Mity to dla mnie fałszywe skojarzenia i definicje. Często są to przekonania pojedynczych osób, że coś jest czymś, czym w rzeczywistości wcale nie jest. Od dawna słucham co ludzie mówią o zarządzaniu czasem i jak się na jego temat wypowiadają. Mam już w moim notesie całkiem pokaźną ilość mitów i przekonań, które funkcjonują w środowisku. Dzisiaj wypuszczę je na światło dzienne i spróbuję przekonać Cię, że nie masz racji, a przynajmniej postaram się rzucić inne światło na te przekonania.
Osoba dobrze zorganizowana, ma rozpisane wszystko co do minuty
Tak to zdecydowanie najczęściej pojawiająca się wizja osoby, która planuje i organizuje swoje zadania w czasie. Często pojawia się stwierdzenie, że takie osoby mają plan całego dnia rozpisany godzina po godzinie, prowadzą idealnie wypełnione kalendarze, w których wszystkie zadania są na koniec dnia odhaczone jako wykonane. Ludziom wydaje się, że każda przerwa na toaletę, na wykonie skłonów czy na łyk kawy jest wpisana do kalendarza i ma swoją ściśle określoną godzinę.
Nie znam osób, które funkcjonowałyby w taki sposób. Ja jestem dobrze zorganizowaną osobą i owszem prowadzę kalendarz (choć w tym roku testuję moje autorskie narzędzie, cały czas coś zmieniam i dopracowuję, żeby stworzyć planner dostosowany do różnych potrzeb, który będzie można kupić – chciałbyś taki planner?). W moim plannerze zapisuję jednak to co najważniejsze – zadania, które chcę wykonać w danym dniu, spotkania, o których chcę pamiętać i inne elementy mojego życia istotne z jakiegoś powodu. Przerwy na skłony i kawę wynikają z moich nawyków, nie muszę tego wpisywać.
Bycie osobą zorganizowaną to dotrzymywanie terminów, zajmowanie się tym co najważniejsze i częste eliminowanie tego co mniej lub w ogóle nieistotne. To uwzględnianie w planie dnia czasu dla siebie i dla najbliższych i czasu na wypoczynek. Dodatkowo to świadomość jakie nawyki wpływają na wzrost produktywności działań i dbanie o ich wykonywanie każdego dnia.
Osoba zorganizowana to perfekcjonista
Perfekcjonizm przez wielu jest postrzegany jako coś pożądanego. Pracodawcy doceniają osoby perfekcyjne stawiając je jako przykład. Jednak w codziennej pracy współpraca z perfekcjonistą przysparza wielu kłopotów i generuje trudności. Z moich obserwacji wynika, że perfekcjonista bierze na siebie za dużo i rzadko kończy w terminie to co rozpoczął. Nie jest to osoba szczególnie zorganizowana, za to lubi mieć kontrolę nad tym co się dzieje w otoczeniu i potrzebuje czuć się potrzebna. Perfekcjonista nie jest osobą szczególnie produktywną. Zwykle wykonanie zadań zabiera takiej osobie dużo za dużo czasu i trudno jej zakończyć w terminie to co zaczęła. Osoba dobrze zorganizowana nie jest perfekcjonistą.
Organizacja czasu wymaga, by mieć wszystko zaplanowane i pod kontrolą
Nie musisz mieć zaplanowanego wszystkiego, wystarczy że masz zaplanowane to co dla Ciebie ważne i istotne. I nie, to że coś zaplanujesz wcale nie oznacza, że będziesz mieć wpływ na wszystko, ale będziesz mieć szansę przewidzieć dużo więcej niż gdybyś niczego nie planował i działał spontanicznie. Oczywiście można w głowie myśleć i przewidywać kolejne kroki, ale zapisanie rzeczy na papierze zwiększa szansę uświadomienia sobie dodatkowych zadań.
Nie da się mieć wszystkiego pod kontrolą i zaplanowanego 100% swojego czasu. To może doprowadzić do poczucia frustracji, zawsze jest coś co zajmie więcej czasu, pojawią się nieoczekiwane kłopoty i trudności. Dużo lepszym podejściem jest planowanie tego co najważniejsze i elastyczne podchodzenie do reszty. Zresztą nawet na wykonanie najważniejszych zadań warto przeznaczać margines czasowy.
Zorganizowanie to cecha wrodzona
Organizacja czasu i zadań to wyuczony sposób funkcjonowania. Oczywiście mamy swoje specyficzne cechy, które wpływają na to, że niektóre elementy wykonujemy chętniej lub z większą energią, albo z odrobiną roztargnienia. Jednak to w jaki sposób podchodzimy do realizacji celów i codziennego planowania dnia jest wyuczonym, nawykowym sposobem funkcjonowania.
