Jak wziąć się do pracy?
No właśnie jak?
Skoro kolejny dzień przekraczasz drzwi biura, w którym widzisz tych samych ciężko pracujących ludzi lub jedynie udających, że są zapracowani i od rana powtarzają, że „nie wiedzą w co ręce włożyć”.
A kiedy w końcu przystępujesz do pracy nad czymś ważnym, wzywa Cię szef informując (nie, nie pytając czy proponując – on wydaje polecenie), że masz ASAP zająć się czymś innym.
To się zajmujesz.
Ale 5 minut przed końcem pracy Twojemu szefowi przypomina się, że miał otrzymać od Ciebie projekt i wpada do Twojego biura z pytaniem, kiedy mu go dostarczysz. Nie ważne, że zlecił Ci zająć się czymś innym i że próbowałeś mu tłumaczyć, że na dzisiaj masz inne zadania.
Witaj w rzeczywistości pracy etatowej.
Oczywiście nie będę dalej pastwić się nad taką pracą. Myślę, że i tak masz sporo powodów do zdenerwowania. Podzielę się kilkoma sposobami na to jak się odnaleźć w takiej pracy i jak zacząć działać produktywnie, żeby w końcu mieć efekty swojej pracy, a nie jedynie być zajętym lub udawać, że jesteś zajęty.
#1 Ustal za co Ci płacą
Brzmi banalnie?
Uwierz mi, że w większości przypadków pracownicy i szefowie nie mają pojęcia za co płacą lub otrzymują wynagrodzenie. Oczywiście mam na myśli pracę etatową. Zupełnie inaczej wygląda praca na zlecenie w celu wykonania konkretnego projektu, chociaż i tutaj bywa różnie.
Jeśli nie określisz za co otrzymujesz wynagrodzenie, czyli de facto dlaczego jesteś ważny dla firmy będziesz zajmować się różnymi zadaniami i najprawdopodobniej większość z nich będzie mało ważna dla Twojego pracodawcy.
Nie wiedząc co dokładnie należy do Twoich obowiązków trudno będzie Ci wyznaczać priorytety na dany dzień i odmawiać wykonania niektórych poleceń (mam na myśli takie wrzutki, których ktoś chce się pozbyć i zrzuca na inną osobę, dodajmy że nie zawsze tą, która faktycznie powinna wykonać dane zadanie).
Jak możesz określić za co Ci płacą?
1. Zajrzyj do swojej umowy o pracę i dokładnie prześledź zakres obowiązków. Tak, może się okazać, że są w niej wpisane lakoniczne stwierdzenia, z których niewiele wynika. Do tego jeśli pracujesz w korporacji to jest duże prawdopodobieństwo, że jeden punkt brzmi „… i wszystkie polecenia bezpośredniego przełożonego”. Mimo wszystko dobrze jest znać zakres obowiązków z umowy.
2. Jeśli nadal nie masz pewności czy to czym się zajmujesz należy do Twoich obowiązków czy też nie, czas na głębsze dochodzenie.
Możesz przeprowadzić rozmowę ze swoim przełożonym o tym jakiej pracy od Ciebie wymaga. Co w Twojej pracy jest dla Niego największą wartością. Ja wiem, to może nie być łatwa rozmowa, ale uwierz mi, że warto ją przeprowadzić.
Skąd to wiem?
Pracuję z menedżerami nad ich organizacją czasu. I większość z nich nie potrafi delegować swoich zadań. Tłumaczą, że dane zadanie zlecili już swojemu pracownikowi, ale nie wykonał on go tak jak trzeba i mój klient musiał je poprawiać, albo wykonywać od początku samodzielnie. A kiedy proszę, żeby delegował mi dane zadanie (żeby sprawdzić jak to robi) to słyszę ciąg poleceń, z których nie jestem w stanie zrozumieć jakiego efektu ode mnie oczekuje.
U Ciebie może być podobnie. Twój kierownik coś Ci zleca, ale nie określa czego dokładnie chce. Robisz więc tak jak umiesz, ale to nie jest to, czego oczekiwał. I wszyscy mają więcej pracy. Porozmawiaj więc jakie są jego oczekiwania. Co tak faktycznie powinieneś robić?
To ma jeszcze jeden duży plus. Jeśli będziesz dla swojego kierownika dobrym pracownikiem, będziesz dla niego ważny, a to dobra karta przetargowa do starania się o podwyżkę czy awans.
