Czas przecieka Ci przez palce. Miałeś tyle planów i rzeczy do zrealizowania, Twój kalendarz domaga się wykreślenia zalegających zadań. Często kończysz dzień z poczuciem, że jeszcze tyle rzeczy chciałbyś zrobić tylko że zabrakło Ci czasu.
Próbując upchnąć milion zadań do zrealizowania w jeden dzień zaczynamy cierpieć my sami, nasze relacje i ciało.
Spójrzmy na konkrety.
Doba to:
24 godziny
1 440 minuty
86 400 sekundy
całkiem sporo.
Dobrze nauczyć się te minuty właściwie wykorzystywać. Czasami wystarczy zrezygnować z jednego zajęcia, które jest stratą czasu by zyskać czas na coś dla nas ważnego, wartościowego, coś co po jakimś czasie przełoży się na duże rezultaty – większe pieniądze, wiedzę, większe szanse. Warto o to zawalczyć, tym bardziej, że popularni „złodzieje czasu” wcale nie są aż tak niezbędni w naszym życiu.
Oto moja subiektywna lista spraw i rzeczy, na które każdego dnia ludzie tracą cenne sekundy, minuty, a czasem godziny.
1. Social Media (Facebook, Instagram, Snapchat, YouTube, LinkedIn).
Korzystanie z tych portali (bez ustalenia powodu ich otwarcia) to pewność, że czas przepłynie Ci przez palce. Znasz to na pewno, włączasz tylko na chwilkę, tutaj filmik, tutaj kilka komentarzy, piękne zdjęcia znajomych, jakaś oferta i godzina minęła. To dotyczy wszystkich social mediów. Każdy portal jest stworzony po to, by jak najdłużej zaciekawiać i utrzymywać aktywność, zaangażowanie. Algorytmy mediów społecznościowych działają coraz lepiej i coraz skuteczniej dopasowują prezentowane treści do zainteresowań odbiorcy. A nam, odbiorcom coraz trudniej jest się wylogować.
Jak sobie z tym poradzić?
Ustal jaki masz cel otwierania aplikacji, co masz sprawdzić, załatwić. Zrób to i wyloguj się. Jeśli zaglądasz dla rozrywki ustal ile czasu możesz na nią przeznaczyć i nastaw minutnik, a po jego zadzwonieniu wyloguj się. Jeśli mimo wszystko trudno Ci wyłączyć się z social media, możesz zainstalować aplikację, która blokuje dostęp do wybranych przez Ciebie stron w określonych przez Ciebie godzinach (np. Go Fucking Work, SelfControl, StayFocusd).
Warto również odinstalować nadmiar aplikacji z telefonu, bo nic tak nie pochłania czasu jak wciąż przychodzące powiadomienia, które tylko na chwilkę Cię odrywają od tego czym się w danej chwili zajmujesz.
2. Telewizja
Kolejny pochłaniacz czasu, włączasz tylko na chwilę i okazuje się, że godziny upływają. Oglądasz ulubiony program, a w czasie reklam przeskakujesz po kanałach i szukasz innych interesujących treści i tak pół godziny, następne pół i okazuje się, że bardzo dużo czasu poświęciłeś na oglądanie. Niczego jednak nie obejrzałeś od początku do końca.
Część ludzi włącza telewizor zaraz po wejściu do mieszkania twierdząc, że lubi „jak coś gra”, ale wcale nie ogląda. To bardzo rozprasza uwagę, wydłuża czas wykonywania nawet nie wymagających skupienia zadań, jak przygotowywanie posiłków czy ubieranie.
Jak sobie z tym poradzić?
Zdecyduj, że nie włączasz telewizora, możesz schować pilota, odłączyć antenę nadawczą, w jakikolwiek sposób utrudnić sobie jego uruchomienie. Jeśli lubisz jednak oglądać określone seriale czy też programy w telewizji wyznacz sobie czas na ich obejrzenie i włącz telewizję w czasie, kiedy rozpoczyna się Twój wyznaczony program.
3. Nawykowe sprawdzanie skrzynki pocztowej
Rozpoczynając pracę włączasz skrzynkę mailową i co jakiś czas sprawdzasz czy nie pojawiła się nowa wiadomość. To tak jak z modnym jakiś czas temu multitaskingiem, myślisz, że jesteś taki super bo potrafisz wykonywać dwie rzeczy jednocześnie, a tak naprawdę czas, który poświęcasz na załatwianie tych dwóch spraw jest dłuższy niż jakbyś wykonał je jedna po drugiej o wyznaczonej porze. To że ktoś ma do Ciebie jakąś sprawę, nie oznacza, że musisz być w danej chwili o niej poinformowany (chyba że na tym polega Twoja praca). Czytając przychodzące wiadomości zmuszasz swój mózg do myślenia o wielu sprawach w jednej chwili, przez co jest mniej skupiony na realizowanym zadaniu.