Jeśli to jest punkt, który powstrzymuje Cię przed lepszym zorganizowaniem się to możesz go wykreślić i zacząć się uczyć planowania i wykonywania zaplanowanych zadań. Problemy z zarządzaniem czasem, jak spóźnianie się, zbyt długie zwlekanie z zaczęciem czegoś to też nawyki. Można się ich oduczyć.
Istnieje jedna najskuteczniejsza metoda organizacji czasu
Nic bardziej mylnego. Oczywiście są metody i sposoby organizowania czasu, realizowania celów, ale to wcale nie znaczy, że każdy musi to robić w jeden, określony sposób. Ja jestem zwolenniczką elastycznego podejścia i wybrania sobie, a z czasem wypracowania takiego sposobu funkcjonowania, w którym czujesz się najlepiej i działasz w zgodnie ze sobą. Zarządzanie czasem nie jest metodą dla metody. Jest raczej sposobem, który ma dać Ci możliwość uporządkowania tego jakimi zadaniami zajmujesz się w określonym czasie. Jeśli nie masz własnych pomysłów, dopiero zaczynasz się organizować – skorzystaj z jednej z dostępnych metod. Kiedy już będziesz wiedzieć co Ci się sprawdza, co pasuje do Ciebie i Twojego sposobu działania zaczniesz elastycznie zmieniać swoje sposoby i jeszcze lepiej się organizować.
W zarządzaniu czasem, chodzi o to by robić jak najwięcej w jak najkrótszym czasie
Kolejny często pojawiające się skojarzenie i przekonanie. Osoby, które nie lubią być ograniczone kalendarzem i wolą działać spontanicznie słysząc o organizacji czasu mają przed oczami osobę wpatrzoną w listę zadań i pracującą jak maszyna, która robi i odhacza, robi i odhacza. I tak w kółko.
Nie chodzi o to, aby robić jak najwięcej tylko by robić najważniejsze rzeczy i by nauczyć się, że nie wszystko jest ważne. A jeśli coś nie jest ważne to warto z tego zrezygnować. Nie sztuką też jest robić wszystko jak najszybciej kosztem siebie i czasu na swoje życie. Czasami ludziom się wydaje, że praca po 9-12 godzin świadczy o ich pracowitości i dobrej organizacji czasu – bo robią wszystko co trzeba. Tylko kiedy mają czas na wypoczynek i na życie poza pracą? To nie jest oznaka dobrej organizacji.
Produktywna organizacja czasu według mnie to umiejętność zdecydowania co jest dla mnie najważniejsze w życiu – czyli określenie celów i elementów życia, które chcę by w nim dobrze funkcjonowały i takie zaplanowanie czasu, aby znalazło się w nim miejsce na te ważne sprawy. Z drugiej strony jest to skupienie na realizacji najważniejszych zadań w jak najkrótszym czasie i jak najlepiej. Wymaga to wyboru najskuteczniejszej metody, która pozwoli zrealizować cele. Nie zawsze musi to być metoda najlepsza, ja często wybieram coś, co wymaga ode mnie najmniej wysiłku i zaangażowania czasu a daje najlepsze efekty. Dlaczego? Bo mam w życiu inne ważniejsze sprawy, na które chcę mieć czas i energię.
Planowanie jest nudne
Może być nudne a może nie być nudne. Jeśli uważasz, że wyznaczanie zadań, które doprowadzą Cię do osiągnięcia TWOICH celów jest nudne, być może masz nudne cele. Ja kiedy przystępuję do planowania realizacji swoich marzeń jestem podekscytowana i z dużą radością myślę o tym jakie działania będę podejmować i dokąd mnie one doprowadzą. Praca z rozłożonym na części pierwsze celem jest dużo prostsza, bo nie muszę się już każdego dnia zastanawiać co dzisiaj trzeba zrobić, nie robię niczego (lub prawie niczego) bez sensu. Określiłam już co trzeba zrobić i teraz skupiam się na tym by to zrealizować. Być może przewidywalność tego co się wydarzy wydaje się być nudna, ale za to daje szansę na bycie skutecznym. Dla mnie to jest dużo ważniejsze.
Jeśli uważasz, że planowanie jest nudne, bo nie daje fajerwerków to pytanie co takiego robisz bez planu co podnosi Ci adrenalinę? Jeśli praca pod presją czasu jest ekscytująca i tak lubisz, to może organizowanie czasu nie jest dla Ciebie? Jeśli spóźnianie się na samolot jest tym co pozbawia Cię codziennej nudy to wspaniale. Ja jednak wolę by było nudno, ale za to bym mogła odczuwać często satysfakcję, że moje działania doprowadzają mnie tam, gdzie chciałabym dojść – a realizacja moich celów daje mi ekscytację.
Spotkałeś się jeszcze z jakimiś przekonaniami albo mitami na temat organizacji czasu?