#2 Ustal priorytety w oparciu o cele, które realizujesz
Każdego dnia powinieneś mieć świadomość swoich priorytetów i umieć ich bronić. Tak to do Ciebie należy ochrona czasu na realizację Twoich celów zawodowych. Nie licz na to, że ktoś będzie traktować Cię priorytetowo i za Ciebie będzie pamiętał, że nie może Ci zlecić danego zadania, bo właśnie pracujesz nad ważnym projektem.
Praca w firmie to trochę jak życie w dżungli. Jest dużo zadań, a zbyt mało chętnych do ich zrealizowania. I wiadomo, że te pilne, często nudne zadania trzeba komuś zlecić, po prostu żeby ktoś je wykonał. A najprościej zrzucić je na kogoś, kto nie umie bronić swoich priorytetów. Taka osoba nie potrafi odmówić ich wykonania, a osoba zlecająca ma spokój, bo ktoś zrobi to czego tak naprawdę nikomu innemu się nie chciało.
Przystępując do pracy, każdego dnia ustal co w danym dniu masz ważnego wykonać, co przybliży Ciebie do zrealizowania celu, zakończenia ważnego projektu. Uświadom więc sobie, które zadania z planu dnia są najważniejsze.
Możesz zadać sobie pytania:
Nie wykonanie czego będzie miało największe konsekwencje?
Co muszę zrobić, aby przybliżyć się do sukcesu w projekcie, który realizuję?
Jakie zadanie ma bliski termin realizacji?
Możesz zadania określić cyframi np. 1 dla zadania, które jest absolutnie danego dnia najważniejsze, 2 dla mniej ważnego itd. Pamiętaj, że zadanie jest ważne, kiedy przybliża Cię do realizacji celu, a nie wtedy, kiedy jest łatwe do wykonania albo przyjemniejsze od innego.
#3 Miej plan działania i od przejrzenia go zacznij swój dzień
Jeśli nie znasz zasad planowania, albo chcesz mieć krótką ściągę to kliknij w obrazek i pobierz bezpłatnie pdf z 10 zasadami codziennego planowania.
To, że potrzebujesz mieć plan działania to chyba jasne. Najlepiej stwórz go przed końcem pracy dzień wcześniej.
Dlaczego?
Bo na bieżąco wiesz co skończyłeś w danym dniu, a co masz dokończyć jutro. Do tego jesteś zmęczony, co spowoduje, że nie będziesz miał ochoty wpychać w swój jutrzejszy dzień nie wiadomo jak dużo zadań.
Niech przejrzenie swojego planu dnia będzie pierwszą rzeczą jaką robisz po przyjściu do pracy. Zanim usiądziesz do biurka, zrobisz kawę, sprawdzisz skrzynkę email – zobacz co masz do zrobienia. Dzięki temu Twój mózg zaakceptuje to czym będziesz się zajmować.
#4 Poinformuj współpracowników o tym, że pracujesz i nie chcesz, by Ci przerywano
Dużo prościej to zrobić, kiedy masz osobne biuro – wystarczy, że zamkniesz drzwi. Jeśli dzielisz biuro ze współpracownikami musisz się nieco postarać. Czasami wystarczy przed przystąpieniem do pracy poinformować, że teraz pracujesz i nie chcesz, aby Ci przerywano.
Jest jednak duże prawdopodobieństwo, że przyzwyczaiłeś wcześniej ludzi do tego, że w każdej chwili mogą do Ciebie zagadnąć – i co chwilę słyszysz: czy chcesz kawę? czy idziesz na lunch? czy masz pożyczyć zszywacz? gdzie jest segregator? itd. W takiej sytuacji trzeba wprowadzić nowe zasady i poinformować o nich kolegów z pokoju.
Po co?
Bo za każdym razem, kiedy koś Ci przerywa pracę wybija Cię z rytmu i skupienia. W konsekwencji dokończenie tego co robisz zajmuje więcej czasu i nie masz go później na inne sprawy.
Jak więc wprowadzić nowe zasady?
1. Poinformuj współpracowników o tym, że wprowadzasz nową zasadę. Możesz też ustalić jakiś znak, który sygnalizuje że, teraz nie wolno Ci przeszkadzać, np. zamknięte drzwi do biura, albo wystawienie kartki z napisem “pracuję” i pokazywanie jej za każdym razem, kiedy ktoś zaczyna Cię zagadywać.
2. Powiedz kiedy będziesz dostępny. Możesz powiedzieć, że w czasie dwóch pierwszych godzin dnia pracujesz w skupieniu a od 11:00 jesteś dostępny. Jeśli korzystasz w pracy z sytemu do umawiania spotkań, zaznacz w swoim kalendarzu godziny, w których jesteś niedostępny. Kiedy ktoś będzie chciał zaprosić Cię na spotkanie uwzględni Twoje plany.