Jak sobie z tym poradzić?
Nie włączaj skrzynki mailowej w czasie wykonywania ważnych zadań. Wyznacz sobie czas w ciągu dnia na zapoznanie się z nadesłanymi wiadomościami i udzielenie odpowiedzi na nie. Możesz nawet ustawić sobie autoresponder, w którym poinformujesz nadawców, że zapoznasz się z treścią maila w określonym czasie i odpowiesz najszybciej jak to możliwe.
4. Brak listy zadań, planu pracy
Rozpoczynając dzień czy też jakiś projekt warto stworzyć plan działania, który zawiera kroki, szkic efektu końcowego, który zamierzasz osiągnąć kończąc pracę. Praca z listą, która jest na widoku i w każdej chwili dostępna sprawia, że masz gotową mapę działania na dany dzień. Zabezpieczasz się przed stratą czasu na zastanawianie się co mam teraz zrobić, od czego zacząć. Nie tracisz czasu na wykonywanie rzeczy zbędnych, które nie są częścią tego nad czym pracujesz. Wreszcie zabezpiecza Cię przed zapomnieniem o czymś ważnym, co miałeś w danym dniu wykonać.
Jak sobie z tym poradzić?
Po zakończonym dniu (pracy, lub wieczorem) sporządź listę zadań na kolejny dzień, pamiętając o wyznaczeniu zadania priorytetowego. Przed przystąpieniem do jakiegoś projektu, czegoś większego w życiu, zrób plan działania. Rozpisz plan na małe kroki, ustal kolejność ich realizacji i wyznacz terminy.
5. Prokrastynacja, czyli odkładanie spraw na później
Jakież to częste zjawisko wśród studentów, wszystko na ostatnią możliwą chwilę: nauka do egzaminu, pisanie pracy zaliczeniowej, przygotowywanie projektu. Później ten nawyk idzie z ludźmi w świat i praktykują go w życiu zawodowym. To, że coś przełożysz na później nie sprawi, że to coś zniknie. Mając odłożone ważne sprawy odbierasz sobie szansę posunięcia projektu do przodu, wywołujesz stres i doprowadzasz do sytuacji, że na wykonanie zadania pozostaje niewiele czasu a to prosta droga do błędów, pomyłek i bylejakości.
Jak sobie z tym poradzić?
Jedna prosta rada, która u mnie działa brzmi: podejmij decyzję i nie dyskutuj ze sobą. Podejmij decyzję, że jest to coś ważnego i chcesz to zrobić, a następnie nie dopuszczaj do głosu swojego umysłu, który podsuwa mnóstwo powodów, dla których nie powinieneś tego robić. Po prostu siadasz i zaczynasz to robić, pierwsze minuty (godziny) mogą być trudne, a później tak jak ze wszystkim jakoś idzie. I jaka satysfakcja z wykreślenia takiej „żaby*” ze swojej listy zadań.
* zapożyczone z książki „Zjedz tę żabę”, B. Tracy
6. Brak porannych rytuałów
Może brzmieć jak banał, ale określona sekwencja działań rano może ustawić dzień na efektywny albo spowodować, że wszystko pójdzie nie tak jak miało pójść. O porannych rytuałach można bardzo wiele napisać, warto abyś się zastanowił, które działania czy też czynności wykonane rano sprawiają, że masz energię do pracy, a które są destrukcyjne. Pewnie zauważyłeś, że ociąganie się ze wstaniem z łóżka ma swoje konsekwencje, które potrafią zepsuć każdy dzień.
Jak sobie z tym poradzić?
Przede wszystkim zastanowić się jak powinien wyglądać Twój idealny poranek, o której powinieneś wstać, co zrobić, co zjeść, co powiedzieć komuś bliskiemu i o której wyjść do pracy (lub rozpocząć pracę jeśli pracujesz w domu). Obserwuj siebie i dostrzegaj zachowania czy czynniki, które rano wpływają destrukcyjnie na Ciebie, a później ich unikaj. Jeśli np. denerwujesz się rano, że nie masz co na siebie włożyć i czujesz się źle w zestawach, w których wychodzisz do pracy, naucz się planować dzień wcześniej co założysz i przygotowywać sobie coś odpowiedniego.
7. Brak nawyku odkładania rzeczy na miejsce
To niestety jest mój zły nawyk, z którym od jakiegoś czasu się mierzę . Może też to znasz używasz czegoś, a później zostawiasz w innym (przypadkowym lub nie) miejscu, mówiąc sobie, że jeszcze Ci będzie potrzebne, że będziesz pamiętać, że to tutaj położyłeś. Niestety kiedy potrzebujesz danej rzeczy już nie pamiętasz, gdzie to odłożyłeś i tracisz czas na poszukiwania.
