już dość tego pośpiechu i ciśnienia z każdej strony. Jeśli tak to zobacz jakie proste zasady możesz wykorzystać od razu i nieco sobie ulżyć.
Zasada 1 – Planuj swój czas.
No jasne, ale rada. Tak, pewnie już to wiesz, ale czy się tego nauczyłeś? Czy zadałeś sobie trudu, aby wiedzę o tym że trzeba planować wdrożyć w życie?
Wyobraź sobie, że jedziesz do jakiegoś miasta oddalonego o 100 km od miejsca, w którym się teraz znajdujesz.
W pierwszej wersji nie masz dostępu do mapy, musisz jechać po znakach, może pytać ludzi po drodze jak dojedziesz do celu. Czy taka podróż będzie dla Ciebie męcząca? Czy będzie wymagać od Ciebie energii (chodzi oczywiście o energię mentalną, nie kaloryczną)? Na każdym skrzyżowaniu będziesz musiał podejmować decyzję: w którą stronę mam jechać? Zastanawiać się czy wybrałeś właściwy kierunek. Zdarzy się, że trzeba będzie zawrócić, bo pojedziesz złą drogą.
W drugim przypadku jesteś bogatszy o nawigację. Wprowadzasz dane celu podróży, a program wyznacza Ci najlepszą trasę, dużo przed każdym skrzyżowaniem wiesz już w jakim kierunku będziesz jechać. Nie musisz nawet pamiętać o zmianie pasa, bo głos z nawigacji poinformuje Cię wcześniej, żebyś się ustawił na właściwym. Jak teraz się czujesz? Czy taka podróż będzie tak energetycznie wyczerpująca jak w pierwszym przypadku?
To właśnie daje Ci plan. Nie miotasz się, nie zastanawiasz. Raz podejmujesz decyzję o tym co zrobisz i po prostu jedziesz. Sam przyznaj chciałbyś wrócić do podróżowania bez nawigacji? Właśnie. Tak samo będziesz miał z planowaniem – jak raz się przekonasz, nie będziesz chciał przestać. ALE, pod warunkiem, że to co będziesz robić będzie planowaniem, a nie koncertem życzeń, po którym zostanie Ci kac moralny w postaci wielu niezrealizowanych zamierzeń.
Zasada 2 – Określaj czas, potrzebny na realizację zadania.
Jeśli słyszałeś kiedyś o prawie Parkinsona to wiesz o czym mówię. Prawo to mówi, że „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”.
W praktyce oznacza to, że jeśli na wykonanie zadania masz tydzień to zajmie Ci ono tydzień. Co oczywiście wcale nie oznacza, że przez cały tydzień będziesz pracować w pocie czoła nad zadaniem. Oznacza to, że w głowie będziesz mieć myśl, że trzeba to zadanie zrobić, że ono na Ciebie czeka, że nie możesz o nim zapomnieć. Ale czy faktycznie będziesz je realizować? Z tym to już bywa różnie. W większości sytuacji i tak ludzie czekają do ostatniego możliwego terminu i robią zadanie na ostatnią chwilę. I jeśli to komuś nie przeszkadza to żaden problem. (Kiedyś mój klient stwierdził, że to jego styl życia i nie wyobraża sobie inaczej.)
Jeśli więc i tak masz robić coś na ostatnią chwilę to lepiej od razu zdecyduj, że zadaniem zajmiesz się dzień przed oddaniem i nie myśl o nim przez cały tydzień. Uznaj, że to zadanie jest zaplanowane na dany dzień i nie trać czasu na myślenie o nim i o tym, że trzeba je zrobić.
Kiedy moi kursanci odkrywają praktyczne zastosowanie dla tej zasady doznają olśnienia. Np. wcześniej cały dzień odpowiadali na maile. Jak tylko wpadła wiadomość to natychmiast zastanawiali się jak mają odpowiedzieć, co napisać, co wypada, a co nie. Teraz określają sobie ile mają czasu na pracę ze skrzynką email. Sprawdzają pocztę i zakładają, że uporają się ze wszystkim w 30 minut. Wiedząc, że jest ograniczenie zaczynają czytanie od maili najważniejszych (a nie od newsletterów, świetnych ofert i powiadomień). Skupiają się na udzieleniu odpowiedzi na to co ważne. Maile nieistotne czytają na końcu albo wcale, jeśli upłynie zakładany czas.
Zasada 3 – Określaj co w danym dniu jest najważniejsze.
Dlaczego nie robisz tego co ważne? Pewnie dlatego, że Twój czas zajmują sprawy pilne, nagłe, codzienne. I albo brakuje Ci czasu na to co ważne, albo zwyczajnie o tym nie pamiętasz. Wiele osób, z którymi pracuję nie robi tego co ważne, do czasu aż nie stanie się to pilne. Dobra przyznaj, że też tak masz (przynajmniej w niektórych obszarach).
Jak to zmienić?