Jeśli masz obawy przed takim postawieniem sprawy to pozbądź się ich. Ludzie to docenią i będą szanować Twój sposób działania, kiedy zobaczą, że przynosi on efekty.
#5 Określ dokładnie co musisz zrobić, aby zakończyć każde zadanie
Mając zadanie do wykonania weź kartkę i zapisz co konkretnie jest niezbędne do jego zakończenia. Możesz potrzebować informacji z innego działu, może trzeba do kogoś zadzwonić, coś z kimś ustalić, coś sprawdzić, potwierdzić. Możesz potrzebować konsultacji z przełożonym albo nawet jego decyzji.
Najlepiej taką listę rzeczy zrobić jeszcze dzień wcześniej. Wtedy możesz przed wyjściem z pracy napisać maila do kogoś w tej sprawie, umówić spotkanie, możesz przygotować potrzebne dokumenty i zostawić je na biurku.
W ten sposób rano przystępując do pracy wiesz od czego powinieneś zacząć. Np zaczynasz od wykonania tego, co potrzebuje czyjejś akceptacji, co oznacza że pozostałe zadania wykonujesz w oczekiwaniu na decyzję szefa i w ten sposób sprawy posuwają się do przodu.
Jak dla mnie czekanie z realizacją swoich spraw tylko dlatego, że są one uzależnione od innych ludzi jest bardzo frustrujące. Wolę więc wcześniej się przed tym zabezpieczyć.
# 6 Określ codzienny postęp, aby zidentyfikować przeszkody
No dobra teraz czas na zestawienie planów z rzeczywistością, która jak wiedzą etatowcy nie jest taka idealna. Nawet jeśli masz plan, to w pracy zdarzają się dni, w które ktoś zarzuci Cię zadaniami nieważnymi, nudnym, ale w końcu ktoś je musi zrobić – i tak czasami to będziesz Ty. Zresztą będąc przedsiębiorcą też wykonujesz zadania mało ważne i jeszcze nudniejsze, ale które trzeba zrobić.
Niektóre przeszkody w realizacji planu wynikną z Twojej winy. Bądź szczery, dużo rozpraszaczy jest z Twojej winy. Może lubisz być na bieżąco z mediami społecznościowymi i co chwilę zaglądasz sprawdzić co nowego u Twoich znajomych. Jedna przerwa potrafi skutecznie wybić Cię z rytmu pracy i potrzebujesz kilkunastu minut, aby powrócić z pełnym skupieniem do tego, czym się zajmowałeś.
Wśród przeszkód są też te, które nie zależą od Ciebie tylko warunków w jakich pracujesz. Są wśród nich współpracownicy i np. ich pytanie „masz sekundę?” albo telefon od klienta, który odbierzesz, a który skutecznie wyrywa Cię ze stanu skupienia.
Na koniec dnia przeznacz chwilę czasu na przeanalizowanie co dziś oderwało Cię od pracy. Zapisz telefony (i od kogo one były), wejścia na Facebooka i inne portale, SMS-y.
Zastanów się co w największym stopniu odrywało Cię od pracy w skupieniu. Robisz to po to, by je wyeliminować. Podejmij decyzję o sposobie wyeliminowania jednej konkretnej przyczyny oderwania Cię od pracy. Możesz zdecydować, że w czasie pracy nad priorytetem nie sprawdzasz mediów społecznościowych. Albo zastanowić się jak jeszcze skuteczniej poinformować współpracowników, żeby w czasie kiedy pracujesz Ci nie przerywali.
#7 Bądź realistyczny
Wielu ludzi przecenia to co jest w stanie zrobić w czasie 8 godzin pracy. Trudno jest precyzyjni określić czas potrzebny na wykonanie każdego zadania, a jak jeszcze dochodzą rozpraszacze to zadania wydłużają się znacznie i zanim się obejrzysz mija dzień pracy.
Spokojnie najważniejsze, żeby realizować to co jest ważne. Jednak ustalanie zbyt dużej ilości zadań na dany dzień i nie zrealizowanie ich powoduje frustrację, zniechęcenie i zmniejsza poczucie własnej skuteczności. W konsekwencji zamiast cieszyć się tym co zrobiłeś w danym dniu, możesz skupiać się nadmiernie na tym, że czegoś nie zrobiłeś. To jest nauka. Musisz zacząć to realizować, testować i ograniczać, a gwarantuję Ci że po jakimś czasie będziesz większym realistą trafniej określającym czas niezbędny na wykonanie danego zadania.