Jak sobie z tym poradzić?
Wszystko w mieszkaniu powinno mieć swoje ustalone (najlepiej opisane) miejsce, wtedy odkładanie przedmiotów jest intuicyjne. Jeśli też masz ten problem po pierwsze ogranicz ilość przedmiotów, które posiadasz. Po drugie zrób akcję polegającą na organizacji przestrzeni, niech wszystkie podobne przedmioty mają swoje jedno, a jeśli to możliwe i konieczne także opisane miejsce. Trzecia rada to wyrób sobie nawyk odkładani na miejsce, musisz o tym pamiętać i za każdym razem gdy masz coś zostawić w przypadkowym miejscu zmuś się do odłożenia tam skąd dany przedmiot wziąłeś.
8. Niekończenie zadań
Rozpoczynasz jakieś zadanie z zapałem i energią, a po kilku kwadransach czy godzinach odechciewa Ci się, tracisz zapał, pojawia się coś innego do zrobienia i zostawiasz realizowane właśnie sprawy. I tak pozostawione rozgrzebane naprawy, niedokończone prace piętrzą się, a ciebie ogarnia frustracja, bo nadal widnieją na Twojej liście zadań i czekają na dokończenie.
Jak sobie z tym poradzić?
Nie zaczynaj realizacji zadania, jeśli nie masz przekonania co do tego, że jesteś w stanie je zakończyć, albo podziel jego realizację na mniejsze kroki i zajmij się pojedynczymi działaniami. Nie zaczynaj realizacji nowego zadania dopóki nie zakończyłeś poprzedniego.
9. Stałe poszukiwanie potrzebnych rzeczy, plików, zdjęć
Rozpoczynasz zadanie i okazuje się, że zapodział Ci się plik, albo narzędzie, którego potrzebujesz. Tracisz czas na jego poszukiwanie, a w toku realizacji potrzebujesz coś jeszcze i jeszcze i wciąż czegoś szukasz.
Jak sobie z tym poradzić?
Wyrobić nawyk przygotowywania niezbędnych narzędzi przed przystąpieniem do realizacji zadania, np. rozpoczynając gotowanie wyjmij na blat wszystkie składniki, które będą Ci potrzebne, jeśli czegoś brakuje masz szansę uzupełnić braki idąc do sklepu albo wybrać inną potrawę, którą jesteś w stanie przygotować z tego co masz.
10. Brak pomysłu na wykorzystanie czasu dojazdu, czekania w kolejce
Obserwując ludzi korzystających ze środków komunikacji publicznej mogę stwierdzić, że w zdecydowanej większości nie wykorzystują oni czasu dojazdu do/z miejsca pracy, nauki. Ludzie przyklejeni do telefonów komórkowych przeglądają strony internetowe i FB, klikają serduszka na Instagramie, nie zastanawiają się ile mogliby zrobić planując ten czas na coś innego. Oczywiście nie zawsze możesz pozwolić sobie na czytanie książki, szczególnie jak jest tłoczno, ale możesz mieć przygotowanego audiobooka, posłuchać interesującego podcastu czy też uczyć się nowych słówek z aplikacji mobilnej.
Jak sobie z tym poradzić?
Znaleźć sposób dostosowany do Twojego stylu życia i potrzeb, aby efektywnie wykorzystywać czas spędzany w środkach komunikacji miejskiej czy w poczekalniach. Możesz zaplanować sobie przeglądanie ofert hoteli, przewoźników (jeśli masz w planach podróże), możesz poszukiwać inspiracji na spędzenie czasu wolnego z bliskimi czy wynajdywać interesujące przepisy na obiad. Zrób w tym czasie coś co służy czemuś w Twoim życiu. A jeśli potrzebujesz relaksu to zaopatrz się w ulubioną muzykę i słuchaj jej, zamiast nadwyrężać wzrok gapieniem się w wyświetlacz telefonu.
11. Praca nie będąc tu i teraz
Wiesz o czym mówię? Siadasz do pracy, otwierasz plik i zaczynasz wystukiwać coś na klawiaturze, aż tu nagle w głowie myśl o tym, że coś byś zjadł, albo o wakacjach, albo o przedwczorajszej sprzeczce. Nie jesteś skupiony na tym co robisz w 100% a to prosta droga do wydłużania realizowanego zadania.
Jak sobie z tym poradzić?
Jeśli bierzesz się za jakieś zadanie, a Twoje myśli gdzieś odlatują to daj sobie 5 minut na pomyślenie, marzenie, wewnętrzne roztrzęsienie sprawy, jeśli musisz zapisz na kartce wnioski (np. kupie kwiaty żonie, w sumie nie zrobiłem niczego złego ale nie chcę tego już dłużej wałkować; poszukać oferty biura podróży na wyjazd w Alpy) i po 5 minutach wróć do pracy.