Zapytać siebie i powtarzać to każdego dnia: co dzisiaj jest najważniejsze? Kiedy już to określisz, sprecyzujesz, zapisz to w widocznym miejscu (najlepiej w planie swojego dnia) i potraktuj tę sprawę jak najpilniejszą rzecz na świecie. Tak nie pomyliłam się – najpilniejszą. Dlaczego? Bo w przypadku zadań pilnych mamy poczucie, że musimy je zrobić tu i teraz. I z łatwością przekładamy wszystko inne. Tak samo zrób ze swoim najważniejszym zadaniem. Musisz je zrobić i koniec. Wszystko inne musi poczekać.
Określ więc sobie już dzisiaj i każdego następnego dnia od 1 do 3 rzeczy, które w danym dniu są priorytetem, są najważniejsze. Może Ci się wydawać, że jedno, dwa, albo trzy zadania to bardzo mało, bo przecież w Twojej pracy i życiu ważne są tysiące spraw. Tylko, że przez to nie masz rezultatów w żadnej z nich. Zastanów się, co jest najważniejsze, zapisz to i właśnie to zrealizuj.
Skąd wiedzieć co jest najważniejsze? Myślę, że to się wie. Ale żeby Ci pomóc pomyśl o tym czego niezrealizowanie przyniesie największe negatywne konsekwencje w przyszłości. Pomyśl o swoich celach (bo mam nadzieję, że masz cele?), o tym jak chcesz żeby wyglądało Twoje życie. To są właśnie Twoje ważne sprawy.
Od kiedy ja stosuję tę zasadę realizacja moich celów idzie dużo szybciej do przodu. Kiedy masz poczucie, że wszystko co jest do zrobienia jest ważne, realizujesz kilka celów naraz, to po pierwsze jesteś przytłoczony nadmiarem. A po drugie masz rozgrzebane kilka spraw, a nic nie ma swojego końca, czyli mimo pracy nie osiągasz zakładanych efektów.
Zasada 4 – Zaczynaj dzień od najważniejszych zadań.
Ta zasada jest bezpośrednio związana z poprzednią. Kiedy już wiesz co jest najważniejsze zacznij od tego swój dzień. Chcesz się uczyć języka obcego i ciągle brakuje Ci czasu – wstań wcześniej i zrób to przed pracą. I tak wieczorem nie masz już siły na efektywne działanie. Połóż się więc wcześniej i wstań wcześniej.
Ranek to najbardziej produktywny czas w ciągu dnia. Jesteś wypoczęty, bardziej odważny w swoich działaniach. Nie trać tego czasu na sprawdzanie emaili, mediów społecznościowych czy bezsensowne pogaduchy. Skoncentruj się w tym czasie na swoich zadaniach priorytetowych. Jeśli pracujesz z innymi ludźmi wiesz, że są dni, w których ok. południa coś się dzieje, trzeba gasić jakieś pożary. Jeśli na ten czas zaplanujesz realizację swoich ważnych zadań, może się okazać, że ich nie zrealizujesz wcale. Kiedy natomiast zaczniesz rano, żadne zawirowania Ci nie straszne, bo masz świadomość, że to co najważniejsze masz już zrobione.
Zasada 5 – Skupiaj się maksymalnie na tym co robisz.
Mam taką zasadę „kiedy pracujesz – pracuj, kiedy odpoczywasz – odpoczywaj”. Oznacza ona dla mnie, że kiedy mam czas pracy to maksymalnie koncentruję się na pracy. Nie pozwalam sobie na rozpraszanie się przychodzącymi mailami (po prostu wyłączam skrzynkę email), nie mam uruchomionej przeglądarki z Facebookiem czy innymi portalami, które mogłyby mnie rozpraszać. Mój telefon nie dzwoni zbyt często, ale staram się go dla własnego spokoju zostawiać w innym pomieszczeniu albo wyciszony wkładam do torby. To są warunki, które mi zapewniają pracę w skupieniu. Ty możesz potrzebować muzyki, może jakichś odgłosów w słuchawkach. Bez względu na to jakie warunki są potrzebne Tobie zapewnij je sobie kiedy pracujesz. Tym sposobem zadanie zajmie Ci mniej czasu i zostanie Ci go więcej na inne sprawy.
Jeśli masz trudności ze skupieniem się, bo np. uważasz, że nie możesz wyłączyć skrzynki email, boisz się, że coś Cię ominie to pomyśl sobie, że to jest pewna forma uzależnienia. Tak naprawdę potrzebujesz dopaminy (hormonu, który się wydziela za każdym razem kiedy otrzymujesz powiadomienie o nowej wiadomości, o nowym polubieniu na FB itd.). Zrób sobie odwyk. Jeśli nie potrafisz – odłącz Internet (o ile nie potrzebujesz go do pracy), zablokuj sobie strony, aby po wpisaniu adresu nie pojawiały się. Nie szukaj wymówek, czas na efekty, a te możesz osiągnąć szukając rozwiązań.