12. Rozmyślanie „co inni pomyślą”
To moje ulubione marnotrawstwo czasu zamiast zrobić pierwszy (i kolejny) krok ludzie siedzą i się zastanawiają co inni pomyślą, co inni powiedzą. Powiem Ci co! Ludzie zawsze coś myślą i coś mówią, ale czy Ciebie interesuje opinia kogoś na kim Ci nie zależy? Swoją drogą ludzie dużo mniej myślą o innych niż Ci się wydaje. Nie trać więc czasu na rozmyślania, jeśli chcesz coś zrobić to to zrób, jeśli Ci nie wyjdzie to przynajmniej będziesz wiedział, że to była Twoja decyzja i ponosisz jej konsekwencje.
Jak sobie z tym poradzić?
Wyrzucić z głowy ten argument. Każdy może sobie myśleć co chce, a o Tobie niech decydują Twoje dokonania.
13. Narzekanie
Ile to czasu traci się każdego dnia narzekając. Ludzie narzekają na rząd, na podatki, na pogodę (jaka by nie była), na partnera. Strata czasu.
Jak sobie z tym poradzić?
Jeśli coś Ci się nie podoba, zastanów się czy możesz to zmienić. Jeśli nie – zaakceptuj ten stan i próbuj dostrzegać jego pozytywy. Jeśli masz na to wpływ zrób co w Twojej mocy aby dokonać zmiany. Możesz też wykorzystać metodę z gumką. Na nadgarstek nakładasz gumkę recepturkę i za każdym razem jak złapiesz się na narzekaniu delikatnie ją naciągasz i puszczasz, co oczywiście powoduje lekki ból. Podobno metoda ta skutecznie oducza narzekania.
14. Robienie wszystkiego samodzielnie
Wielu ludzi, których spotykam bierze sobie za punkt honoru, że coś zrobią samodzielnie. Jak się podejmują jakiegoś przedsięwzięcia to uważają, że tylko oni potrafią to zrobić i zrobią to najlepiej. Być może tak będzie, tylko warto przekalkulować ile mogliby zyskać zlecając komuś innemu wykonanie zadań, na których się nie znają. Nie chodzi mi o to, aby się nie rozwijać. Ucz się, zdobywaj wiedzę i kompetencje, ale uwzględnij w swoim planie czas na naukę i błędy, które będą się pojawiać. Porównaj to z kosztami, które poniósłbyś zlecając wykonanie zadań komuś innemu. To się nazywa delegowanie zadań i jest bardzo użyteczne.
Jak sobie z tym poradzić?
Jeśli masz z tym problem spróbuj małą część swoich zadań (najlepiej prostych) zlecić komuś innemu, albo podzielić się obowiązkami z kimś innym. Nie skupiaj się na tym, że ktoś zrobi to gorzej niż Ty byś to wykonał, tylko popatrz na to w kategoriach co zyskałem dzięki temu, że ktoś to za mnie wykonał.
15. Poszukiwanie informacji w nieskończoność
Niekończący się proces decyzyjny to kolejny pochłaniacz czasu i energii. Decydujesz się działać, ale by zacząć coś robić musisz podjąć wiele decyzji (zaczynając od decyzji, że podejmuje się działanie). Będąc w tej sytuacji zaczynasz analizę i poszukiwanie informacji, których jak wiadomo jest bezmiar. Proces decyzyjny się wydłuża, liczba opcji rośnie w tempie wykładniczym, a Ty możesz już się doktoryzować z danego zagadnienia. Im masz więcej wiedzy tym podjęcie decyzji jest trudniejsze.
Jak sobie z tym poradzić?
W zarządzaniu jest zasada, która mówi o tym, że podejmując decyzję nigdy nie będzie się znało wszystkich konsekwencji i nie zna się też wszystkich możliwości, ale można podjąć decyzję wybierając pierwszy zadowalający wariant.
A co jest Twoją największą zmorą?
Szukasz sposobów na lepszą organizację czasu? Chcesz zwiększyć swoją efektywność? Chcesz w końcu mieć więcej czasu?
Już teraz skorzystaj z mojego kursu online PLANUJ, REALIZUJ, OSIĄGAJ. Nauczysz się jak planować i realizować swoje zadania szybciej osiągając cele, a przy tym ciesząc się wolnym czasem, który jak się okaże możesz sobie wygospodarować.
Dodatkowo wpisując kod „BLOG” otrzymasz 15% zniżki na każdy pakiet.
Kliknij i zobacz szczegóły kursu —> Chcę zobaczyć kurs