Możesz też wykorzystać technikę POMODORO, która zakłada pracę w maksymalnym skupieniu przez 25 minut, po których następuje chwila przerwy (chwila to 5 minut nie 25). Jeśli 25 minut to zbyt długo możesz zacząć od 10 minut. Przygotuj wszystko co niezbędne do pracy, ustaw budzik i pracuj bez jakiegokolwiek rozpraszania się. Pomyśl sobie, że w czasie przerwy w nagrodę za pracę zajrzysz do emaila lub na ulubiony portal. Po 5 minutach powtórz cały proces. I tak do skończenia zadania. Jeśli się maksymalnie skoncentrujesz zobaczysz jak dużo jesteś w stanie zrobić w ciągu 10 minut.
Zasada 6 – Rozbijaj zadania na małe działania i kroki.
Większość ludzi ma problem z realizowaniem swoich celów, bo nie określiła jakie działania trzeba wykonać, aby te cele zrealizować.
Kiedy słyszę, że ktoś ma cel „napisać książkę” (to się cieszę, bo mam w tym doświadczenie), pytam więc jak Ci idzie? I słyszę, na razie to tylko marzenie, nie mam na to teraz czasu, nie wiem od czego zacząć.
Jest to dla mnie znak, że ten cel jest tylko jakimś „chceniem” a nie żadnym celem. Jeśli chcesz zrealizować cel musisz dokładnie określić jakie działania trzeba wykonać.
Możesz to zrobić w bardzo prosty sposób: wziąć kartkę (ja lubię bardzo duże kartki np. flipcharta) i zapisać wszystko co trzeba zrobić, aby ten cel zrealizować. Zadawaj sobie pytanie „co muszę zrobić?” i zapisuj absolutnie wszystko co na ten moment przychodzi Ci do głowy. To są zadania, priorytety, które realizowane konsekwentnie każdego dnia doprowadzą Cię do realizacji celu.
Możesz to zrobić dla wszystkiego co chcesz zrealizować. Np. być zdrowym, być dobrym rodzicem, być dobrym partnerem, zmienić pracę itd. Określ jakie działania musisz podejmować, jak często, a później zapisuj to jako priorytet w danym dniu. W ten prosty sposób zrealizujesz to o czym myślisz.
Zasada 7 – Wyznaczaj terminy na wszystko. Nie pozwól, by zadanie ciągnęło się w nieskończoność.
Jeśli coś nie ma swojego terminu realizacji to tak jakby tego w ogóle nie było. Wiele razy szkoląc menedżerów zarządzających zespołami słyszałam o problemach z wywiązywaniem się pracowników ze zleconych zadań. Kiedy zadawałam więcej pytań okazywało się, że określając zadania, które mają wykonać pracownicy nie mieli określonych terminów realizacji. Zajmowali się więc pracą codzienną, a zlecenia traktowali jako „zajmę się tym jak znajdę czas”. Ale czasu się nie znajduje. Czas się planuje.
To samo dotyczy Twoich zadań. Jeśli chcesz je realizować skutecznie wyznaczaj do jakiej daty mają być wykonane. Jeśli będziesz miał deadline to będzie on działał na Ciebie tak samo jak deadline w pracy, czy w przypadku spełnienia obowiązków np. podatkowych. Jest termin i muszę się w tym terminie wyrobić.
Zasada 8 – Uporządkuj przestrzeń.
Wiem, że są zwolennicy pracy w bałaganie i w sterylnej czystości i to jest sprawa bardzo indywidualna. Jeśli natomiast przeznaczasz zbyt dużo czasu na poszukiwanie plików na komputerze, bo nie wiesz gdzie są zapisane, albo nie wiesz gdzie znajdują się Twoje dokumenty, których potrzebujesz i musisz tracić czas, aby je odnaleźć, to znaczy, że czas na porządki. W moim Programie online 30 dni do EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA CZASEM jest pełna instrukcja tego w jaki sposób uporządkować swoją przestrzeń. Jeśli natomiast Ty wiesz, że powinieneś nieco posprzątać swoje dokumenty, skrzynkę email, zrobić porządki w ubraniach to zrób to tak, aby nie musieć przeznaczać zbyt dużej ilości czasu na szukanie tego co jest Ci potrzebne. I wiem, że nie dla każdego będzie to przyjemne, część osób będzie się męczyć realizując tę zasadę, ale pomyśl tylko jak wyglądałaby Twoja praca, gdybyś natychmiast potrafił zlokalizować wszystko co jest Ci potrzebne?
Zasada 9 – Doceniaj swoje sukcesy.
Ta zasada nie jest związana bezpośrednio z zarządzaniem czasem, ale ma ona ogromny wpływ na podejmowane działania. Tak często ludzie są dla siebie krytykami. Wieczorem rozpamiętują to co się nie udało, swoje porażki i być może mankamenty wyglądu lub charakteru. A dlaczego tak rzadko myślą o tym co było dobrze? Dlaczego nie dostrzegają pozytywów, tak trudno przychodzi im docenianie siebie za to co zrobili dobrze.
Ja zapisuję swoje sukcesy każdego dnia w zeszycie, ale Ty możesz zacząć od myślenia i przypominania tego z czego jesteś zadowolony, co Ci się udało, czego dokonałeś, w co włożyłeś wysiłek. Doceń siebie za to. Jeśli będziesz doceniać małe rzeczy, będziesz też umał cieszyć się z dużych dokonań.
